Instructions étape par étape
Accédez à la Bibliothèque depuis la barre de navigation principale
Consulter les documents : visualisez tous les documents importés en mode liste ou grille avec le nom, la date d’import, la taille et le statut
Ajoutez des documents : cliquez sur le bouton « Importer » ou glissez-déposez des fichiers (PDF, DOCX, DOC, TXT, Excel, images)
Organiser avec des dossiers : créez une structure hiérarchique de dossiers pour une organisation logique (imbrication illimitée)
Rechercher des documents : utilisez la barre de recherche pour trouver des documents par nom ou par contenu
Filtrer et trier : filtrez par type de document, période ou emplacement du dossier ; triez par nom, date ou taille
Prévisualiser les documents : cliquez sur un document pour l’ouvrir en aperçu dans le navigateur sans le télécharger
Partager des documents : sélectionnez un document et cliquez sur Partager pour le rendre visible à l’espace de travail ou créer un lien externe
Actions sur les documents : télécharger, renommer, déplacer vers un dossier, dupliquer ou supprimer des documents
Intégration : les documents de la Bibliothèque sont automatiquement disponibles dans les modules Search, Anonymisation, Traduction et Smart Drafting.
Exemple pratique
La notaire Elisabeth Rousseau utilise la Bibliothèque comme dépôt central pour son étude bruxelloise gérant plus de 500 dossiers clients. Elle crée une structure de dossiers : « Clients/ » avec des sous-dossiers par client comme « CLIENT – SA Dupont Industries » contenant « Documents entrants », « Fichiers traités », « Actes définitifs ». Elle importe 50 actes de liquidation dans les dossiers clients appropriés, crée un dossier « Modèles » avec les modèles d’actes standards et un dossier « Références juridiques » avec les directives de la FRNB et les règlements communaux. Lorsqu’elle doit anonymiser un acte à des fins pédagogiques, elle y accède directement depuis la Bibliothèque vers le module Anonymisation. Lorsqu’elle rédige un nouvel acte de liquidation, elle insère les modèles depuis la Bibliothèque dans Smart Drafting. Tous les documents sont consultables, organisés et accessibles à son équipe, ce qui lui fait gagner des heures de gestion manuelle de fichiers.
Notes et limitations
Limite de taille des fichiers : 50 Mo maximum par fichier (compressez les fichiers volumineux avant import)
Formats pris en charge : PDF, DOCX, DOC, TXT, XLSX, images (JPG, PNG, GIF)
Pas de contrôle de version : l’écrasement d’un fichier crée une nouvelle version sans suivi d’historique
Limitation du format DOC : les fichiers .doc anciens sont consultables mais non modifiables (conversion en .docx requise)
Pas d’opérations en masse : impossible de supprimer ou déplacer plusieurs fichiers simultanément via l’interface (sélection individuelle requise)
Contrôle d’accès : les documents partagés avec l’espace de travail sont visibles par tous les membres de l’équipe
Accès hors ligne : non disponible – une connexion Internet est requise pour accéder à la Bibliothèque
FAQ
Q: Quel est l’espace de stockage disponible pour les documents dans notre espace de travail ?
A: La capacité de stockage dépend de votre formule d’abonnement et est gérée par Supabase Storage. Les plans d’essai ont généralement des limites plus basses, tandis que les plans Professional et Enterprise offrent des capacités plus élevées ou illimitées. Contactez l’administrateur de votre espace de travail ou consultez Paramètres > Facturation pour connaître les détails de votre abonnement. Si vous approchez des limites, des avertissements s’afficheront ou contactez support@nora.legal pour passer à une offre supérieure.
Q: Puis-je organiser les documents en dossiers et sous-dossiers comme sur mon ordinateur ?
A: Oui, la Bibliothèque prend en charge une imbrication illimitée de dossiers pour une organisation hiérarchique. Créez une structure correspondant au système de classement de votre étude – par exemple : « Clients/CLIENT – Dupont Jean/2024/Liquidation » avec autant de niveaux que nécessaire. Glissez-déposez les documents entre les dossiers pour les réorganiser. Les dossiers apparaissent dans la barre latérale gauche pour une navigation facile.
Q: Les autres membres de l’équipe peuvent-ils voir les documents que j’importe ?
A: Par défaut, les documents que vous importez sont privés tant que vous ne les partagez pas explicitement. Pour rendre un document visible à tous les membres de l’équipe, sélectionnez-le et activez « Partager avec l’espace de travail ». Pour un partage externe (clients, partenaires), créez un lien de partage avec une date d’expiration optionnelle. Les administrateurs de l’espace de travail peuvent voir tous les documents, quel que soit le paramétrage de partage.