Instructions étape par étape
Accédez au module Anonymisation depuis la navigation principale
Cliquez sur « Importer un document » ou glissez-déposez un fichier (PDF, DOCX, TXT, images)
La fenêtre d’import s’ouvre avec le fichier sélectionné
Développez la section repliable « Paramètres d’anonymisation »
Sélectionnez les catégories à anonymiser (par défaut : paramètres de l’espace de travail) :
Toutes les variables (écrase toutes les autres – anonymise absolument tout)
Noms (personnes, signatures)
Adresses (adresses postales, codes postaux)
E-mails (adresses e-mail)
Numéros de téléphone (mobile, fixe)
Coordonnées bancaires (IBAN, numéros de carte bancaire)
Numéros d’identification (numéro national, passeport)
Dates (dates de naissance, dates d’acte, horodatages)
Prix & montants (valeurs monétaires)
Noms d’entreprises (entités commerciales)
URL & domaines (sites web, noms de domaine)
Termes personnalisés (termes définis par l’utilisateur)
Cliquez sur le bouton « Anonymiser »
Le statut affiche « En cours de traitement » (généralement 30 à 60 secondes)
Le statut passe à « Terminé »
Cliquez sur le document pour afficher la comparaison côte à côte :
Panneau gauche : document original
Panneau droit : version anonymisée avec remplacements surlignés
Vérifiez l’exactitude de l’anonymisation
Cliquez sur « Télécharger la version anonymisée » pour enregistrer le document (PDF ou DOCX)
Exemple pratique
La notaire Sophie Mercier doit partager un acte de liquidation de 45 pages de « SA Dupont Industries » avec une faculté de droit bruxelloise pour des études de cas pédagogiques. Elle importe l’acte dans le module Anonymisation et sélectionne les catégories : Noms, Adresses, IBAN, Numéros d’identification, Téléphone et E-mail (elle décoche Dates et Noms d’entreprises afin que les étudiants puissent comprendre la chronologie et la structure de l’entreprise). Le traitement se termine en 45 secondes. Elle vérifie le résultat : tous les noms des clients sont remplacés par [PERSON_1], [PERSON_2], toutes les adresses par [ADDRESS_1], tous les IBAN par [IBAN_1], tandis que les dates (date de signature de l’acte, calendrier de liquidation) et le nom de l’entreprise « SA Dupont Industries » sont conservés. L’acte anonymisé est désormais conforme au RGPD pour un partage académique externe tout en conservant sa structure juridique à des fins pédagogiques. Elle télécharge le PDF et l’envoie par e-mail au professeur de droit.
Notes et limitations
Précision de l’IA : environ 95 % de taux de détection – toujours vérifier les résultats pour les documents critiques
Formats pris en charge : PDF, DOC, DOCX, TXT, images (JPG, PNG, GIF)
Temps de traitement : petits documents (<10 pages) : 30–45 secondes ; documents volumineux (100+ pages) : 5–15 minutes
Configuration des catégories : les catégories doivent être sélectionnées avant le traitement – il n’est pas possible d’annuler une catégorie spécifique après anonymisation (il faut retraiter)
OCR pour PDF scannés : les images et PDF scannés sont automatiquement soumis à un OCR avant anonymisation
Langues prises en charge : fonctionne de manière optimale avec des documents en français, néerlandais et anglais
Export multi-format : téléchargement en PDF (mise en forme conservée) ou DOCX (modifiable)
FAQ
Q: L’anonymisation est-elle conforme au RGPD pour le partage externe de documents ?
A: Oui, le module d’Anonymisation est spécifiquement conçu pour la conformité au RGPD et aux exigences belges en matière de protection des données. Il détecte et masque les données personnelles dans 12 catégories, notamment les noms, adresses, IBAN, numéros d’identification, etc. Toutefois, il est toujours recommandé de vérifier le document anonymisé avant tout partage externe, car la détection par IA est d’environ 95 % (et non 100 %).
Q: Puis-je annuler l’anonymisation et restaurer le document original ?
A: Le document original est toujours conservé dans un espace de stockage séparé et n’est jamais supprimé. Il n’est pas possible « d’annuler » l’anonymisation sur la version anonymisée, mais vous pouvez toujours accéder à l’original. Si vous devez ré-anonymiser avec des paramètres différents (par ex. exclure la catégorie Dates), cliquez sur l’icône de configuration, modifiez les paramètres et cliquez sur « Ré-anonymiser » pour générer une nouvelle version avec d’autres catégories appliquées.
Q: Quels formats de fichiers sont pris en charge pour l’anonymisation ?
A: Les formats pris en charge sont PDF, DOCX, TXT et les images (JPG, PNG, GIF). Les anciens fichiers .doc ne sont pas pris en charge. Pour les PDF scannés ou les images, le système effectue automatiquement un OCR (reconnaissance optique de caractères) afin d’extraire le texte avant anonymisation, bien que la qualité de l’OCR dépende de la résolution et de la lisibilité du scan. La taille maximale du fichier est de 50 Mo.