Instructions étape par étape
Inviter un nouveau membre de l’équipe
Accédez à Paramètres > Équipe (accès Administrateur requis)
Cliquez sur le bouton « Inviter des utilisateurs » en haut à droite
La fenêtre modale Inviter des utilisateurs s’ouvre
Saisissez l’adresse e-mail du collègue (par ex. collegue@office.be)
Attribuez un rôle par défaut :
Collaborateur : accès utilisateur standard
Notaire: accès complet à la gestion de l’espace de travail
Configurez l’accès aux modules en cochant/décochant les fonctionnalités spécifiques :
Bibliothèque, Modèles, Recherche, Demander à l’IA
Traduction, Traitement intelligent, Rédaction intelligente
Anonymisation, Explorateur de documents
CRM, Comptabilité, Facturation électronique, Suivi du temps
Agenda, Planification de réunions, Satisfaction client
Cliquez sur « Envoyer l’invitation »
Le système crée un profil avec un code d’invitation unique
Le nouveau collègue reçoit un e-mail et finalise le processus d’inscriptionFR_
Supprimer un membre de l’équipe :
Accédez à Paramètres > Équipe
Recherchez l’utilisateur dans la liste des membres
Cliquez sur le menu à trois points ou l’icône de corbeille à côté de l’utilisateur
Cliquez sur « Supprimer de l’espace de travail »
Une boîte de dialogue de confirmation s’affiche
Consultez l’avertissement concernant la perte d’accès aux données
Cliquez sur « Confirmer la suppression »
L’utilisateur perd immédiatement l’accès à l’espace de travail
Les documents et contenus créés par l’utilisateur restent dans le système
Exemple pratique
L’administratrice de l’office, Isabelle Mercier, doit intégrer un nouveau collaborateur qui commence lundi. Elle accède à Paramètres > Équipe, clique sur « Inviter des utilisateurs », saisit l’adresse e-mail du nouveau collègue collegue@notariat-dupont.be, attribue le rôle Collaborateur avec accès à la Bibliothèque, à l’Anonymisation et à la Traduction (mais pas à la Rédaction intelligente ni au CRM, réservés au personnel senior). Elle envoie l’invitation le vendredi. Le nouveau collègue reçoit l’e-mail pendant le week-end, termine l’inscription en 5 minutes le dimanche soir et arrive lundi matin prêt à travailler avec un accès immédiat aux outils nécessaires à son rôle.
Notes et limitations
Administrateur uniquement : seuls les utilisateurs ayant le rôle Administrateur/Notaire peuvent inviter ou supprimer des membres de l’équipe
Attribution des rôles : il est impossible de modifier son propre rôle afin d’éviter un verrouillage administratif
Une invitation par e-mail : impossible de réinviter la même adresse e-mail si un profil existe déjà – l’ancien profil doit d’abord être supprimé
Autorisations des modules : les modules doivent être activés au niveau de l’espace de travail avant de pouvoir être attribués aux utilisateurs
Conservation des données : la suppression d’un utilisateur n’entraîne pas la suppression de ses documents ou modèles – les données restent dans l’espace de travail
Pas de transfert lors de la suppression : il n’est pas possible de transférer les documents d’un utilisateur vers un autre lors du processus de suppression
Réception des e-mails : vérifiez le dossier spam si le collègue ne reçoit pas l’e-mail
FAQ
Q: Qui peut inviter des membres de l’équipe dans l’espace de travail ?
A: Seuls les utilisateurs ayant le rôle Administrateur/Notaire peuvent inviter des membres de l’équipe. Les Collaborateurs (utilisateurs standard) peuvent consulter la liste des membres, mais ne peuvent ni inviter, ni supprimer, ni modifier d’autres utilisateurs. Si vous devez inviter quelqu’un et que vous ne voyez pas le bouton d’invitation, contactez l’administrateur de votre espace de travail pour demander le rôle Administrateur.
Q: Puis-je modifier le rôle ou l’accès aux modules d’un utilisateur après son invitation ?
A: Oui. Accédez à Paramètres > Équipe, trouvez l’utilisateur dans la liste et utilisez les boutons d’activation des modules pour ajouter ou retirer des fonctionnalités. Pour promouvoir un Collaborateur en Administrateur (ou rétrograder un Administrateur en Collaborateur), cliquez sur le menu déroulant du rôle à côté de son nom et sélectionnez le nouveau rôle. Les modifications prennent effet immédiatement.
Q: Que se passe-t-il avec les documents et le travail d’un utilisateur lorsque je le supprime de l’espace de travail ?
A: L’utilisateur perd immédiatement l’accès à l’espace de travail, mais les contenus qu’il a créés (documents importés, modèles, clauses, actes rédigés) restent dans l’espace de travail et demeurent accessibles aux autres membres de l’équipe. Les documents ne sont pas supprimés. Si vous devez supprimer ces contenus, faites-le manuellement avant de retirer l’utilisateur ou demandez à un autre administrateur de s’en charger après coup.