Instructions étape par étape
Créer un dossier de premier niveau :
Accédez au module Bibliothèque
Cliquez sur le bouton « Nouveau dossier » (généralement situé près du bouton Importer)
Saisissez le nom du dossier (par ex. « Dossiers clients », « Modèles », « Références juridiques »)
Cliquez sur « Créer » ou appuyez sur Entrée
Le dossier apparaît dans la navigation de la barre latérale gauche
Créer un sous-dossier (dossier imbriqué) :
Dans la barre latérale gauche, cliquez sur le dossier parent pour le sélectionner
Cliquez sur le bouton « Nouveau dossier » ou faites un clic droit sur le dossier parent
Sélectionnez « Créer un sous-dossier » dans le menu contextuel
Saisissez le nom du sous-dossier (par ex. « 2024 », « Liquidations », « Documents entrants »)
Cliquez sur « Créer »
Le sous-dossier apparaît imbriqué sous le dossier parent dans la barre latérale
Vous pouvez créer un nombre illimité de niveaux de sous-dossiers (aucune limite de profondeur)
Organiser la structure des dossiers :
Glissez-déposez les dossiers pour les réorganiser
Glissez des dossiers dans d’autres dossiers pour créer une hiérarchie
Glissez des documents depuis la Bibliothèque vers les dossiers pour les organiser
Cliquez sur un dossier dans la barre latérale pour afficher son contenu
Le fil d’Ariane affiche l’emplacement actuel (par ex. Clients > CLIENT – Dupont > 2024)
Renommer ou supprimer un dossier :
Faites un clic droit sur le dossier dans la barre latérale
Sélectionnez « Renommer » pour modifier le nom ou sélectionnez « Supprimer » pour supprimer le dossier
Attention : la suppression d’un dossier ne supprime pas les documents qu’il contient – ceux-ci sont déplacés vers la racine de la Bibliothèque
Exemple pratique
La responsable de bureau Sophie Mercier crée une structure de dossiers complète pour plus de 500 documents. Elle commence par des dossiers de premier niveau : « Clients/ », « Modèles/ », « Références juridiques/ », « Archives/ ». Sous « Clients/ », elle crée des sous-dossiers par client : « CLIENT – SA Dupont Industries », « CLIENT – Jean Dumont », etc. Dans « CLIENT – SA Dupont Industries », elle crée des sous-sous-dossiers : « Documents entrants » (nouveaux fichiers reçus du client), « Fichiers traités » (versions anonymisées/traduites), « Actes définitifs » (documents signés finalisés) et « Correspondance » (échanges par e-mail). Cette structure à trois niveaux permet d’organiser logiquement des centaines de documents, et tout notaire de l’étude peut retrouver un document Dupont en quelques secondes en naviguant : Clients > CLIENT – SA Dupont Industries > Actes définitifs.
Notes et limitations
Imbrication illimitée : aucune limite de profondeur des dossiers – créez autant de niveaux que nécessaire
Pas de modèles de dossiers : impossible d’enregistrer une structure de dossiers comme modèle réutilisable
Création manuelle : les dossiers doivent être créés un par un (pas de création en masse depuis un tableur)
Glisser-déposer : réorganisation intuitive des dossiers et déplacement des documents entre dossiers
Suppression de dossiers : la suppression d’un dossier conserve les documents qu’il contient – ils sont déplacés à la racine (non supprimés)
Pas de permissions par dossier : impossible de restreindre certains dossiers à certains utilisateurs (partage au niveau de l’espace de travail uniquement)
Nommage des dossiers : utilisez des noms clairs et descriptifs – aucune restriction de caractères, mais évitez les caractères spéciaux pour la compatibilité
Métadonnées de dossiers : impossible d’ajouter descriptions, tags ou métadonnées personnalisées aux dossiers (uniquement aux documents)
Recherche par dossier : impossible de rechercher uniquement dans un dossier spécifique – la recherche s’effectue sur l’ensemble de l’espace de travail
Affichage dans la barre latérale : une imbrication très profonde peut nécessiter un défilement dans la barre latérale
FAQ
Q: Puis-je créer des sous-dossiers dans des sous-dossiers (profondeur illimitée) ?
A: Oui, la Bibliothèque prend en charge une profondeur d’imbrication illimitée. Vous pouvez créer des structures telles que « Clients/CLIENT – Dupont/2024/Liquidations/SA Dupont Industries/Versions finales » avec autant de niveaux que nécessaire. Toutefois, une imbrication très profonde (5 niveaux ou plus) peut ralentir la navigation ; il est donc recommandé de trouver un équilibre entre profondeur et facilité d’utilisation.
Q: Puis-je déplacer ou réorganiser mes dossiers après leur création ?
A: Oui, utilisez le glisser-déposer pour réorganiser les dossiers. Faites glisser un dossier vers un nouvel emplacement dans la barre latérale pour le déplacer, ou dans un autre dossier pour en faire un sous-dossier. Vous pouvez également sortir un dossier de son parent pour le replacer au niveau supérieur. Tous les documents qu’il contient sont déplacés automatiquement.
Q: Que se passe-t-il si je supprime un dossier contenant des documents ?
A: La suppression d’un dossier ne supprime pas les documents qu’il contient. Tous les documents du dossier supprimé sont déplacés vers la racine de la Bibliothèque (niveau supérieur, sans dossier). Vous devrez supprimer manuellement les documents si vous souhaitez les effacer. Cette mesure de sécurité évite toute perte de données accidentelle lors du nettoyage de structures de dossiers.