Instructions étape par étape
Importer et traiter le document via le module Anonymisation (voir « Comment utiliser l’Anonymisation »)
Examiner le résultat anonymisé et identifier les termes que l’IA n’a pas détectés
Vous pouvez ensuite procéder de deux manières :
Méthode via les paramètres :
Dans la vue des détails du document, cliquez sur l’icône « Curseurs » ou sur le bouton « Configuration »
La boîte de dialogue de configuration des catégories s’ouvre
Faites défiler jusqu’à la section « Termes personnalisés »
Cliquez sur « Ajouter un terme personnalisé »
Saisissez le terme exact à anonymiser :
Spécifique à l’entreprise : « Dupont Industries », « Project Phoenix »
Spécifique à un lieu : « Bureau de Bruxelles », « Succursale wallonne »
Noms de code sensibles : « Opération Blue Sky », « Deal Tango »
Répétez l’opération pour tous les termes supplémentaires
Méthode par sur-lignage du texte :
Dans le panneau de gauche, sur-lignez tout terme devant également être anonymisé, puis cliquez sur « ajouter un terme sensible ». Cette action s’appliquera à toutes les occurrences de ce terme dans le texte.
Une fois vos modifications effectuées :
Cliquez sur « Ré-anonymiser »
Le système régénère le document avec les termes personnalisés remplacés
Une nouvelle version est créée tout en conservant l’original et les versions anonymisées précédentes
Vérifiez l’anonymisation mise à jour
Téléchargez le document si le résultat est satisfaisant en cliquant sur « Exporter ».
Exemple pratique
Le notaire Vincent Laurent anonymise un accord de fusion mentionnant « Project Phoenix » (nom de code interne de la fusion) et « Dupont Industries Brussels headquarters » (localisation précise du siège). L’IA anonymise correctement les noms de personnes et les IBAN, mais ne détecte pas « Project Phoenix » et anonymise partiellement la localisation du siège de l’entreprise. Il clique sur l’icône de configuration, ajoute les termes personnalisés « Project Phoenix » et « Brussels headquarters » (en conservant « Dupont Industries », car le nom de l’entreprise doit rester visible), sélectionne la catégorie « Termes personnalisés » et clique sur « Ré-anonymiser ». Le système régénère le document en 40 secondes, en remplaçant « Project Phoenix » et « Brussels headquarters » par « XXX », tout en conservant le nom de l’entreprise comme demandé. Le document est désormais entièrement anonymisé et prêt à être partagé avec un conseil juridique externe.
Notes et limitations
Correspondance exacte des termes : les termes personnalisés doivent correspondre exactement au texte (sensibles à la casse par défaut)
Retraitement requis : l’ajout de termes personnalisés nécessite une ré-anonymisation (création d’une nouvelle version)
Configuration par document : les termes personnalisés s’appliquent uniquement au document en cours et ne sont pas enregistrés globalement
Paramètres par défaut de l’espace de travail : les catégories par défaut de l’espace de travail n’incluent pas les termes personnalisés (ils doivent être ajoutés document par document)
Aucune bibliothèque de termes : il n’est pas possible d’enregistrer des termes personnalisés fréquemment utilisés pour les réutiliser sur d’autres documents
Historique des versions : chaque ré-anonymisation crée une nouvelle version (l’original est toujours conservé)
Pas de correction orthographique : les fautes de frappe dans les termes personnalisés ne correspondront pas au texte du document (vérifiez soigneusement l’orthographe)
FAQ
Q: Puis-je ajouter des termes personnalisés avant le traitement ou dois-je retraiter le document ?
A: Vous pouvez ajouter des termes personnalisés avant le traitement initial en développant les « Paramètres d’anonymisation » lors de l’import et en les ajoutant dans le champ « Termes personnalisés ». Toutefois, si vous constatez des termes manqués après le traitement, vous devrez les configurer et relancer l’anonymisation. La ré-anonymisation est rapide (généralement 30 à 60 secondes) et conserve toutes les versions précédentes.
Q: Les termes personnalisés sont-ils enregistrés pour une utilisation future sur d’autres documents ?
A: Non, les termes personnalisés sont configurés par document uniquement et ne sont ni enregistrés globalement ni réutilisés automatiquement sur d’autres documents. Chaque document nécessite l’ajout manuel des termes personnalisés. Cette limitation pourra être levée dans de futures mises à jour avec une bibliothèque de termes personnalisés au niveau de l’espace de travail. En attendant, il est recommandé de conserver un fichier texte contenant les termes personnalisés courants à copier-coller au besoin.
Q: Puis-je voir ce qui sera anonymisé avant le traitement (mode aperçu) ?
A: Aucun mode aperçu n’est actuellement disponible. Le flux de travail est le suivant : (1) traiter le document, (2) examiner le résultat, (3) ajouter des termes personnalisés si nécessaire, (4) retraiter le document. Pour limiter les retraitements, il est conseillé de créer une checklist des termes personnalisés courants de votre étude (noms de projets, localisations de bureaux, terminologie sensible) et de les ajouter dès l’import initial si vous les connaissez.