Instructions étape par étape
Télécharger le document dans son format original :
Accédez au module Anonymisation
Repérez le document anonymisé dans votre liste
Cliquez sur le document pour ouvrir la vue des détails
Cliquez sur « Exporter » en haut de votre écran
Recherchez le bouton «Télécharger la version anonymisée »)
Le fichier est téléchargé dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur
Accéder à l’original via la Bibliothèque :
Les documents originaux sont également accessibles via le module Bibliothèque
Accédez à la Bibliothèque
Recherchez le document par nom
L’original est stocké dans la Bibliothèque au moment de l’import (avant anonymisation)
Téléchargez ou prévisualisez le document depuis la Bibliothèque
Exemple pratique
Le notaire Philippe Janssens a anonymisé un acte de règlement de succession il y a trois semaines afin de le partager avec une faculté de droit. Aujourd’hui, l’avocat du client lui demande une copie certifiée conforme contenant toutes les informations originales. Il ouvre le module Anonymisation, retrouve le document « Estate Settlement - Dumont Family - ANONYMIZED », clique dessus pour afficher les détails, puis sélectionne le bouton « Télécharger l’original ». Il choisit le format PDF afin de préserver la mise en forme exacte de l’acte, télécharge le document en 3 secondes et imprime l’original pour certification notariale. Le document original a été conservé en toute sécurité dans le système pendant toute cette période, totalement séparé de la version anonymisée partagée à des fins pédagogiques.
Notes et limitations
Toujours conservé : les documents originaux ne sont jamais supprimés lors du processus d’anonymisation
Export multi-formats : PDF (préserve la mise en forme) ou DOCX (modifiable)
Aucune modification : il n’est pas possible de modifier l’original depuis le module Anonymisation (utilisez la Bibliothèque pour la gestion)
Contrôle des accès : les documents originaux respectent les autorisations de partage de l’espace de travail
Pas d’historique de versions : si vous relancez l’anonymisation avec d’autres paramètres, un seul original existe (pas plusieurs versions originales)
Téléchargement uniquement : il n’est pas possible d’envoyer l’original directement par e-mail depuis l’interface (vous devez d’abord le télécharger)
Taille des fichiers : les documents originaux volumineux (50 Mo) peuvent nécessiter plus de temps de téléchargement selon la connexion
FAQ
Q: Le document original est-il supprimé après l’anonymisation ?
A: Non, le document original n’est jamais supprimé lors de l’anonymisation. Il est conservé dans un espace de stockage séparé, tandis que la version anonymisée est stockée dans le compartiment Anonymisation. Vous pouvez toujours télécharger l’original à tout moment, même des années après l’anonymisation, sauf si vous le supprimez manuellement depuis la Bibliothèque.
Q: Puis-je exporter l’original dans un format modifiable ou uniquement en PDF ?
A: Vous pouvez exporter l’original en PDF (préserve la mise en forme exacte, idéal pour l’archivage) ou en DOCX (format Microsoft Word modifiable, utile pour apporter des modifications). Sélectionnez le format souhaité lors du téléchargement. Pour les PDF scannés ou les images, seul le format PDF peut être disponible, car ces formats ne disposent pas d’une structure modifiable.
Q: Puis-je réexporter l’original ultérieurement si j’ai besoin d’un autre format ?
A: Oui, vous pouvez retélécharger le document original autant de fois que nécessaire, en PDF ou en DOCX. L’original est conservé de manière permanente jusqu’à sa suppression explicite. Chaque export correspond à un nouveau téléchargement depuis le document original stocké, ce qui vous permet de changer de format selon vos besoins (PDF pour l’archivage, DOCX pour l’édition).