Les lignes directrices vous permettent de fournir à Nora des instructions claires et enregistrées afin que la manière dont un document doit être transformé soit parfaitement définie et standardisée. Chaque fois que vous devez transformer un document A de manière standardisée en un document B, vous pouvez utiliser les lignes directrices de Smart Processing pour effectuer automatiquement ces modifications.
Instructions étape par étape
Accédez à l’onglet de gestion des lignes directrices
Cliquez sur le bouton « Nouvelle ligne directrice » ou sur « + »
Donnez un nom descriptif à l'instruction de traitement
Rédigez les lignes directrices : deux options sont possibles :
Manuel : vous décrivez en langage naturel les modifications qui doivent être apportées du document d’entrée vers le document de sortie. Décrivez ces étapes avec le plus de détails possible afin que l’outil comprenne toutes les possibilités et applique correctement les modifications.
Exemple : expliquer ce qui doit être extrait (par ex. « Nom légal de la société liquidée tel qu’il apparaît dans l’en-tête de l’acte »)Avec l’IA : au lieu de rédiger les lignes directrices manuellement, laissez l’IA faire le travail pour vous. Retournez dans vos fichiers et trouvez un exemple pertinent d’un couple de documents Entrée & Sortie provenant d’un cas où vous avez vous-même effectué les modifications sur le document d’entrée pour générer le document de sortie. Téléversez ces documents dans les onglets « Entrée » et « Sortie », et l’IA générera automatiquement les lignes directrices. Vous pouvez les visualiser directement dans le champ de texte et les modifier autant que nécessaire avant de les valider et de les enregistrer.
Cliquez sur « Enregistrer la ligne directrice »
La ligne directrice est immédiatement disponible dans la liste déroulante de traitement pour tous les membres de l’espace de travail
Exemple pratique
Le notaire senior Marc Dubois crée un modèle d’extraction pour les actes de constitution de société traités par son étude. Il clique sur « Nouvelle ligne directrice », la nomme « Extraits de constitution de société » et définit des instructions claires pour que Nora traite les actes et génère des extraits destinés à la publication. Il téléverse un acte et un extrait comme exemples, puis enregistre la ligne directrice. Désormais, tous les membres de son étude peuvent générer des extraits de constitution de société à l’aide de ce modèle cohérent.
Notes et limitations
Partage dans l’espace de travail : les lignes directrices créées par un utilisateur sont disponibles pour l’ensemble de l’espace de travail
Pas de workflow d’approbation : les lignes directrices sont actives immédiatement après leur création – aucune validation requise
Limite de champs : aucune limite stricte documentée, mais il est recommandé de rester entre 15 et 20 champs pour de meilleures performances
Les documents exemples améliorent la précision : fournir un exemple augmente la précision de 20 à 30 % – fortement recommandé
Pas de versioning : la modification d’une ligne directrice écrase la version précédente – aucun historique des versions
Description cruciale : des descriptions détaillées améliorent significativement la précision de l’extraction
FAQ
Q: Puis-je partager des lignes directrices avec mon équipe ou sont-elles personnelles ?
A: Les lignes directrices sont automatiquement partagées à l’échelle de l’espace de travail. Lorsque vous créez une ligne directrice, tous les membres ayant accès au module Traitement Intelligent peuvent l’utiliser immédiatement. Cela garantit une cohérence au sein de l’étude : tout le monde extrait les mêmes champs de données, dans le même format, à partir de documents similaires. Il n’existe pas de lignes directrices personnelles ou privées.
Q: Puis-je modifier une ligne directrice après sa création si je réalise que des champs supplémentaires sont nécessaires ?
A: Oui, cliquez sur la ligne directrice dans la liste et sélectionnez « Modifier ». Attention : la modification écrase la ligne directrice existante sans historique de versions, ce qui peut affecter la cohérence des documents traités précédemment.