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Comment lancer un sondage de groupe ?

Le sondage de disponibilité de groupe coordonne les réunions multipartites en proposant plusieurs options de date/heure aux participants avec un tableau de bord de résultats en direct affichant les créneaux optimaux pour la planification.

Écrit par Magali @Nora
Mis à jour il y a plus de 4 mois

Instructions étape par étape

  1. Accédez au module Agenda

  2. Cliquez sur le bouton « Nouveau sondage de groupe » ou « Disponibilité de groupe »

  3. Ajoutez des participants :

    1. Saisissez les adresses e-mail : client1@email.com, client2@email.com, colleague@office.be

    2. Vous pouvez ajouter 3 à 20 participants (maximum recommandé : 10 pour une coordination pratique)

  4. Proposez des options de date/heure :

    1. Cliquez sur « Ajouter une option » pour chaque créneau proposé

    2. Recommandé : 3 à 5 options pour de meilleurs résultats

  5. Ajoutez les détails de l’événement :

    1. Titre : « Réunion de liquidation – Famille Dumont »

    2. Durée : 90 minutes

    3. Lieu : « Bureau » ou « En ligne » ou adresse

    4. Lien de réunion : URL Zoom/Teams (optionnel)

    5. Description : ordre du jour, instructions de préparation

  6. Cliquez sur le bouton « Copier le lien partageable »

  7. Vous pouvez envoyer un e-mail à tous les participants avec le lien unique de réponse

  8. Les participants reçoivent un e-mail : « Vous êtes invité(e) à voter pour l’horaire de [Titre de l’événement] »

  9. Chaque participant clique sur le lien, voit les options proposées et indique sa disponibilité

  10. Le tableau de bord des résultats se met à jour en temps réel pour le créateur du sondage

  11. Le tableau de bord affiche le nombre de participants disponibles par option (par ex. « 5 participants sur 6 disponibles »)

  12. Lorsque le consensus est trouvé (tous ou la majorité disponibles sur un créneau), le créateur sélectionne l’option retenue

  13. Cliquez sur le bouton « Clôturer le sondage » et envoyez un e-mail de confirmation aux participants

  14. (Bientôt) : l’événement est automatiquement créé dans les calendriers des participants et un e-mail de confirmation est envoyé également.

Exemple pratique

Le notaire Philippe Laurent doit planifier une réunion de liquidation successorale impliquant 5 parties : 3 héritiers, 1 exécuteur testamentaire et lui-même. Il crée un sondage de groupe avec les 5 adresses e-mail, propose 3 options (15 nov à 14:00, 16 nov à 10:00, 17 nov à 15:00), ajoute le titre « Liquidation succession Dumont – Partage final », une durée de 120 minutes, le lieu « Bureau – Salle de conférence ». Il envoie le sondage. Sur 48 heures, les participants indiquent leurs disponibilités. Le tableau de bord en direct affiche : Option 1 (3/5 disponibles – exécuteur indisponible), Option 2 (5/5 disponibles – parfait !), Option 3 (4/5 disponibles). Il sélectionne l’Option 2 (16 nov à 10:00), clique sur « Planifier la réunion », et l’événement est automatiquement créé dans les 5 calendriers. Ce qui aurait nécessité 20+ e-mails et 3 jours de coordination est résolu avec un seul sondage en 48 heures.

Notes et limitations

  • Aucune authentification requise : les participants n’ont pas besoin de compte Nora.Legal – ils votent via un lien e-mail

  • Visibilité des votes : les participants ne voient généralement pas les réponses des autres (l’organisateur voit tout)

  • Pas de vote pondéré : tous les votes ont le même poids

  • Pas d’option « peut-être » : disponible / indisponible uniquement (pas de « peut-être »)

  • Sélection manuelle : le sondage ne planifie pas automatiquement – l’organisateur doit sélectionner l’option gagnante

  • Pas d’intégration calendrier pour les votants : les participants vérifient leur agenda manuellement – le système ne contrôle pas leur disponibilité automatiquement

  • Expiration du sondage : les sondages peuvent avoir une date d’expiration (configurable, typiquement 7 jours)

  • Impossible d’ajouter des options après envoi : les créneaux proposés ne peuvent pas être modifiés après envoi (il faut créer un nouveau sondage)

  • Pas de sondages récurrents : chaque sondage correspond à une seule réunion

  • Dépendance à l’e-mail : repose sur le fait que les participants consultent leurs e-mails et cliquent sur le lien

FAQ

Q: Les participants peuvent-ils voir les réponses des autres ou est-ce anonyme ?

A: Dans la plupart des implémentations, le vote est privé – les participants ne voient pas les réponses des autres. Seul le créateur du sondage (organisateur) voit le tableau de bord en direct avec l’ensemble des votes. Cela évite un biais où les personnes ajustent leurs réponses en fonction des autres. Si vous avez besoin de visibilité publique, vérifiez la configuration spécifique de votre Nora.Legal.

Q: Et si aucun horaire ne convient à tout le monde – que faire ?

A: Si aucune option n’a 100 % de disponibilité, choisissez celle qui maximise la participation (par ex. 4 participants sur 5). Contactez ensuite manuellement la/les personne(s) indisponible(s) pour convenir d’une solution : (1) peuvent-elles ajuster leur agenda, (2) leur présence est-elle optionnelle, ou (3) faut-il proposer de nouveaux créneaux via un second sondage ? Le système affiche les comptes de disponibilité pour vous aider à décider.

Q: Puis-je ajouter d’autres créneaux après l’envoi du sondage ?

A: Non, une fois le sondage envoyé, les options proposées sont verrouillées. Vous ne pouvez pas ajouter, supprimer ou modifier des créneaux après le début du vote. Si vous avez besoin d’autres options, vous devez créer un nouveau sondage et prévenir les participants. Bonne pratique : réfléchir à toutes les options raisonnables avant l’envoi et proposer 4 à 5 créneaux pour maximiser les chances de consensus.

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