Instructions étape par étape
Accédez au module Modèles
Cliquez sur le bouton « Nouveau modèle »
Renseignez les informations du modèle :
Nom : nom descriptif (par ex. « Acte de liquidation – Standard », « Contrat de vente immobilière – Résidentiel »)
Catégorie : sélectionnez dans la liste déroulante :
Actes notariés
Contrats
Clauses
Lettres
Ou créez une nouvelle catégorie
Description : expliquez l’objectif et l’usage du modèle (par ex. « Acte de liquidation standard pour sociétés belges SA/NV avec 18 variables »)
Ajoutez le contenu du modèle : collez le texte d’un document existant
Cliquez sur « Enregistrer le modèle »
Le modèle est immédiatement disponible dans la bibliothèque de modèles
Exemple pratique
La notaire senior Marie Lefevre crée un modèle de liquidation standard pour son étude à partir de son dernier acte abouti. Elle clique sur « Nouveau modèle », le nomme « Acte de liquidation – Standard », sélectionne la catégorie « Actes notariés » et ajoute la description « Acte de liquidation standard pour sociétés belges SA/NV – inclut une clause d’optimisation fiscale et les obligations de notification des créanciers ». Elle colle le contenu de son acte de liquidation de 8 pages comprenant 18 variables réparties dans le document : {{company_name}}, {{registration_number}}, {{liquidator_name}}, {{liquidation_date}}, {{registered_office_address}}, {{share_capital}}, {{creditor_count}}, {{asset_value}}, {{liability_total}}, {{settlement_amount}}, {{tax_id}}, {{commercial_court}}, {{publication_date}}, {{assembly_date}}, {{notary_name}}, {{notary_office}}, {{witness_1_name}}, {{witness_2_name}}. Les 7 notaires de son étude peuvent désormais utiliser ce modèle, réduisant le temps de rédaction d’un acte de liquidation de 2 heures à 15 minutes.
Notes et limitations
Format des variables : les variables sont mieux reconnues lorsqu’elles respectent la syntaxe {{variable_name}} prise en charge. Toutefois, le module est conçu pour reconnaître automatiquement les zones où une variable doit être identifiée
Pas de formules : les variables sont de simples remplacements de texte – aucun calcul ou logique n’est possible
Format du contenu : texte simple ou mise en forme basique – les tableaux complexes ou mises en forme avancées peuvent ne pas être conservés
Pas d’import multiple : les modèles doivent être créés un par un (pas d’import en masse)
Taille du modèle : aucune limite documentée, mais il est recommandé de rester sous 50 pages pour de meilleures performances
Pas de validation du modèle : le système ne vérifie pas si les variables sont cohérentes ou complètes
Tags libres : aucune liste de tags prédéfinie – vous créez les tags selon vos besoins
Structure des catégories : impossible de créer des catégories imbriquées (un seul niveau)
Disponibilité immédiate : les modèles sont actifs immédiatement après création (aucun workflow d’approbation)
FAQ
Q: Quels formats de fichiers puis-je utiliser pour créer des modèles ?
A: Le document doit être un fichier Word (DOCX).
Q: Comment ajouter des variables à mon modèle ?
A: Une fois le modèle ouvert, vous pouvez ajouter une variable en cliquant sur « ajouter une variable » sur le côté droit de l’écran. Vous pouvez également glisser-déposer des variables existantes directement dans le texte si elles existent déjà dans votre bibliothèque de variables.
Q: Puis-je créer des modèles à partir de documents existants dans ma Bibliothèque ?
A: Pas directement – il n’existe pas de bouton « Créer un modèle à partir d’un document de la Bibliothèque ».