Instructions étape par étape
Accédez au module Modèles
Trouvez le modèle à modifier :
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Rechercher par nom ou mot-clé
Filtrer par auteur ou par date
Cliquez sur le bouton « Modifier » (ou l’icône crayon)
Modifiez les éléments du modèle :
Nom : mettez à jour le nom du modèle si nécessaire
Catégorie : modifiez l’affectation de la catégorie
Description : révisez la description pour plus de clarté
Contenu : modifiez le texte du modèle :
Mettre à jour les clauses obsolètes
Ajouter de nouvelles sections
Supprimer le contenu devenu inutile
Corriger les fautes ou la mise en forme
Variables & Clauses :
Ajouter : insérez {{new_variable}} dans le contenu ou ajoutez-la depuis la section paramètres à droite.
Modifier : cliquez sur la variable et changez son nom (mise à jour de toutes les occurrences)
Supprimer : cliquez sur la variable et supprimez-la.
Les modifications sont enregistrées automatiquement.
Tous les membres de l’espace de travail voient le modèle mis à jour lors de leur prochain accès
Aucun historique de versions : la version précédente est écrasée (sauf si la fonctionnalité d’historique est activée)
Brouillons en cours inchangés : les documents déjà créés à partir de l’ancienne version du modèle ne sont pas automatiquement mis à jour
Exemple pratique
La responsable d’étude Sophie Laurent découvre que le modèle partagé « Acte de liquidation – Standard » contient une clause fiscale obsolète faisant référence à la réglementation de 2022. Le droit belge des sociétés a évolué en 2024, imposant de nouvelles obligations de divulgation. Elle ouvre le modèle, clique sur Modifier, se rend à la section de la clause fiscale (paragraphe 8), met à jour le texte pour faire référence à la réglementation 2024 et ajoute la nouvelle obligation de divulgation, ajoute une nouvelle variable {{disclosure_statement}} pour le texte requis, met à jour la description pour indiquer « Mis à jour pour les changements du droit belge des sociétés en 2024 », puis enregistre. Les 8 notaires de l’étude voient immédiatement le modèle mis à jour lors de leur prochaine insertion dans la Rédaction intelligente. Le notaire junior Thomas, qui avait utilisé l’ancien modèle la veille, révise son brouillon et met manuellement à jour la clause fiscale pour se conformer au nouveau standard. Les futurs brouillons utilisent automatiquement la version conforme.
Notes et limitations
Pas d’historique de versions : la modification écrase la version précédente – aucun retour arrière possible (sauf si l’historique est activé séparément)
Effet immédiat : les changements s’appliquent instantanément – tous les utilisateurs voient le modèle mis à jour lors du prochain accès
Pas de workflow d’approbation : toute personne disposant des droits de modification peut modifier les modèles partagés sans validation
Brouillons en cours inchangés : les documents déjà créés à partir du modèle ne sont pas automatiquement mis à jour – une révision manuelle est nécessaire
Changement de nom de variable : renommer une variable la casse pour les documents utilisant l’ancien nom (création d’une nouvelle variable distincte)
Aucun suivi des modifications : pas de journal indiquant ce qui a changé, quand ou par qui (sauf si une fonctionnalité d’audit est activée)
Annulation impossible : pour revenir en arrière, il faut rééditer manuellement le contenu précédent (sauf sauvegarde préalable)
Conflits d’édition : si plusieurs utilisateurs modifient simultanément, la dernière sauvegarde l’emporte (pas de gestion de conflits)
FAQ
Q: Les brouillons en cours utilisant l’ancien modèle seront-ils automatiquement mis à jour vers la nouvelle version ?
A: Non, les documents déjà créés à partir d’un modèle sont des copies indépendantes et ne sont pas automatiquement mis à jour lorsque le modèle change. Si vous devez appliquer les mises à jour à des brouillons existants, vous devez les modifier manuellement. Cela évite des changements inattendus dans des documents en cours. Seuls les nouveaux documents créés après la modification utiliseront la version mise à jour.
Q: Existe-t-il un historique des versions pour voir ce qui a changé ?
A: Par défaut, la plupart des configurations ne conservent pas d’historique des versions : la modification d’un modèle écrase la version précédente sans trace. Certaines configurations peuvent proposer un historique comme fonctionnalité distincte. Bonne pratique : avant toute modification majeure, exportez ou copiez le modèle actuel comme sauvegarde (par ex. « Acte de liquidation – Standard – v1 sauvegarde »).
Q: Qui peut modifier les modèles – uniquement le créateur ou tout le monde dans l’espace de travail ?
A: Par défaut, tout le monde peut modifier les modèles.