Instructions étape par étape
Ajouter une nouvelle clause :
Depuis Modèles ou Rédaction intelligente, cliquez sur le bouton « Gérer mes clauses »
La fenêtre modale ClauseManager s’ouvre et affiche toutes les clauses existantes, organisées par catégorie
Faites défiler la liste pour consulter les clauses existantes (optionnel)
Cliquez sur le bouton « Ajouter une nouvelle clause » en bas de la liste
Un formulaire de création unique apparaît en bas de la fenêtre modale
Défilement automatique : le formulaire se positionne automatiquement dans la vue avec le curseur placé dans le champ du nom
Renseignez les champs requis :
Nom : nom descriptif de la clause (par ex. « Optimisation fiscale – Donation – Flandre »)
Catégorie : sélectionnez ou créez :
Fiscalité
Responsabilité
Confidentialité
Conformité RGPD
Immobilier
Succession
Catégories personnalisées
Contenu : saisissez le texte de la clause (par ex. un paragraphe complet avec un langage juridique)
Alternatives (optionnel) : liste de formulations ou variantes alternatives
Cliquez sur « Envoyer » ou « Créer la clause »
La nouvelle clause apparaît immédiatement dans la liste
La clause est prête à être insérée dans les sessions de rédaction actuelles ou futures
Modifier une clause existante :
Ouvrez la fenêtre modale « Gérer mes clauses »
Localisez la clause dans la liste (utilisez la recherche si la liste est longue)
Cliquez sur l’icône de modification (crayon) sur la ligne de la clause
Modifiez n’importe quel champ :
Changer le nom pour plus de clarté
Mettre à jour le contenu (corriger des fautes, ajouter des précisions, adapter aux évolutions légales)
Réaffecter la catégorie
Ajouter ou modifier des alternatives
Cliquez sur « Enregistrer » ou « Mettre à jour »
Les modifications sont immédiatement reflétées dans la bibliothèque
Tous les membres de l’espace de travail voient la clause mise à jour
Supprimer une clause :
Cliquez sur l’icône de suppression (corbeille) sur la ligne de la clause
Une boîte de confirmation apparaît : « Êtes-vous sûr ? Cette action est irréversible. »
Cliquez sur « Confirmer la suppression »
La clause est supprimée de la base de données
La clause n’est plus disponible pour insertion (les documents existants qui l’utilisent ne sont pas affectés)
Exemple pratique
Lors de la rédaction d’un acte, le notaire Vincent Mercier se rend compte qu’il a besoin d’une nouvelle clause d’optimisation fiscale spécifique aux donations immobilières en Région flamande, qui n’existe pas dans la bibliothèque actuelle. Il clique sur « Gérer mes clauses » dans Rédaction intelligente. La fenêtre modale s’ouvre et affiche 87 clauses existantes. Il fait défiler jusqu’en bas, clique sur « Ajouter une nouvelle clause » et le formulaire apparaît automatiquement. Il saisit : Nom : « Optimisation fiscale – Donation – Flandre », Catégorie : « Fiscalité », Contenu : « Conformément à l’article 2.8.4.0.5 du Code flamand de la fiscalité, les parties optent pour le régime préférentiel applicable aux donations en Région flamande, entraînant un taux réduit de 3 % pour les donations en ligne directe inférieures à 250.000 €, pour autant que l’enregistrement ait lieu dans les 4 mois de la signature de l’acte. » Il valide. La nouvelle clause apparaît immédiatement dans la catégorie Fiscalité. Il ferme la fenêtre modale, place son curseur dans l’acte de donation en cours de rédaction, clique sur « Insérer une clause », recherche « Flandre », sélectionne sa nouvelle clause et l’insère dans l’acte — l’ensemble du processus prend 2 minutes.
Notes et limitations
Partage au niveau de l’espace de travail : les clauses sont partagées avec l’ensemble de l’espace de travail — tous les membres peuvent les utiliser
Synchronisation en temps réel : les abonnements actifs voient la liste de clauses se mettre à jour lorsque des collègues créent ou modifient des clauses
Pas d’historique de versions : la modification d’une clause écrase le contenu précédent (aucun retour arrière possible)
Suppression définitive : aucune corbeille ni annulation — les clauses supprimées le sont immédiatement
Champ Alternatives : les alternatives sont stockées mais encore peu exploitées dans l’interface actuelle
Pas de workflow d’approbation : les clauses sont disponibles immédiatement après création
Gestion des catégories : possibilité de créer de nouvelles catégories à la volée lors de la création d’une clause
Recherche dans la fenêtre modale : possibilité de rechercher des clauses par nom ou par contenu
Pas d’export/import : impossible d’exporter la bibliothèque de clauses pour la partager avec d’autres espaces de travail
Pas de création multiple : il n’est pas possible d’importer directement un document contenant plusieurs clauses dans le système
FAQ
Q: Puis-je organiser les clauses par catégories ou sont-elles toutes dans une seule liste ?
A: Oui, les clauses sont organisées par catégories (Fiscalité, Responsabilité, Confidentialité, RGPD, Immobilier, Succession, etc.). Lors de la création ou de la modification d’une clause, sélectionnez la catégorie appropriée dans le menu déroulant. Vous pouvez également créer des catégories personnalisées si les catégories prédéfinies ne conviennent pas. Dans la fenêtre de gestion des clauses, celles-ci sont généralement affichées par catégorie pour faciliter la navigation.
Q: Les clauses peuvent-elles contenir des variables comme les modèles ?
A: Oui, les clauses peuvent contenir des variables en utilisant la même syntaxe {{variable_name}} que les modèles. Par exemple, une clause fiscale peut inclure {{property_value}} ou {{donation_date}}. Lorsque vous insérez une clause contenant des variables dans un brouillon, celles-ci seront mises en évidence et pourront être complétées comme n’importe quelle variable de modèle. Cela rend les clauses flexibles pour différents scénarios.
Q: Comment supprimer une clause que je n’utilise plus ?
A: Ouvrez « Gérer mes clauses », trouvez la clause dans la liste, cliquez sur l’icône de suppression (corbeille) et confirmez la suppression. Attention : la suppression est définitive et irréversible. La clause est immédiatement retirée de la bibliothèque. Toutefois, les documents qui utilisent déjà cette clause ne sont pas affectés — le texte reste présent dans ces documents. Seules les insertions futures sont bloquées.