Instructions étape par étape
Ajouter des variables à un modèle / une clause :
Lors de l’édition d’un modèle ou d’une clause
Identifiez le contenu dynamique qui change selon le client ou le dossier (noms, dates, montants, adresses)
Ajoutez une nouvelle variable via deux options : Depuis la section paramètres sur la droite. Vous pouvez soit ajouter une variable déjà existante dans votre bibliothèque de variables, soit en créer une nouvelle. Remplacez le texte statique par la syntaxe de variable {{variable_name}}
Bonnes pratiques de noms des variables :
Utilisez des noms descriptifs : {{client_full_name}} plutôt que {{name1}}
Utilisez des underscores pour les espaces : {{property_address}} plutôt que {{property address}}
Minuscules recommandées : {{company_name}} plutôt que {{COMPANY_NAME}}
Aucun caractère spécial : évitez {{client@email}}, utilisez {{client_email}}
Exemples de transformation :
Statique : « La société SA Dupont Industries » → Variable : « La société {{company_name}} »
Statique : « enregistrée sous le numéro BE 0123.456.789 » → « enregistrée sous le numéro {{registration_number}} »
Statique : « le 15 novembre 2024 » → « le {{liquidation_date}} »
Les variables sont automatiquement mises en évidence dans l’éditeur (généralement avec un fond bleu)
Enregistrez le modèle ou la clause avec les variables
Modifier les variables :
Éditez la variable
Modifiez le nom de la variable : {{company_name}} → {{legal_entity_name}}
Mettez à jour toutes les occurrences manuellement (recherche/remplacement recommandé)
Enregistrez les modifications
Attention : les documents utilisant l’ancien nom de variable ne seront pas mis à jour automatiquement
Exemple pratique
La créatrice de modèles Marie Lefevre conçoit le modèle « Acte de vente immobilière – Résidentiel » avec 25 variables : {{seller_name}}, {{buyer_name}}, {{property_address}}, {{cadastral_number}}, {{sale_price}}, {{deposit_amount}}, {{sale_date}}, {{possession_date}}, {{notary_name}}, {{notary_office}}, etc. Le collaborateur Thomas utilise ce modèle pour rédiger une vente immobilière. Il insère le modèle et voit 25 variables mises en évidence. Il complète systématiquement les 25 variables à l’aide de la checklist du panneau des variables. Lorsqu’il remplit {{notary_name}} avec « Thomas Mercier », le nom apparaît de manière cohérente dans le paragraphe d’introduction, le bloc de signature et la section des témoins (3 emplacements). L’acte complet de 12 pages est finalisé en 8 minutes avec une cohérence interne parfaite — aucun risque d’oublier de modifier un nom à un endroit précis.
Notes et limitations
Syntaxe : les variables peuvent être ajoutées de différentes manières. Si vous les ajoutez manuellement dans le texte, seul le format {{variable_name}} est pris en charge (double accolades, aucun espace à l’intérieur)
Sensibilité aux majuscules : {{Company_Name}} et {{company_name}} sont des variables différentes
Pas de valeurs par défaut : les variables ne prennent pas en charge de valeurs par défaut (par ex. {{name:John Doe}} n’est pas supporté)
Pas de formules : impossible d’effectuer des calculs ou d’exécuter une logique (par ex. {{price * 1.21}} non supporté)
Pas de conditions : impossible d’afficher ou masquer du contenu selon la valeur d’une variable
Cohérence manuelle : il faut garantir la cohérence des noms de variables dans tout le modèle (les fautes créent des variables distinctes)
Pas de validation de type : les variables sont du texte brut — le système ne vérifie pas qu’une date est valide, qu’un nombre est bien un nombre, etc.
Pas de distinction obligatoire/facultatif : impossible de marquer des variables comme obligatoires ou optionnelles
FAQ
Q: Les variables peuvent-elles avoir des valeurs par défaut pour éviter de devoir toutes les remplir ?
A: Non, actuellement les variables ne prennent pas en charge de valeurs par défaut. Si une variable n’est pas remplie lors de la rédaction, elle reste sous la forme {{variable_name}} dans le document final (visible comme un placeholder non complété).
Q: Puis-je utiliser des conditions pour afficher ou masquer des sections en fonction de la valeur des variables ?
A: Non, la logique conditionnelle n’est pas prise en charge actuellement. Les variables sont de simples remplacements de texte. Si vous avez besoin de variantes de documents (par ex. clauses différentes pour des sociétés SA vs. NV), créez des modèles séparés plutôt que d’essayer d’utiliser des variables conditionnelles. Alternativement, insérez manuellement les clauses appropriées lors de la rédaction selon les besoins du dossier.