Naar de hoofdinhoud

Hoe gebruik je de Agenda-module?

De Agenda biedt uitgebreide kalender-, individuele en groepsplanningsfunctionaliteiten met bidirectionele synchronisatie met Outlook Calendar.

Geschreven door Magali @Nora
Meer dan 4 maanden geleden bijgewerkt

Eerste configuratie

  1. Ga naar Configureren > Accounts

  2. Kies een kalenderprovider: Google Calendar, Microsoft Outlook, Webex, enz. !!

  3. Het systeem wordt na autorisatie teruggeleid naar Nora.Legal

  4. Een automatische initiële synchronisatie haalt bestaande agenda’s en gebeurtenissen op (30 dagen vooruit)

  5. Gekoppelde agenda’s verschijnen in de Agenda-interface

Dagelijks gebruik

  1. Ga naar Agenda via de hoofd­navigatie

  2. Bekijk de kalender met alle gebeurtenissen uit Nora.Legal en gesynchroniseerde externe agenda’s

  3. Maak gebeurtenissen aan in Nora.Legal – automatische synchronisatie met Google / Outlook

  4. Bewerk gebeurtenissen in een van beide platforms – wijzigingen synchroniseren bidirectioneel (laatste wijziging wint)

  5. Verwijder gebeurtenissen in een van beide platforms – verwijdering synchroniseert in beide richtingen

    1. Handmatige synchronisatie: klik op “Agenda synchroniseren” voor onmiddellijke update

    2. Automatische synchronisatie: achtergrond­synchronisatie elke 15 minuten

    3. Synchronisatiestatus: visuele indicatoren tonen gesynchroniseerd / mislukt / in behandeling

  6. Ondersteuning voor meerdere accounts

    1. Meerdere Google- of Microsoft-accounts kunnen worden gekoppeld

    2. Alle gekoppelde agenda’s verschijnen in één uniforme Agenda-weergave

    3. Elk account synchroniseert onafhankelijk

    4. Selecteer de doelagenda bij het aanmaken van nieuwe gebeurtenissen

Hoe maak je een nieuwe individuele meeting aan?

Het aanmaken van lokale gebeurtenissen in de Nora.Legal Agenda met automatische synchronisatie naar Google Calendar of Microsoft Outlook zorgt ervoor dat alle afspraakgegevens overal identiek verschijnen.

  1. Ga naar de Agenda-module

  2. Klik op “Nieuwe gebeurtenis” (of dubbelklik op een tijdslot)

  3. Vul de gebeurtenisdetails in:

    1. Titel: bv. “Ondertekening vastgoedverkoop – Nalaten Dupont”

    2. Datum: kies via de kalender

    3. Tijd: begin- en eindtijd instellen

    4. Locatie:

      1. “Kantoor” voor fysieke afspraak

      2. “Online” voor videomeeting

      3. Aangepast adres voor externe locaties

    5. Deelnemers: voeg e-mailadressen toe

    6. Vergaderlink: Zoom / Teams / Google Meet (optioneel)

    7. Notities: agenda of instructies

  4. Klik op “Opslaan”

  5. De gebeurtenis verschijnt in de Agenda

  6. De gebeurtenis verschijnt binnen enkele seconden ook in Google / Outlook

  7. Uitnodigingsmails worden automatisch verzonden

Hoe bewerk je een individuele meeting?

  1. Dankzij bidirectionele synchronisatie worden wijzigingen automatisch doorgevoerd in alle gekoppelde agenda’s.

  2. Ga naar de Agenda-weergave

  3. Klik op de gebeurtenis

  4. Klik op “Bewerken” (potlood-icoon)

  5. Wijzig details:

    1. Titel aanpassen

    2. Datum wijzigen

    3. Tijd aanpassen

    4. Locatie wijzigen

    5. Deelnemers toevoegen / verwijderen

    6. Vergaderlink aanpassen

    7. Notities bewerken

  6. Klik op “Opslaan” of “Bijwerken”

  7. Alle deelnemers ontvangen een update-e-mail

  8. De bijgewerkte gebeurtenis is zichtbaar in alle agenda’s

Hoe maak je een 1:1-afspraaklink aan?

Gebeurtenistypes zijn vooraf ingestelde afsprakenmodellen met instelbare duur, buffers, beschikbaarheid en boekingsvragen, die deelbare links genereren voor zelfplanning door cliënten.

  1. Ga naar Agenda > tab Gebeurtenistypes

  2. Klik op “Nieuw gebeurtenistype”

  3. Configureer:

    1. Naam

    2. Duur

    3. Locatie

    4. Buffer vóór en na

    5. Beschikbaarheid instellen

    6. Boekingsvragen toevoegen (optioneel)

  4. Klik op “Gebeurtenistype opslaan”

  5. Het systeem genereert een unieke boekingslink

  6. Deel de link via website, e-mailhandtekening of cliëntcommunicatie

Hoe maak je een groepsbeschikbaarheidspeiling aan?

Groepspeilingen coördineren afspraken met meerdere deelnemers via voorgestelde tijdstippen en een live resultatenoverzicht.

  1. Ga naar Agenda

  2. Klik op “Nieuwe groepspeiling”

  3. Voeg deelnemers toe

  4. Stel meerdere datum/tijdopties voor

  5. Voeg gebeurtenisdetails toe

  6. Klik op “Peiling verzenden”

  7. Deelnemers geven hun beschikbaarheid aan

  8. Live dashboard toont beste optie

  9. Selecteer het winnende tijdstip

  10. Klik op “Afspraak plannen”

  11. De gebeurtenis wordt automatisch ingepland bij alle deelnemers

Praktisch voorbeeld

Notaris Isabelle Laurent koppelt haar Outlook-agenda aan Nora.Legal. Haar afspraken synchroniseren automatisch. Nieuwe afspraken die ze in Nora.Legal maakt verschijnen meteen in Outlook, en wijzigingen worden automatisch bijgewerkt. Haar agenda is volledig gesynchroniseerd en centraal beheerd.

Opmerkingen en beperkingen

  • Ondersteunde providers: alleen Google Calendar en Microsoft Outlook + Webex / Google Meet

  • Bidirectionele synchronisatie

  • 30-dagen synchronisatievenster

  • Meerdere accounts ondersteund

  • Laatste wijziging wint bij conflicten

  • Alleen primaire agenda

  • Synchronisatie elke 15 minuten

  • Geen offline modus

  • Beperkte ondersteuning voor herhalende gebeurtenissen

FAQ

Q: Welke kalenderproviders worden ondersteund?

A: Google Calendar en Microsoft Outlook met volledige bidirectionele synchronisatie.

Q: Synchroniseren wijzigingen in beide richtingen?

A: Ja. Wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd. De laatste wijziging heeft voorrang.

Q: Kan ik meerdere agenda’s koppelen?

A: Ja. Meerdere Google- of Microsoft-accounts kunnen worden gekoppeld en gezamenlijk worden weergegeven.

Was dit een antwoord op uw vraag?