Stapsgewijze instructies
Ga naar de Bibliotheek via de hoofdnavigatiebalk
Documenten bekijken: bekijk alle geüploade documenten in lijst- of rasterweergave met naam, uploaddatum, grootte en status
Documenten uploaden: klik op de knop “Uploaden” of sleep bestanden (PDF, DOCX, DOC, TXT, Excel, afbeeldingen) naar het scherm
Organiseren met mappen: maak een hiërarchische mapstructuur aan voor logische organisatie (onbeperkt nesten)
Documenten zoeken: gebruik de zoekbalk om documenten op naam of inhoud te vinden
Filteren en sorteren: filter op documenttype, datumbereik of maplocatie; sorteer op naam, datum of grootte
Documenten previewen: klik op een document om het in de browser te openen zonder te downloaden
Documenten delen: selecteer een document en klik op Delen om het zichtbaar te maken voor de werkruimte of een externe link te maken
Documentacties: documenten downloaden, hernoemen, naar een map verplaatsen, dupliceren of verwijderen
Integratie: documenten in de Bibliotheek zijn automatisch beschikbaar in de modules Search, Anonymisation, Translation en Smart Drafting.
Praktisch voorbeeld
Notaris Elisabeth Rousseau gebruikt de Bibliotheek als centrale opslagplaats voor haar Brusselse kantoor dat meer dan 500 cliëntdossiers beheert. Ze maakt een mapstructuur aan: “Clients/” met submappen per cliënt zoals “CLIENT – SA Dupont Industries” met daarin “Binnenkomende documenten”, “Verwerkte bestanden” en “Definitieve aktes”. Ze uploadt 50 liquidatieaktes naar de juiste cliëntmappen, maakt een map “Modellen” met standaard aktemodellen en een map “Juridische referenties” met FRNB-richtlijnen en gemeentelijke reglementen. Wanneer ze een akte moet anonimiseren voor onderwijsdoeleinden, opent ze deze rechtstreeks vanuit de Bibliotheek in de module Anonymisation. Bij het opstellen van een nieuwe liquidatieakte voegt ze modellen vanuit de Bibliotheek in Smart Drafting in. Alle documenten zijn doorzoekbaar, georganiseerd en toegankelijk voor haar team, wat haar uren manueel bestandsbeheer bespaart.
Opmerkingen en beperkingen
Maximale bestandsgrootte: 50 MB per bestand (comprimeer grotere bestanden vóór upload)
Ondersteunde formaten: PDF, DOCX, DOC, TXT, XLSX, afbeeldingen (JPG, PNG, GIF)
Geen versiebeheer: het overschrijven van een bestand creëert een nieuwe versie zonder historiek
Beperking DOC-formaat: oudere .doc-bestanden zijn wel leesbaar maar niet bewerkbaar (conversie naar .docx vereist)
Geen bulkbewerkingen: meerdere bestanden tegelijk verwijderen of verplaatsen is niet mogelijk via de interface (individuele selectie vereist)
Toegangscontrole: documenten die met de werkruimte worden gedeeld, zijn zichtbaar voor alle teamleden
Offline toegang: niet beschikbaar – een internetverbinding is vereist om de Bibliotheek te gebruiken
FAQ
Q: Hoeveel opslagruimte hebben we voor documenten in onze werkruimte?
A: De opslagcapaciteit is afhankelijk van je abonnementsplan en wordt beheerd via Supabase Storage. Proefabonnementen hebben doorgaans lagere limieten, terwijl Professional- en Enterprise-abonnementen hogere of onbeperkte opslag bieden. Neem contact op met je werkruimtebeheerder of ga naar Instellingen > Facturatie om je plandetails te bekijken. Als je de limieten nadert, zie je waarschuwingen of neem contact op met support@nora.legal om te upgraden.
Q: Kan ik documenten organiseren in mappen en submappen zoals op mijn computer?
A: Ja, de Bibliotheek ondersteunt onbeperkt geneste mappen voor hiërarchische organisatie. Maak een structuur die aansluit bij het klasseersysteem van je kantoor – bijvoorbeeld: “Clients/CLIENT – Dupont Jean/2024/Liquidatie” met zoveel niveaus als nodig. Sleep documenten tussen mappen om ze te herorganiseren. Mappen verschijnen in de linkerzijbalk voor eenvoudige navigatie.
Q: Kunnen andere teamleden mijn geüploade documenten zien?
A: Standaard zijn documenten die je uploadt privé, tenzij je ze expliciet deelt. Om een document zichtbaar te maken voor alle teamleden, selecteer je het en schakel je “Delen met werkruimte” in. Voor externe deling (cliënten, partners) kun je een deelbare link maken met een optionele vervaldatum. Werkruimtebeheerders kunnen alle documenten zien, ongeacht de deelinstellingen.