Stapsgewijze instructies
Nieuw teamlid uitnodigen
Ga naar Instellingen > Team (beheerdersrechten vereist)
Klik rechtsboven op de knop “Gebruikers uitnodigen”
Het venster Gebruikers uitnodigen wordt geopend
Voer het e-mailadres van de collega in (bijv. collega@office.be)
Ken een standaardrol toe:
Medewerker: standaard gebruikersrechten
Beheerder/Notaris: volledige toegang tot het beheer van de werkruimte
Configureer moduletoegang door specifieke functies aan of uit te vinken:
Bibliotheek, Sjablonen, Zoeken, Vraag het aan AI
Vertaling, Slimme verwerking, Slimme redactie
Anonimisering, Documentverkenner
CRM, Boekhouding, Elektronische facturatie, Urenregistratie
Agenda, Afspraakplanning, Klanttevredenheid
Klik op “Uitnodiging verzenden”
Het systeem maakt een profiel aan met een unieke uitnodigingscode
De nieuwe collega ontvangt een e-mail en voltooit het registratieproces
Teamlid verwijderen:
Ga naar Instellingen > Team
Zoek de gebruiker in de lijst met teamleden
Klik op het menu met drie puntjes of het prullenbakicoon naast de gebruiker
Klik op “Verwijderen uit werkruimte”
Er verschijnt een bevestigingsvenster
Lees de waarschuwing over verlies van toegang tot gegevens
Klik op “Verwijdering bevestigen”
De gebruiker verliest onmiddellijk toegang tot de werkruimte
De documenten en aangemaakte inhoud van de gebruiker blijven in het systeem
Praktisch voorbeeld
Kantoorbeheerder Isabelle Mercier moet een nieuwe junior notaris onboarden die maandag start. Ze gaat naar Instellingen > Team, klikt op “Gebruikers uitnodigen”, voert het e-mailadres van de nieuwe collega collega@notariat-dupont.be in en kent de rol Medewerker toe met toegang tot de Bibliotheek, Anonimisering en Vertaling (maar niet tot Slimme redactie of CRM, die beperkt zijn tot senior medewerkers). Ze verstuurt de uitnodiging op vrijdag. De nieuwe collega ontvangt de e-mail in het weekend, voltooit de registratie in 5 minuten op zondagavond en komt maandagochtend aan met onmiddellijke toegang tot de tools die nodig zijn voor zijn of haar rol.
Opmerkingen en beperkingen
Notaris: alleen gebruikers met de rol Beheerder/Notaris kunnen teamleden uitnodigen of verwijderen
Roltoewijzing: je kunt je eigen rol niet wijzigen om administratieve blokkering te voorkomen
Eén uitnodiging per e-mail: het is niet mogelijk hetzelfde e-mailadres opnieuw uit te nodigen als er al een profiel bestaat – het oude profiel moet eerst worden verwijderd
Moduletoegang: modules moeten eerst op werkruimteniveau worden geactiveerd voordat ze aan gebruikers kunnen worden toegewezen
Gegevensbehoud: het verwijderen van een gebruiker verwijdert geen door hem of haar aangemaakte documenten of sjablonen – de gegevens blijven in de werkruimte
Geen overdracht bij verwijdering: het is niet mogelijk om documenten van een gebruiker over te dragen aan een andere gebruiker tijdens het verwijderproces
E-mailontvangst: controleer de spammap als de collega de e-mail niet ontvangt
FAQ
Q: Wie kan teamleden uitnodigen in de werkruimte?
A: Alleen gebruikers met de rol Beheerder kunnen teamleden uitnodigen. Medewerkers (standaardgebruikers) kunnen de teamlijst bekijken, maar geen andere gebruikers uitnodigen, verwijderen of wijzigen. Als je iemand wilt uitnodigen en je ziet de uitnodigingsknop niet, neem dan contact op met je werkruimtebeheerder om de rol Beheerder aan te vragen.
Q: Kan ik iemands rol of moduletoegang wijzigen nadat hij of zij is uitgenodigd?
A: Ja. Ga naar Instellingen > Team, zoek de gebruiker in de lijst en gebruik de schakelaars voor moduletoegang om functies toe te voegen of te verwijderen. Om een Medewerker te promoveren tot Beheerder (of een Beheerder te degraderen tot Medewerker), klik je op het rolkeuzemenu naast de naam en selecteer je de nieuwe rol. Wijzigingen worden onmiddellijk toegepast.
Q: Wat gebeurt er met de documenten en het werk van een gebruiker wanneer ik hem of haar uit de werkruimte verwijder?
A: De gebruiker verliest onmiddellijk toegang tot de werkruimte, maar de door hem of haar aangemaakte inhoud (geüploade documenten, sjablonen, clausules, opgestelde aktes) blijft in de werkruimte en is toegankelijk voor andere teamleden. Documenten worden niet verwijderd. Als je deze inhoud wilt verwijderen, doe dit handmatig vóór het verwijderen van de gebruiker of laat een andere beheerder dit achteraf opruimen.