Stapsgewijze instructies
Een map op hoofdniveau maken:
Ga naar de module Bibliotheek
Klik op de knop “Nieuwe map” (meestal naast de knop Uploaden)
Voer de mapnaam in (bijv. “Cliëntendossiers”, “Modellen”, “Juridische referenties”)
Klik op “Aanmaken” of druk op Enter
De map verschijnt in de navigatie van de linkerzijbalk
Een submap maken (geneste map):
Klik in de linkerzijbalk op de bovenliggende map om deze te selecteren
Klik op de knop “Nieuwe map” of klik met de rechtermuisknop op de bovenliggende map
Selecteer “Submap maken” in het contextmenu
Voer de naam van de submap in (bijv. “2024”, “Liquidaties”, “Binnenkomende documenten”)
Klik op “Aanmaken”
De submap verschijnt genest onder de bovenliggende map in de zijbalk
Je kunt een onbeperkt aantal niveaus van submappen maken (geen dieptelimiet)
Mappenstructuur organiseren:
Sleep mappen om ze opnieuw te ordenen
Sleep mappen in andere mappen om een hiërarchie te creëren
Sleep documenten vanuit de Bibliotheek naar mappen om ze te organiseren
Klik op een map in de zijbalk om de inhoud te bekijken
Kruimelnavigatie toont de huidige locatie (bijv. Clients > CLIENT – Dupont > 2024)
Map hernoemen of verwijderen:
Klik met de rechtermuisknop op de map in de zijbalk
Selecteer “Hernoemen” om de naam te wijzigen of selecteer “Verwijderen” om de map te verwijderen
Waarschuwing: het verwijderen van een map verwijdert de documenten erin niet – ze worden verplaatst naar het hoofdniveau van de Bibliotheek
Praktisch voorbeeld
Kantoormanager Sophie Mercier maakt een uitgebreide mappenstructuur voor meer dan 500 documenten. Ze begint met mappen op hoofdniveau: “Clients/”, “Modellen/”, “Juridische referenties/”, “Archief/”. Onder “Clients/” maakt ze submappen per cliënt: “CLIENT – SA Dupont Industries”, “CLIENT – Jean Dumont”, enz. Binnen “CLIENT – SA Dupont Industries” maakt ze sub-submappen: “Binnenkomende documenten” (nieuwe bestanden van de cliënt), “Verwerkte bestanden” (geanonimiseerde/vertaalde versies), “Definitieve aktes” (afgeronde en ondertekende documenten) en “Correspondentie” (e-mailverkeer). Deze structuur met drie niveaus ordent honderden documenten logisch, en elke notaris in het kantoor kan binnen enkele seconden een specifiek Dupont-document vinden door te navigeren: Clients > CLIENT – SA Dupont Industries > Definitieve aktes.
Opmerkingen en beperkingen
Onbeperkte nesting: geen limiet op mapdiepte – maak zoveel niveaus als nodig
Geen mapsjablonen: mapstructuren kunnen niet als sjabloon worden opgeslagen voor hergebruik
Handmatige creatie: mappen moeten één voor één worden aangemaakt (geen bulkcreatie via spreadsheet)
Slepen en neerzetten: mappen herschikken en documenten tussen mappen verplaatsen is intuïtief
Mapverwijdering: het verwijderen van een map behoudt de documenten erin – ze worden naar het hoofdniveau verplaatst (niet verwijderd)
Geen maprechten: het is niet mogelijk om specifieke mappen aan specifieke gebruikers te beperken (delen gebeurt op werkruimteniveau)
Mapnamen: gebruik duidelijke, beschrijvende namen – geen tekenbeperkingen, maar vermijd speciale tekens voor compatibiliteit
Mapmetadata: geen beschrijvingen, tags of aangepaste metadata mogelijk voor mappen (alleen voor documenten)
Zoeken per map: zoeken binnen een specifieke map is niet mogelijk – zoeken gebeurt werkruimtebreed
Weergave in zijbalk: zeer diepe nesting kan scrollen in de zijbalk vereisen
FAQ
Q: Kan ik submappen binnen submappen maken (onbeperkte diepte)?
A: Ja, de Bibliotheek ondersteunt onbeperkte geneste mapdiepte. Je kunt structuren maken zoals “Clients/CLIENT – Dupont/2024/Liquidaties/SA Dupont Industries/Definitieve versies” met zoveel niveaus als je organisatie nodig heeft. Houd er wel rekening mee dat zeer diepe nesting (5 niveaus of meer) de navigatie kan vertragen, dus probeer een balans te vinden tussen diepte en gebruiksgemak.
Q: Kan ik mappen verplaatsen of mijn structuur reorganiseren nadat deze is aangemaakt?
A: Ja, gebruik slepen en neerzetten om mappen te reorganiseren. Sleep een map naar een nieuwe locatie in de zijbalk om deze te verplaatsen, of sleep ze in een andere map om er een submap van te maken. Je kunt mappen ook uit hun bovenliggende map slepen om ze naar het hoofdniveau te verplaatsen. Alle documenten in de map verhuizen automatisch mee.
Q: Wat gebeurt er als ik een map verwijder die documenten bevat?
A: Het verwijderen van een map verwijdert de documenten erin niet. Alle documenten in de verwijderde map worden verplaatst naar het hoofdniveau van de Bibliotheek (bovenste niveau, zonder map). Je moet documenten handmatig verwijderen als je ze echt wilt wissen. Deze veiligheidsfunctie voorkomt onbedoeld gegevensverlies bij het opschonen van mappenstructuren.