Stapsgewijze instructies
Upload en verwerk het document via de module Anonimisering (zie “Hoe Anonimisering gebruiken”)
Bekijk het geanonimiseerde resultaat en identificeer termen die de AI heeft gemist
Je kunt vervolgens op twee manieren verdergaan:
Methode via Instellingen:
Klik in de detailweergave van het document op het pictogram « Schuifjes » of op de knop « Configuratie »
Het dialoogvenster voor categorieconfiguratie wordt geopend
Scroll naar de sectie « Aangepaste termen »
Klik op « Aangepaste term toevoegen »
Voer de exacte term in die geanonimiseerd moet worden:
Bedrijfsspecifiek: “Dupont Industries”, “Project Phoenix”
Locatiespecifiek: “Brussels office”, “Wallonia branch”
Gevoelige codenamen: “Operation Blue Sky”, “Deal Tango”
Herhaal dit voor alle bijkomende termen
Methode via tekstmarkering:
Markeer in het linkerpaneel een term die ook geanonimiseerd moet worden en klik op « gevoelige term toevoegen ». U kan dan kiezen of dit wordt toegepast elke keer dat dit woord is vermeld, of niet.
Zodra je je wijzigingen hebt aangebracht:
Klik op « Opnieuw anonimiseren »
Het systeem genereert het document opnieuw met de aangepaste termen vervangen
Er wordt een nieuwe versie aangemaakt, terwijl het origineel en eerdere geanonimiseerde versies behouden blijven
Controleer de bijgewerkte anonimisering
Download het document indien het resultaat correct is door op « Exporteren » te klikken.
Praktisch voorbeeld
Notaris Vincent Laurent anonimiseert een fusieovereenkomst waarin “Project Phoenix” (interne codenaam van de fusie) en “Dupont Industries Brussels headquarters” (specifieke locatie van het kantoor) worden vermeld. De AI anonimiseert correct persoonsnamen en IBAN’s, maar mist “Project Phoenix” en anonimiseert de kantoorlocatie slechts gedeeltelijk. Hij klikt op het configuratiepictogram, voegt de aangepaste termen “Project Phoenix” en “Brussels headquarters” toe (en behoudt “Dupont Industries”, aangezien de bedrijfsnaam zichtbaar moet blijven), selecteert de categorie « Aangepaste termen » en klikt op « Opnieuw anonimiseren ». Het systeem genereert het document opnieuw in 40 seconden, waarbij “Project Phoenix” en “Brussels headquarters” worden vervangen door “XXX”, terwijl de bedrijfsnaam behouden blijft zoals gevraagd. Het document is nu volledig geanonimiseerd en klaar om te worden gedeeld met externe juridische adviseurs.
Opmerkingen en beperkingen
Exacte termovereenkomst: aangepaste termen moeten exact overeenkomen met de tekst (standaard hoofdlettergevoelig)
Herverwerking vereist: het toevoegen van aangepaste termen vereist opnieuw anonimiseren (er wordt een nieuwe versie aangemaakt)
Configuratie per document: aangepaste termen gelden alleen voor het huidige document en worden niet globaal opgeslagen
Werkruimte-standaarden: standaardcategorieën van de werkruimte bevatten geen aangepaste termen (deze moeten per document worden toegevoegd)
Geen termenbibliotheek: het is niet mogelijk om vaak gebruikte aangepaste termen op te slaan voor hergebruik in andere documenten
Versiegeschiedenis: elke heranonimisering creëert een nieuwe versie (het origineel blijft altijd behouden)
Geen spellingscontrole: typefouten in aangepaste termen komen niet overeen met de documenttekst (controleer de spelling zorgvuldig)
FAQ
Q: Kan ik aangepaste termen toevoegen vóór de verwerking of moet ik het document opnieuw verwerken?
A: Je kunt aangepaste termen toevoegen vóór de eerste verwerking door tijdens het uploaden de « Anonimiseringsinstellingen » uit te klappen en ze toe te voegen in het veld « Aangepaste termen ». Als je echter na de verwerking gemiste termen ontdekt, moet je ze configureren en opnieuw anonimiseren. Opnieuw anonimiseren is snel (meestal 30–60 seconden) en alle eerdere versies blijven behouden.
Q: Worden aangepaste termen opgeslagen voor toekomstig gebruik in andere documenten?
A: Nee, aangepaste termen zijn uitsluitend per document ingesteld en worden niet globaal opgeslagen of automatisch hergebruikt in andere documenten. Elk document vereist het handmatig toevoegen van aangepaste termen. Deze beperking kan in toekomstige updates worden opgelost met een bibliotheek voor aangepaste termen op werkruimteniveau. Voorlopig is het aan te raden een tekstbestand bij te houden met veelgebruikte aangepaste termen om deze te kopiëren en plakken wanneer nodig.
Q: Kan ik vooraf zien wat er geanonimiseerd zal worden (previewmodus)?
A: Er is momenteel geen previewmodus beschikbaar. De workflow is: (1) document verwerken, (2) resultaat controleren, (3) indien nodig aangepaste termen toevoegen, (4) opnieuw verwerken. Om herverwerking te beperken, is het aan te raden een checklist te maken van veelgebruikte aangepaste termen binnen je kantoor (projectnamen, kantoorlocaties, gevoelige terminologie) en deze indien mogelijk al bij de eerste upload toe te voegen.