Stapsgewijze instructies
Origineel document downloaden:
Ga naar de module Anonimisering
Zoek het geanonimiseerde document in je lijst
Klik op het document om de detailweergave te openen
Klik bovenaan het scherm op « Exporteren »
Zoek naar de knop « Geanonimiseerde bestand downloaden »)
Het bestand wordt gedownload naar de map Downloads op je computer
Origineel openen via de Bibliotheek:
Originele documenten zijn ook toegankelijk via de module Bibliotheek
Ga naar de Bibliotheek
Zoek het document op naam
Het origineel is opgeslagen in de Bibliotheek op het moment van upload (vóór anonimisering)
Download of bekijk het document vanuit de Bibliotheek
Praktisch voorbeeld
Notaris Philippe Janssens anonimiseerde drie weken geleden een akte van nalatenschapsregeling om deze te delen met een rechtenfaculteit. Vandaag vraagt de advocaat van de cliënt om een gecertificeerde kopie met alle oorspronkelijke informatie. Hij opent de module Anonimisering, vindt het document “Estate Settlement - Dumont Family - ANONYMIZED”, klikt erop om de details te openen en kiest vervolgens de knop « Origineel downloaden ». Hij selecteert het PDF-formaat om de exacte opmaak van de akte te behouden, downloadt het document in 3 seconden en drukt het origineel af voor notariële certificatie. Het originele document is gedurende de hele periode veilig in het systeem bewaard gebleven, volledig gescheiden van de geanonimiseerde versie die extern werd gedeeld voor onderwijsdoeleinden.
Opmerkingen en beperkingen
Altijd bewaard: originele documenten worden nooit verwijderd tijdens het anonimiseringsproces
Export in meerdere formaten: PDF (behoudt opmaak) of DOCX (bewerkbaar)
Geen bewerking: het originele document kan niet worden aangepast vanuit de module Anonimisering (gebruik de Bibliotheek voor beheer)
Toegangscontrole: originele documenten respecteren de toegangsrechten van de werkruimte
Geen versiegeschiedenis: bij heranonimisering met andere instellingen bestaat slechts één originele versie (geen meerdere originelen)
Alleen downloaden: het is niet mogelijk het origineel rechtstreeks vanuit de interface te e-mailen (eerst downloaden)
Bestandsgrootte: grote originele bestanden (50 MB) kunnen langer duren om te downloaden, afhankelijk van de verbinding
FAQ
Q: Wordt het originele document verwijderd nadat ik het anonimiseer?
A: Nee, het originele document wordt nooit verwijderd tijdens het anonimiseringsproces. Het wordt opgeslagen in een aparte opslaglocatie, terwijl de geanonimiseerde versie wordt opgeslagen in de Anonimisering-omgeving. Je kunt het origineel op elk moment downloaden, zelfs jaren na anonimisering, tenzij je het handmatig verwijdert vanuit de Bibliotheek.
Q: Kan ik het origineel exporteren in een bewerkbaar formaat of alleen als PDF?
A: Je kunt het origineel exporteren als PDF (behoudt de exacte opmaak, ideaal voor archivering) of als DOCX (bewerkbaar Microsoft Word-formaat, handig voor wijzigingen). Kies het gewenste formaat tijdens het downloaden. Voor gescande PDF’s of afbeeldingen is mogelijk alleen PDF-export beschikbaar, aangezien deze formaten geen bewerkbare structuur hebben.
Q: Kan ik het origineel opnieuw exporteren als ik later een ander formaat nodig heb?
A: Ja, je kunt het originele document zo vaak als nodig opnieuw downloaden in PDF- of DOCX-formaat. Het origineel blijft permanent opgeslagen totdat je het expliciet verwijdert. Elke export is een nieuwe download van het opgeslagen origineel, zodat je eenvoudig van formaat kunt wisselen afhankelijk van je behoefte (PDF voor archivering, DOCX voor bewerking).