Naar de hoofdinhoud

Hoe maak je een nieuw 1:1-eventtype aan?

Eventtypes zijn vooraf geconfigureerde afspraakmodellen met aanpasbare duur, buffertijden, beschikbaarheidsvensters en boekingsvragen, die deelbare links genereren voor zelfbediening door cliënten.

Geschreven door Magali @Nora
Meer dan 4 maanden geleden bijgewerkt

Stapsgewijze instructies

  1. Ga naar Agenda > tabblad Gebeurtenistypes

  2. Klik op de knop “New Event Type”

  3. Configureer de gebeurtenisinstellingen:

    1. Naam: “Eerste consultatie”, “Successieplanning”, “Akte-ondertekening”

    2. Duur: selecteer minuten (15, 30, 45, 60, 90, 120 minuten)

    3. Locatie: “Kantoor”, “Online” of een aangepast adres

    4. Buffertijd vóór: minuten marge vóór de afspraak (bijv. 15 min voorbereiding)

    5. Buffertijd na: minuten marge na de afspraak (bijv. 15 min tussen afspraken)

  4. Stel beschikbaarheid in:

    1. Selecteer beschikbare dagen (ma, di, wo, do, vr)

    2. Stel tijdsvenster in (bijv. 9:00 – 17:00)

    3. Blokkeer optioneel specifieke data (vakanties, feestdagen)

  5. Voeg boekingsvragen toe voor de eindgebruiker (optioneel):

    1. “Wat is de aard van uw juridische vraag?”

    2. “Heeft u eerder met een notaris gewerkt?”

    3. Aangepaste vragen per afspraaktype

  6. Klik op “Save Event Type”

  7. Het systeem genereert een unieke boekingslink: https://app.nora.legal/agenda/book/{event-type-id}

  8. Kopieer de boekingslink

  9. Deel de link via:

    1. De knop “Consultatie boeken” op de kantoorwebsite

    2. E-mailhandtekening

    3. Sociale-mediaprofielen

    4. Cliëntcommunicatie


      ​

Praktisch voorbeeld

Notaris Marie Lefevre maakt een gebeurtenistype “Eerste consultatie” aan om de intake van nieuwe cliënten te stroomlijnen. Ze stelt de duur in op 30 minuten, locatie “Kantoor”, buffertijd van 15 minuten vóór en na (voorkomt afspraken achter elkaar), beschikbaarheid maandag-vrijdag 9:00-17:00 (lunchpauze 12:00-13:00 geblokkeerd), en voegt één vraag toe: “Beschrijf kort uw juridische kwestie (vastgoed, nalatenschap, vennootschap, anders)”. Ze slaat op en ontvangt de link https://app.nora.legal/agenda/book/abc123. Ze plaatst deze link op de website van het kantoor en in haar e-mailhandtekening. Nieuwe cliënten klikken op de link, zien beschikbare tijdsloten (rekening houdend met buffertijden), kiezen datum en tijd, vullen hun gegevens in en boeken automatisch. Marie ontvangt een melding, de afspraak verschijnt in haar Nora.Legal- en Google-agenda, en zij komt voorbereid aan omdat zij de juridische behoefte van de cliënt kent. Dit bespaart 10 tot 15 telefoontjes per week voor het plannen van afspraken.
​

Opmerkingen en beperkingen

  • Publieke boekingslink: iedereen met de link kan boeken – geen authenticatie vereist

  • Beschikbaarheid houdt rekening met bestaande afspraken: het systeem voorkomt dubbele boekingen

  • Buffertijden afgedwongen: cliënten kunnen niet boeken binnen buffertijden rond bestaande afspraken

  • Geen betalingsintegratie: alleen gratis boekingen – geen voorschotten of kosten innen

  • Enkelvoudig beschikbaarheidsvenster: geen verschillende uren per dag (bijv. ma 9-17, di 10-18) – maak aparte gebeurtenistypes

  • Goedkeuringsworkflow: boekingen zijn onmiddellijk bevestigd, tenzij anders ingesteld

  • Permanente link: links verlopen niet, maar kunnen worden gedeactiveerd door het gebeurtenistype uit te schakelen

  • Aantal vragen: maximaal 2-3 vragen aanbevolen om wrijving te vermijden

  • Geen cliëntgeschiedenis: eerdere boekingen van dezelfde cliënt worden niet herkend

  • Automatische tijdzoneherkenning: de tijdzone van de browser van de cliënt wordt automatisch gedetecteerd


FAQ

Q: Kunnen cliënten mijn volledige agenda zien of alleen beschikbare tijdsloten?

A: Cliënten zien alleen beschikbare tijdsloten, niet je volledige agenda of geblokkeerde tijden. Het systeem toont uitsluitend open slots die overeenkomen met je beschikbaarheid, buffertijden respecteren en conflicten vermijden. Cliënten zien geen details van andere afspraken, enkel boekbare tijden.

Q: Kan ik verschillende beschikbaarheden instellen per gebeurtenistype (bijv. consultaties ma-wo, ondertekeningen do-vr)?

A: Ja, elk gebeurtenistype heeft eigen beschikbaarheidsinstellingen. Maak aparte gebeurtenistypes met verschillende vensters: “Eerste consultatie” (ma-wo 9-17), “Akte-ondertekening” (do-vr 10-16). Deel de juiste link afhankelijk van de behoefte van de cliënt.

Q: Hoe schakel ik een gebeurtenistype uit of pauzeer ik het tijdelijk?

A: Ga naar Agenda > Gebeurtenistypes, zoek het type in de lijst en zet de schakelaar “Active” op OFF (of klik op “Disable”). De boekingslink toont dan “Dit gebeurtenistype is momenteel niet beschikbaar” aan cliënten. Je kunt het op elk moment opnieuw activeren. Handig tijdens vakantieperiodes of bij volledige bezetting.

Was dit een antwoord op uw vraag?