Stapsgewijze instructies
Ga naar de module Agenda
Klik op de knop “Nieuwe groepspeiling” of “Groepsbeschikbaarheid”
Voeg deelnemers toe:
Voer e-mailadressen in: client1@email.com, client2@email.com, colleague@office.be
Je kunt 3–20 deelnemers toevoegen (aanbevolen maximum 10 voor praktische coördinatie)
Stel datum-/tijdopties voor:
Klik op “Optie toevoegen” voor elk voorgesteld tijdslot
Aanbevolen: 3–5 opties voor het beste resultaat
Voeg gebeurtenisdetails toe:
Titel: “Boedelafwikkelingsmeeting – Familie Dumont”
Duur: 90 minuten
Locatie: “Kantoor” of “Online” of adres
Vergaderlink: Zoom/Teams-URL (optioneel)
Beschrijving: agenda, voorbereidingsinstructies
Klik op de knop “Deelbare link kopiëren”
Je kunt een e-mail sturen naar alle deelnemers met een unieke antwoordlink
Deelnemers ontvangen een e-mail: “Je bent uitgenodigd om te stemmen over het meetingtijdstip voor [Event Title]”
Elke deelnemer klikt op de link, ziet de voorgestelde opties en markeert beschikbaarheid
Het live resultatenoverzicht wordt in real time bijgewerkt voor de maker van de peiling
Het dashboard toont het aantal beschikbare deelnemers per optie (bijv. “5 van de 6 deelnemers beschikbaar”)
Wanneer er consensus is (iedereen of de meesten beschikbaar voor één slot), kiest de maker de winnende optie
Klik op de knop “Peiling sluiten” en stuur een bevestigingsmail naar de deelnemers
(Binnenkort): de gebeurtenis wordt automatisch aangemaakt in de agenda’s van de deelnemers en er wordt ook een bevestigingsmail verstuurd.
Praktisch voorbeeld
Notaris Philippe Laurent moet een boedelafwikkelingsmeeting plannen met 5 partijen: 3 erfgenamen, 1 executeur en zichzelf. Hij maakt een groepspeiling met alle 5 e-mailadressen, stelt 3 opties voor (15 nov om 14:00, 16 nov om 10:00, 17 nov om 15:00), voegt titel “Dumont boedelafwikkeling – definitieve verdeling” toe, duur 120 minuten en locatie “Kantoor – Conferentieruimte”. Hij verstuurt de peiling. Binnen 48 uur geven deelnemers hun beschikbaarheid aan. Het live dashboard toont: Optie 1 (3/5 beschikbaar – executeur niet beschikbaar), Optie 2 (5/5 beschikbaar – perfect!), Optie 3 (4/5 beschikbaar). Hij kiest Optie 2 (16 nov om 10:00), klikt op “Meeting plannen”, en de gebeurtenis wordt automatisch aangemaakt in alle 5 agenda’s. Wat normaal 20+ e-mails en 3 dagen afstemming zou kosten, is met één peiling in 48 uur opgelost.
Opmerkingen en beperkingen
Geen authenticatie vereist: deelnemers hebben geen Nora.Legal-account nodig – stemmen via e-maillink
Zichtbaarheid van stemmen: deelnemers zien meestal elkaars antwoorden niet (organisator ziet alles)
Geen gewogen stemmen: alle stemmen tellen gelijk
Geen ‘misschien’-optie: alleen beschikbaar/niet beschikbaar
Handmatige selectie: de peiling plant niet automatisch – organisator moet de winnende optie kiezen
Geen kalenderintegratie voor stemmers: deelnemers controleren hun agenda handmatig – het systeem checkt hun beschikbaarheid niet automatisch
Vervaldatum: peilingen kunnen een vervaldatum hebben (instelbaar, meestal 7 dagen)
Geen opties toevoegen na verzending: tijdsloten kunnen niet worden aangepast nadat de peiling is verstuurd (nieuwe peiling nodig)
Geen terugkerende peilingen: elke peiling is voor één meeting
Afhankelijk van e-mail: deelnemers moeten hun e-mail openen en op de link klikken
FAQ
Q: Kunnen deelnemers elkaars antwoorden zien of is het anoniem?
A: In de meeste implementaties is stemmen privé – deelnemers kunnen de antwoorden van andere deelnemers niet zien. Alleen de maker (organisator) ziet het live dashboard met alle stemmen. Dit voorkomt bias waarbij mensen hun stem aanpassen op basis van anderen. Als je publieke zichtbaarheid nodig hebt, controleer dan je specifieke Nora.Legal-configuratie.
Q: Wat als geen enkel tijdstip voor iedereen werkt – wat doe ik dan?
A: Als geen enkele optie 100% beschikbaarheid heeft, kies dan de optie met de hoogste opkomst (bijv. 4 van de 5 beschikbaar). Neem vervolgens handmatig contact op met de niet-beschikbare deelnemer(s) om af te stemmen: (1) kunnen ze hun planning aanpassen, (2) is hun aanwezigheid optioneel, of (3) moet je nieuwe opties voorstellen via een tweede peiling? Het systeem toont beschikbaarheidsaantallen om je beslissing te ondersteunen.
Q: Kan ik extra tijdslotopties toevoegen nadat de peiling is verstuurd?
A: Nee, zodra de peiling is verstuurd, zijn de voorgestelde opties vergrendeld. Je kunt tijdsloten niet toevoegen, verwijderen of wijzigen nadat deelnemers begonnen zijn met stemmen. Als je andere opties nodig hebt, moet je een nieuwe peiling aanmaken en deelnemers informeren. Best practice: denk vooraf goed na en stel 4–5 opties voor om de kans op consensus te maximaliseren.