Stapsgewijze instructies
Ga naar de module Modellen
Klik op de knop “Nieuw model”
Vul de modelgegevens in:
Naam: beschrijvende naam (bijv. “Liquidatieakte – Standaard”, “Verkoopcontract onroerend goed – Residentieel”)
Categorie: selecteer uit de keuzelijst:
Notariële aktes
Contracten
Clausules
Brieven
Of maak een nieuwe categorie aan
Beschrijving: licht het doel en gebruik van het model toe (bijv. “Standaard liquidatieakte voor Belgische SA/NV-vennootschappen met 18 variabelen”)
Voeg de inhoud van het model toe: plak de tekst van een bestaand document
Klik op “Model opslaan”
Het model is onmiddellijk beschikbaar in de modellenbibliotheek
Praktisch voorbeeld
Senior notaris Marie Lefevre maakt een standaard liquidatiemodel voor haar kantoor op basis van haar meest recente succesvolle akte. Ze klikt op “Nieuw model”, noemt het “Liquidatieakte – Standaard”, selecteert de categorie “Notariële aktes” en voegt de beschrijving toe “Standaard liquidatieakte voor Belgische SA/NV-vennootschappen – bevat een fiscale optimalisatieclausule en verplichtingen inzake kennisgeving aan schuldeisers”. Ze plakt de inhoud van haar liquidatieakte van 8 pagina’s met 18 variabelen verspreid over het document: {{company_name}}, {{registration_number}}, {{liquidator_name}}, {{liquidation_date}}, {{registered_office_address}}, {{share_capital}}, {{creditor_count}}, {{asset_value}}, {{liability_total}}, {{settlement_amount}}, {{tax_id}}, {{commercial_court}}, {{publication_date}}, {{assembly_date}}, {{notary_name}}, {{notary_office}}, {{witness_1_name}}, {{witness_2_name}}. Alle 7 notarissen in haar kantoor kunnen dit model nu gebruiken, waardoor de opmaak van een liquidatieakte wordt teruggebracht van 2 uur naar 15 minuten.
Opmerkingen en beperkingen
Variabelenformaat: variabelen worden het best herkend wanneer ze de ondersteunde syntaxis {{variable_name}} volgen. De module is echter ontworpen om automatisch spaties en velden te herkennen waar een variabele moet worden geïdentificeerd
Geen formules: variabelen zijn eenvoudige tekstvervangingen – er kunnen geen berekeningen of logica worden uitgevoerd
Inhoudsformaat: platte tekst of basisopmaak – complexe tabellen of opmaak worden mogelijk niet correct behouden
Geen upload van meerdere documenten: modellen moeten één voor één worden aangemaakt (geen bulkimport)
Modelgrootte: geen gedocumenteerde limiet, maar het is aanbevolen om onder 50 pagina’s te blijven voor optimale prestaties
Geen modelvalidatie: het systeem controleert niet of variabelen logisch of volledig zijn
Vrije tags: geen vooraf gedefinieerde taglijst – je maakt zelf tags aan
Categoristructuur: het is niet mogelijk geneste categorieën aan te maken (slechts één niveau)
Onmiddellijke beschikbaarheid: modellen zijn meteen actief na creatie (geen goedkeuringsworkflow)
FAQ
Q: Welke bestandsformaten kan ik gebruiken voor modellen?
A: Het document moet een Word-bestand (DOCX) zijn.
Q: Hoe voeg ik variabelen toe aan mijn model?
A: Zodra je het model hebt geopend, kun je een variabele toevoegen door aan de rechterkant van het scherm op “variabele toevoegen” te klikken. Je kunt ook bestaande variabelen rechtstreeks in de tekst slepen als deze al in je variabelenbibliotheek bestaan.
Q: Kan ik modellen maken op basis van bestaande documenten in mijn Bibliotheek?
A: Niet rechtstreeks – er bestaat geen knop “Model maken op basis van bibliotheekdocument”.