Stapsgewijze instructies
Ga naar de module Modellen
Zoek het model dat je wilt bewerken:
Blader per categorie
Zoek op naam of trefwoord
Filter op auteur of datum
Klik op de knop “Bewerken” (of het potlood-icoon)
Wijzig de onderdelen van het model:
Naam: pas de modelnaam aan indien nodig
Categorie: wijzig de categorie-indeling
Beschrijving: herzie de beschrijving voor meer duidelijkheid
Inhoud: bewerk de modeltekst:
Verouderde clausules bijwerken
Nieuwe secties toevoegen
Verouderde inhoud verwijderen
Typefouten of opmaak corrigeren
Variabelen & Clausules:
Toevoegen: voeg {{new_variable}} toe in de inhoud of voeg deze toe via de instellingen aan de rechterzijde.
Wijzigen: klik op de variabele en wijzig de naam (werkt alle voorkomens bij)
Verwijderen: klik op de variabele en verwijder deze.
Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Alle leden van de werkruimte zien het bijgewerkte model bij hun volgende toegang
Geen versiegeschiedenis: de vorige versie wordt overschreven (tenzij versiegeschiedenis is ingeschakeld)
Lopende ontwerpen ongewijzigd: documenten die al uit de oude versie van het model zijn aangemaakt, worden niet automatisch bijgewerkt.
Praktisch voorbeeld
Kantoormanager Sophie Laurent ontdekt dat het gedeelde model “Liquidatieakte – Standaard” een verouderde fiscale clausule bevat die verwijst naar de regelgeving van 2022. Het Belgische vennootschapsrecht is in 2024 gewijzigd en vereist nieuwe openbaarmakingsverplichtingen. Ze opent het model, klikt op Bewerken, navigeert naar de fiscale clausule (paragraaf 8), werkt de tekst bij om te verwijzen naar de regelgeving van 2024 en voegt de nieuwe openbaarmakingsverplichting toe, voegt een nieuwe variabele {{disclosure_statement}} toe voor de vereiste tekst en werkt de beschrijving bij met “Bijgewerkt voor wijzigingen in het Belgische vennootschapsrecht 2024”. Ze slaat op. Alle 8 notarissen van het kantoor zien het bijgewerkte model onmiddellijk wanneer ze het opnieuw invoegen in Slimme redactie. Junior notaris Thomas, die het oude model de dag voordien gebruikte, bekijkt zijn ontwerp en past de fiscale clausule handmatig aan volgens de nieuwe standaard. Toekomstige ontwerpen gebruiken automatisch de conforme versie.
Opmerkingen en beperkingen
Geen versiegeschiedenis: bewerken overschrijft de vorige versie – geen mogelijkheid tot terugdraaien (tenzij versiegeschiedenis afzonderlijk is ingeschakeld)
Onmiddellijk effect: wijzigingen zijn meteen van kracht – alle gebruikers zien het bijgewerkte model bij de volgende toegang
Geen goedkeuringsworkflow: iedereen met bewerkingsrechten kan gedeelde modellen aanpassen zonder controle
Lopende ontwerpen ongewijzigd: documenten die al uit het model zijn aangemaakt, worden niet automatisch bijgewerkt – handmatige aanpassing is vereist
Wijziging van variabelenaam: het hernoemen van een variabele verbreekt deze voor documenten met de oude naam (nieuwe aparte variabele)
Geen wijzigingslog: er is geen auditlog die toont wat wanneer of door wie is gewijzigd (tenzij auditfunctie is ingeschakeld)
Niet terug te draaien: om wijzigingen ongedaan te maken moet je het model handmatig terug aanpassen (tenzij vooraf een back-up werd bewaard)
Conflicten bij gelijktijdig bewerken: als meerdere gebruikers tegelijk bewerken, geldt de laatste opslag (geen conflictresolutie)
FAQ
Q: Worden lopende ontwerpen die het oude model gebruiken automatisch bijgewerkt naar de nieuwe versie?
A: Nee, documenten die al uit een model zijn aangemaakt, zijn onafhankelijke kopieën en worden niet automatisch bijgewerkt wanneer het model verandert. Als je updates wilt toepassen op bestaande ontwerpen, moet je deze handmatig aanpassen. Dit voorkomt onverwachte wijzigingen in lopend werk. Alleen nieuwe documenten die na de wijziging worden aangemaakt, gebruiken de bijgewerkte versie.
Q: Is er versiegeschiedenis zodat ik kan zien wat er is gewijzigd?
A: Standaard houden de meeste configuraties geen versiegeschiedenis bij – het bewerken van een model overschrijft de vorige versie zonder historiek. Sommige configuraties kunnen versiegeschiedenis als aparte functie hebben. Best practice: maak vóór grote wijzigingen een kopie of exporteer het huidige model als back-up (bijv. “Liquidatieakte – Standaard – v1 back-up”).
Q: Wie kan modellen bewerken – alleen de maker of iedereen in de werkruimte?
A: Standaard kan iedereen de modellen bewerken.