Управлението на фактури може да бъде времеемко, особено за бизнеси, които обработват големи обеми документи. Nula.bg предлага усъвършенствано решение чрез своята технология за оптично разпознаване на текст (OCR), която автоматизира сканирането и обработката на фактури. Тази функция спестява време, намалява грешките и гарантира, че бизнесите поддържат точни финансови записи.
1. Какво представлява OCR технологията?
OCR, или оптично разпознаване на символи, е технология, която разпознава и извлича текст от сканирани документи. OCR модулът на Nula.bg е проектиран специално за фактури, позволявайки на потребителите да качват изображения или PDF файлове, които системата автоматично обработва, за да извлече съответните данни като суми, дати и детайли на доставчика.
2. Ползи от използването на OCR за управление на фактури:
• Спестяване на време: Автоматизирането на процеса на сканиране и извличане на данни значително ускорява обработката на фактури.
• Намаляване на грешки: Ръчните грешки при въвеждане на данни са сведени до минимум, което подобрява точността на финансовите записи.
• Проследяване в реално време: Потребителите могат да следят статуса на фактурите в реално време, което гарантира навременната им обработка и записване.
3. Интеграция на OCR с други функции:
OCR възможностите на Nula.bg са интегрирани с други функции на платформата, като синхронизация на банкови транзакции и изчисляване на ДДС. След като фактурите са обработени, те могат да се свържат директно с банковите транзакции, което улеснява управлението на плащанията и ДДС отчетността.
С OCR технологията на Nula.bg бизнесите могат да автоматизират важен аспект от своите счетоводни процеси, подобрявайки ефективността и намалявайки риска от грешки. Тази функция е особено полезна за компании, които обработват големи обеми фактури, позволявайки им да се съсредоточат върху растежа, а не върху административни задачи.
Кои абонаменти включват OCR модул?
OCR модулът е включен в абонаментите: OCR Plan, Business Start, Business Premium(които са подходящи за малки/средни бизнеси), също е включен в Accounting Plan, който е създаден специално за счетоводни кантори. Клиентите на счетоводни кантори, които използват Viewer Plan също могат да се възползват от автоматизираното сканиране на покупни фактури като те те използват кредитите, които са налични в абонамента на профила на счетоводителят, който ги обслужва.
Как да работи OCR системата?
Кратък видео урок може да видите тук:
Има няколко варианта да използвате OCR модула, спрямо начина на качване на файл в системата.
Първият начин е да изпращате фактура по имейл, прикачена в PDF формат на invoce@nula.bg. Като получи имейла с фактурата Ви, системата разчита получателя-Вашата фирма и я качва директно във Вашия профил, готова за проверка и съхранение.
За този метод на получаване на фактури препоръчваме да създадете имейл адрес, на който клиенти/доставчици да Ви изпращат фактурите и той да е настроен да препраща към inovice@nula.bg. За да е осигурено получаването на имейли с прикачени фактури препоръчваме да добавите имейла, който сте създали за фактури като потребител във Вашия профил в NULA.
Другият начин е да качите PDF файл от Вашето устройство или да направите снимка директно през камера. След като е качен документа трябва да проверите извлечената информация и да съхраните ако всичко е наред.
След като качите файла ще ви излязат полетата с данни, които извлича системата.
Винаги препоръчваме да ги проверите преди съхранение.
Софтуерът позволява да извлечете информация за артикулите от разходната фактура, за да ги впише в склад. Това става като след качване изберете бутона "Сканирай артикули"
Видео насоки:
При грешно разчитане трябва да поправите грешката в отбелязаното поле и след това да съхраните.
Функция, която е налична е и качването на множество фактури в един единствен PDF файл. За да я активирате и да се възползвате от разчитането на голямо количество фактури наведнъж, за да спестите ръчната си работа трябва да изберете бутона над главния прозорец в OCR модула.
След съхранение на документи от OCR, ще ги намерите с всички данни в модул покупки. Ако на фактурата е отбеляза начин на плащане банка системата издава платежно нареждане автоматично и го навързва с фактурата.
Кои абонаменти включват OCR и каква е цената?
OCR модулът е включен в абонаментите: OCR Plan(9€), Business Start(€19), Business Premium(€49)-за юридически лица, Accounting(€99)-за счетоводни къщи и Viewer Plan(€1.99)-за клиенти на счетоводни кантори.
При регистрация към абонамент за юридическо лице(Business Start, Business Premium) получавате 50 сканирания, които се подновяват всеки месец. Към абонамент OCR Plan има включени 200 сканирания. Към Счетоводен абонамент са 500. Имайте предвид,че тези бройки сканирания са фиксирани и се подновяват всеки месец. Ако са ви нужни повече сканирания може да си закупите в платформата в OCR модула. Цените за допълнителни кредити за сканиране са описани тук. При купуване на допълнителен пакет сканирания имате възможност да ги използвате до изчерпване на количествата.
Пример: Използвам абонамент Business Start - първия месец съм използвала 45 сканирания, на следващия се зареждат 50 налични наново(имам общо 50 сканирания на втория месец), изразходвам ги, и защото не са ми стигнали решавам да закупя още 100 сканирания. Използвам 10 от тях до края на месеца. След началото на следващия месец ще получа нови 50 и 90-те останали от допълнителния ми пакет.
Уточнения:
Системата отчита брой сканиране след съхранение на документа;
Ако фактура е съставена от две или повече страници системата я разчита като два отделни документа, тоест две отделни сканирания.
При покупка на допълнителни сканирания те се запазват до изчерпване, а не се подновяват месец за месец.
Препоръчваме да използвате масовото наливане на фактури с документи, които са една страница.