Asiakasprofiilin Kalenteri-välilehdeltä pääset muokkaamaan ja luomaan uusia asiakkaan käyntejä.
Vinkiksi ennen työn aloittamista:
Kunkin asiakkaan omasta kalenterista näet kätevästi yhden asiakkaan kaikki yksittäiset ja toistuvat käynnit helposti. Näin voit varmistaa, että kaikki kyseisen asiakkaan kanssa sovitut käynnit, toistuvuudet ja mahdolliset poissaolot on kalenteroitu oikein.
Yleinen Käyntisuunnittelu-näkymä puolestaan auttaa hallinnoimaan käyntien jakamisen kokonaisuutta kaikkien asiakkaiden, työntekijöiden ja poissaolojen osalta.
Luo käyntejä
1. Siirry asiakkaan kalenteriin: Ihmiset > Asiakkaat > (haluttu asiakas) > Kalenteri.
2. Klikkaa valitsemaasi ajankohtaa kalenterista hiirellä, jolloin käynti-ikkuna tulee näkyviin:
3. Perustiedot-välilehdeltä pääset määrittämään käynnille hoitajan, suunnitellun kellonajan sekä kuvauksen ohjeistamaan mitä käynnillä tulisi tehdä.
Huomaa myös seuraavat kentät:
Käynnillä voi olla Joustava alku, joka mahdollistaa käynnin alkamisen tietyn ajanjakson sisällä (esim. 30 minuutin sisällä alkamisajasta).
Tehtävät ovat erilaisia toimenpiteitä, jotka työntekijä kuittaa tehdyiksi. Järjestelmässä on valmiina Nursebuddyn oletustehtäviä (esim. erilaisiin mittauksiin tai kodin siisteyteen liittyen), mutta voit piilottaa tarpeettomia näkyvistä sekä luoda yrityksellesi omia tehtäviä.
Vaaditut osaamiset (laitetaan päälle Asetuksista): voit yhdistää tiettyihin käynteihin osaamisvaatimuksia (esim. pistokset, kielitaito, haavanhoito), jolloin vain tämän osaamisen hallitsevat työntekijät voivat hoitaa käynnin.
Tarvittava hoitajamäärä: käynnillä voi olla yksi tai useampia hoitajia, joista yksi on käynnin pääasiallinen hoitaja joka tekee kirjaukset ja kuittaa käynnin tehtävät. Muut hoitajat voivat tarvittaessa lisätä käyntiin omat muistiinpanonsa.
Vastuuhoitaja on tieto, joka nopeuttaa käyntien jakamista. Käynti jaetaan ensisijaisesti aina tässä määritetylle vastuuhoitajalle.
Laskutettava ja Käynnin tuote helpottavat työtäsi laskutusvaiheessa. Jokainen käynti voidaan jyvittää omaan "koriinsa" ja kohdentaa oikealle laskutettavalle taholle (esim. tietty käynti palvelusetelille ja toiset käynnit itsemaksettaviksi).
4. Toistuvuus-välilehdellä voit luoda useamman käynnin kerralla, mikäli käynti toistuu useampana päivänä. Toistuvat käynnit tunnistat jatkossa käyntilaatikossa olevasta ympyrän muotoisesta nuolesta.
Esimerkiksi: Anitan luoda käydään joka maanantaiaamu klo 08:00 antamassa lääkkeet. Tässä tapauksessa valitse ensin Valitse päivät ja sieltä haluttu viikonpäivä. Määritä sen jälkeen toistuvuussäännöksi 1 viikon välein. Jos palvelu on voimassa toistaiseksi, päättymispäivää ei tarvitse valita.
5. Tallenna lopuksi käynti klikkaamalla Lisää-painiketta.
Käynti-ikkunalla näkyviä muita välilehtiä et tarvitse vielä. Ne ovat tärkeitä operatiivisessa vaiheessa, kun tarkistat kuinka käynti toteutui ja mitä toimenpiteitä siihen sisältyi eri vaiheissa:
SecureVisit: täältä voit varmistaa, että käynti alkoi ja päättyi oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. Lue lisää hoitajan sijaintiin liittyvistä asetuksista >
Muutoshistoria: täältä näet mm. kuka jakoi käynnin, kuka aloitti/lopetti sen, mitä muutoksia käyntiin tehtiin ja mitä kirjauksia käyntiin liitettiin:
Käyntikalenterin tarkastelu
Asiakkaan viikko erilaisine käyntiaikoineen voisi näyttää esim. tältä:
Voit avata käynnin kalenterista klikkaamalla sitä hiirellä. Tällöin voit halutessasi muokata, poistaa tai tehdä kopion kyseisestä käynnistä. Muokkaamalla voit esim. täydentää käynnin ohjeita tai lisätä/poistaa siltä tehtäviä.
Jos käynnille on määriteltynä toistuvuus, muokkaus ja poisto on mahdollista kohdentaa vain kyseiseen käyntiin tai vaihtoehtoisesti kaikkiin tuleviin käynteihin.
Kalenterin alta voit nähdä kuinka monta tuntia näkyvillä olevista käynneistä hoitajat ovat raportoineet tehdyksi mobiilisovelluksellaan.
Asiakkaan käynnin muokkaaminen tai siirtäminen
Jos käyntiä tarvitsee siirtää toiselle päivälle, se onnistuu kätevimmin suoraan juuri asiakkaan Kalenterista.
Silloin kun käynti on tulevaisuudessa olevalla päivällä, voit siirtää käyntiä päivältä toiselle hiirellä raahaamalla.
Huomaa, että jos käynti on jo jaettuna hoitajalle, hoitaja tulee ensin vapauttaa käynniltä ja tehdä siirto vasta sen jälkeen. Muista jakaa käynti sitten uudelleen!
Jos menneisyydessä ollutta, jo tehdyksi kuitattua käyntiä on tarpeen muokata jälkikäteen esim. virheiden korjaamiseksi, se tapahtuu Nursebuddyn Käynnit Lista -raportilta. Lue tarkemmat ohjeet erilaisiin tilanteisiin.
Asiakkaan poissaolotiedon lisääminen
Asiakkaan poissaolot löytyvät asiakasprofiilissa Kalenteri-välilehden vasemmasta laidasta.
Klikkaa mustaa plus-painiketta.
Määritä poissaololle syy sekä alku- ja loppupäivät ja kellonajat.
Klikkaa Lisää-painiketta.
Näet ilmoituksen, mikäli hoitajille oli jo jaettu käyntejä poissaolon ajalle. Klikkaa Vapauta-painiketta poistaaksesi käynnit hoitajan työlistalta:
Tämän jälkeen määritetty poissaolojakso muuttaa asiakkaan kalenterin harmaaksi kyseisille päiville ja sille ajalle ei pysty jakamaan käyntejä. Tallennetut toistuvat käynnit eivät katoa kalenterista, vaan jatkuvat entisellään poissaolojakson jälkeen, kunnes teet niihin muita muutoksia.
Muokkaa poissaolotietoa
Jos poissaololle ei ole ennalta tiedossa tarkkaa päättymispäivää (esim. pitempien sairaalajaksojen vuoksi), voit joko antaa sille arvioidun päättymispäivän tai jättää päättymispäivän kokonaan avoimeksi.
Jotta käyntejä voidaan jälleen jatkaa, klikkaa poissaolotietoa tai asiakkaan kalenteria ja muokkaa päättymispäivä tilanteen mukaiseksi.