L'import de masse permet aux administrateurs Workleap d'ajouter ou de mettre à jour plusieurs utilisateurs dans Workleap à l'aide d'un fichier XLSX (Excel). C'est utile lors de l'intégration d'un grand nombre d'utilisateurs ou de la mise à jour de comptes existants et de leurs affectations d'équipe.
Comment fonctionne l'import de masse
Vous téléchargez d'abord un gabarit XLSX prédéfini directement depuis la plateforme Workleap. Ensuite, après avoir saisi ou mis à jour les données des utilisateurs, vous téléversez de nouveau le fichier pour appliquer les modifications.
Conseil : Workleap identifie les utilisateurs par leur adresse courriel. Si une adresse correspond à un utilisateur existant, son profil est mis à jour. Si aucune correspondance n’est trouvée, un nouvel utilisateur est créé.
Que puis-je faire avec l’import de masse ?
Utilisez l’import de masse pour :
Créer de nouveaux comptes utilisateurs.
Mettre à jour les propriétés des utilisateurs.
Changer les adresses courriel des utilisateurs (si votre fichier contient une colonne Nouveau courriel).
Ajouter des utilisateurs à des équipes par l’entremise de leur gestionnaire.
Ajuster l’accès aux produits.
Et plus encore.
Remarque : Le fichier ne permet pas d’attribuer ni de modifier des rôles. Les nouveaux utilisateurs reçoivent le rôle Employé. Pour modifier des rôles, accédez à Utilisateurs, sélectionnez les utilisateurs, puis cliquez sur Gérer les roles.
Télécharger le fichier d’importation
Connectez-vous à Workleap et accédez à Paramètres > Utilisateurs et Équipes > Import de masse.
Cliquez sur Télécharger le fichier à l’étape 1.
Ouvrez le fichier members.xlsx téléchargé dans un éditeur de tableur comme Microsoft Excel.
Vous pouvez aussi ouvrir cette page depuis Utilisateurs > Ajouter des utilisateurs > Fichier Excel.
Remarque : Seuls les administrateurs peuvent accéder à l’import de masse. Si vous n’êtes pas administrateur, l’import de masse n’apparaît pas dans le menu latéral.
Modifier vos données
Le fichier d’importation contient les données des utilisateurs et leurs propriétés dans votre compte Workleap. Chaque colonne correspond à une propriété et chaque ligne représente un utilisateur. Les en-têtes de colonnes suivent votre langue de l’application. Le téléversement accepte les en-têtes en français ou en anglais, mais ne les mélangez pas dans un même fichier.
Modifiez le fichier d’importation pour effectuer les actions suivantes via l’import de masse :
Créer de nouveaux utilisateurs
Ajoutez une nouvelle ligne dans le fichier d’importation et saisissez l’adresse courriel du nouvel utilisateur dans la colonne Courriel et son prénom dans la colonne Prénom.
Les nouveaux utilisateurs reçoivent le rôle Employé. Ils sont créés, mais pas invités, à moins que vous ne cochiez la case d’invitation à l’étape 4 (décochée par défaut). Ils s’affichent donc avec le statut Créé.
Désactiver ou supprimer un utilisateur
Supprimer une ligne du fichier d’importation ne fait rien par défaut. L’étape 4 propose deux cases qui agissent sur les utilisateurs absents du fichier, toutes deux décochées par défaut : l’une désactive les utilisateurs Actifs absents du fichier, l’autre supprime les utilisateurs Créés ou Invités absents du fichier.
Les utilisateurs désactivés conservent leurs données et peuvent être réactivés plus tard. Les utilisateurs supprimés sont retirés avec leurs données.
Les administrateurs ne sont jamais désactivés ni supprimés par ces cases.
Important : Les cases de désactivation et de suppression s’appliquent aux utilisateurs Actifs, Créés et Invités qui ne figurent pas dans le fichier, sauf les administrateurs. Avec un fichier partiel ou filtré, les cocher désactive ou supprime tous ces utilisateurs.
Ajouter un utilisateur à une équipe
Saisissez l’adresse courriel du gestionnaire d’équipe dans la colonne Courriel du gestionnaire d’équipe (crée des équipes) de chaque utilisateur. Cette colonne est vide dans le fichier téléchargé : ne la remplissez que pour les personnes qui doivent faire partie d’une équipe.
Le fichier crée une équipe par gestionnaire, nommée d’après lui (par exemple Équipe de Alex Martin). Le gestionnaire gère l’équipe, et les utilisateurs listés sous lui en sont les membres.
Chaque téléversement réinitialise cette équipe pour qu’elle corresponde au fichier : les utilisateurs ou gestionnaires ajoutés à la main sont retirés.
Si vous remplacez un gestionnaire dans le fichier, le nouveau gestionnaire obtient une nouvelle équipe. L’ancienne équipe est conservée, et reste telle quelle si plus personne dans le fichier ne pointe vers l’ancien gestionnaire. Ajouter le nouveau gestionnaire à l’ancienne équipe à la main ne fait pas en sorte que le téléversement la réutilise.
Si quelqu’un retire à la main le gestionnaire du fichier de l’équipe, l’équipe n’est plus liée au fichier et le téléversement suivant crée une nouvelle équipe pour ce gestionnaire.
Si vous supprimez l’une de ces équipes alors que son gestionnaire figure toujours dans le fichier, le téléversement suivant en crée une nouvelle.
Les équipes que vous créez vous-même ne sont jamais associées, même avec le même nom. Un nom modifié à la main est conservé.
La colonne Gestionnaire immédiat(e) est différente : elle est préremplie dans le fichier téléchargé, indique à qui un utilisateur rend des comptes et ne crée pas d’équipe.
Remarque : Pour ajouter un utilisateur à plusieurs équipes, accédez à son profil utilisateur dans Workleap.
Mettre à jour les adresses courriel des utilisateurs
Si votre fichier contient une colonne Nouveau courriel, saisissez-y la nouvelle adresse pour mettre à jour l'adresse courriel d'un utilisateur. L'utilisateur est identifié par son adresse courriel actuelle dans la colonne Courriel.
Le comportement dépend du statut de l'utilisateur :
Les utilisateurs Actifs reçoivent une demande de confirmation à la nouvelle adresse courriel. L'adresse n'est mise à jour qu'une fois que l'utilisateur clique sur le lien de confirmation. Une notification est également envoyée à l'adresse courriel actuelle.
Les utilisateurs Invités voient leur adresse courriel mise à jour immédiatement et reçoivent une nouvelle invitation par courriel à la nouvelle adresse.
Les utilisateurs Créés et Désactivés voient leur adresse courriel mise à jour directement.
Remarque : Si la cellule Nouveau courriel est vide pour une ligne, aucun changement d'adresse courriel n'est appliqué. Les autres modifications sur cette ligne s'appliquent quand même.
Règles de validation
Si la valeur de Nouveau courriel correspond à l'adresse actuelle de l'utilisateur, le changement d'adresse est ignoré. Les autres modifications sur cette ligne s'appliquent quand même.
L'adresse dans Nouveau courriel doit être valide et ne pas déjà être utilisée par un autre utilisateur. Sinon, elle est signalée à l’écran de vérification et vous devez la corriger d’abord.
Si la même valeur de Nouveau courriel apparaît sur plus d'une ligne, aucun de ces changements n’est appliqué tant que vous n’avez pas corrigé le fichier.
Les utilisateurs appartenant à plusieurs espaces de travail ne peuvent pas voir leur adresse courriel modifiée via ce processus.
Un Nouveau courriel sur votre propre ligne est ignoré : vous ne pouvez donc pas modifier votre propre adresse courriel avec le fichier. Les autres modifications sur votre ligne s’appliquent quand même. Pour changer votre propre adresse courriel, demandez à un autre administrateur de la saisir dans la colonne Nouveau courriel de votre ligne.
Mettre à jour les propriétés des utilisateurs
Le fichier d’importation inclut les propriétés par défaut et personnalisées de votre organisation. Vous pouvez mettre à jour le nom, le poste, la langue préférée, l’accès aux produits et plus encore. Dans une colonne de propriété personnalisée ou par défaut, une cellule vide efface la valeur de l’utilisateur. Une colonne manquante laisse cette propriété inchangée. Vous ne pouvez pas ajouter de nouvelles propriétés personnalisées (c’est-à-dire de nouvelles colonnes) dans le fichier d’importation. Pour créer de nouvelles propriétés personnalisées, utilisez la page Propriétés dans les paramètres Workleap avant de télécharger le fichier d’importation.
Remarque : Lorsque vous mettez à jour des propriétés de type étiquette via l’import de masse, séparez les valeurs par un point-virgule (;) dans le fichier d’import. La cellule remplace la liste d’étiquettes de l’utilisateur : les étiquettes absentes de la cellule sont retirées de cet utilisateur, et les nouvelles étiquettes sont créées. Une cellule vide efface toutes les étiquettes. Les limites sont de 100 étiquettes par utilisateur et de 255 caractères par étiquette.
Langue de communication
La langue de communication détermine la langue des communications liées au produit, comme les sondages dans Workleap Officevibe. Il s'agit d'une propriété propre à chaque utilisateur, qui n’a aucune incidence sur les autres utilisateurs.
Ce paramètre est distinct de la langue de l’application, qui contrôle l’interface de la plateforme (en ou fr dans le fichier).
Si un utilisateur n’a pas de langue de communication, sa langue de l’application est utilisée.
Utilisez l’une des valeurs indiquées dans l’en-tête de la colonne. Les valeurs prises en charge varient selon l’organisation.
Une valeur non prise en charge est ignorée : l’utilisateur garde sa langue de communication actuelle. L’avertissement apparaît seulement dans le Rapport de synchronisation, pas à l’écran de vérification, et ne bloque donc pas Importer ma liste.
Une cellule vide laisse le paramètre inchangé.
Enregistrer et téléverser le fichier d’importation
Une fois les modifications terminées, enregistrez votre fichier.
Ne changez pas le type de fichier. Seuls les fichiers XLSX d’au plus 10 Mo sont acceptés, sans limite de lignes.
De retour sur la page Import de masse, déposez le fichier dans la zone de l’étape 3 ou cliquez sur rechercher manuellement pour le sélectionner.
Confirmer les modifications
Une fois le fichier téléversé, vous pouvez consulter et confirmer toutes les modifications à l’étape 4. Rien ne change tant que vous ne cliquez pas sur Importer ma liste.
Les erreurs de fichier et les avertissements affichés ici laissent Importer ma liste désactivé. L’avertissement pour une langue de communication non prise en charge n’y figure pas : il apparaît seulement dans le Rapport de synchronisation et ne désactive pas le bouton. L’importation n’est jamais partielle : corrigez le fichier et téléversez-le de nouveau.
L’étape 4 propose aussi quatre cases à cocher, toutes décochées par défaut. Deux agissent sur les utilisateurs absents du fichier : désactiver les utilisateurs Actifs et supprimer les utilisateurs Créés ou Invités. Les deux autres invitent les nouveaux utilisateurs dès leur création et réactivent les utilisateurs Désactivés présents dans le fichier.
Lorsque vous avez validé toutes les modifications, cliquez sur Importer ma liste pour les appliquer. Les résultats s’affichent dans le Rapport de synchronisation.
Conseils de dépannage
Si Importer ma liste est désactivé ou si l’importation échoue, corrigez ce que l’écran de vérification indique et téléversez de nouveau le fichier :
Vérifiez que vous utilisez le fichier XLSX téléchargé depuis Workleap.
Confirmez que toutes les adresses courriel sont valides et uniques, et qu’aucune valeur de Nouveau courriel n’est déjà utilisée par un autre utilisateur.
Vérifiez que chaque adresse courriel de gestionnaire d’équipe correspond à un utilisateur dans Workleap ou à une ligne du même fichier.
Vérifiez que les valeurs des propriétés existent et sont dans le bon format, et qu’aucun utilisateur n’a plus de 100 étiquettes.
Ne modifiez pas les en-têtes de colonnes et ne changez pas le format du fichier.