L’import de masse vous permet d’ajouter ou de mettre à jour rapidement plusieurs utilisateurs dans Workleap à l’aide d’un fichier XLSX (Excel). Cette méthode est utile pour intégrer un grand nombre d’utilisateurs ou modifier des comptes existants avec de nouveaux rôles ou des affectations d’équipe.
Comment fonctionne-t-il l’import de masse ?
Vous devez d’abord télécharger un gabarit XLSX prédéfini directement depuis la plateforme Workleap. Ensuite, après avoir saisi ou mis à jour les données des utilisateurs, vous devez téléverser de nouveau le fichier pour appliquer les modifications.
Conseil : Workleap identifie les utilisateurs par leur adresse courriel. Si une adresse correspond à un utilisateur existant, son profil est mis à jour. Si aucune correspondance n’est trouvée, un nouvel utilisateur est créé.
Que puis-je faire avec l’import de masse ?
Utilisez l’import de masse pour :
Créer de nouveaux comptes utilisateurs.
Mettre à jour les propriétés des utilisateurs.
Attribuer ou mettre à jour des rôles d’utilisateurs (par exemple : administrateur, dirigeant ou employé).
Ajouter des utilisateurs à des équipes.
Gérer l’accès aux produits.
Télécharger le fichier d’importation
Connectez-vous à Workleap et ouvrez les paramètres.
Sélectionnez Import de masse dans le menu de gauche.
Cliquez sur Télécharger le fichier à l’étape 1.
Ouvrez le fichier XLSX téléchargé dans un éditeur de tableur comme Microsoft Excel.
Remarque : Seuls les administrateurs peuvent accéder à l’import de masse.
Modifier vos données
Le fichier d’importation contient les données des utilisateurs et leurs propriétés dans votre compte Workleap. Chaque colonne correspond à une propriété et chaque ligne représente un utilisateur.
Modifiez le fichier d’importation pour effectuer les actions suivantes via l’import de masse :
Créer de nouveaux utilisateurs
Ajoutez une nouvelle ligne dans le fichier d’importation et saisissez l’adresse courriel du nouvel utilisateur dans la colonne Email.
Supprimer un utilisateur
Sélectionnez la ligne de l’utilisateur dans le fichier d’importation et supprimez-la.
Ajouter un utilisateur à une équipe
Ajoutez l’adresse courriel du gestionnaire immédiat dans la colonne Courriel du gestionnaire immédiat de l’utilisateur.
Remarque : Pour ajouter un utilisateur à plusieurs équipes, accédez à son profil utilisateur dans Workleap.
Mettre à jour les propriétés des utilisateurs
Le fichier d’importation inclut les propriétés par défaut et personnalisées de votre organisation. Vous pouvez mettre à jour le nom, le poste, la langue préférée, l’accès aux produits et plus encore.
Attention : Vous ne pouvez pas ajouter de nouvelles propriétés personnalisées (c’est-à-dire de nouvelles colonnes) dans le fichier d’importation. Pour créer de nouvelles propriétés personnalisées, utilisez la page Propriétés dans les paramètres Workleap avant de télécharger le fichier d’importation.
Remarque : Lorsque vous mettez à jour des propriétés de type étiquette via l’import de masse, séparez les valeurs par un point-virgule (;) dans le fichier d’import. Les valeurs seront ajoutées lors du téléversement du fichier, même s’il s’agit de nouvelles valeurs.
Langue de communication
La langue de communication détermine la langue des communications liées au produit, comme les sondages dans Workleap Officevibe. Il s'agit d'une propriété propre à chaque utilisateur, qui n’a aucune incidence sur les autres utilisateurs.
Ce paramètre est distinct de la langue de l’application, qui contrôle l’interface de la plateforme.
Par défaut, la langue de communication correspond à celle de l’application si elle n’est pas définie.
Valeurs prises en charge : en, fr, es, de, pt, it, nl, ko
Les valeurs non prises en charge seront remplacées par la langue de l’application définie pour votre organisation.
Enregistrer et téléverser le fichier d’importation
Une fois les modifications terminées, enregistrez votre fichier.
Ne changez pas le type de fichier. Seuls les fichiers XLSX sont acceptés.
De retour dans Workleap, déposez le fichier dans la page Import de masse ou cliquez sur Parcourir manuellement pour le sélectionner.
Confirmer les modifications
Une fois le fichier téléversé, vous pouvez consulter et confirmer toutes les modifications avant de les appliquer.
En cas d’erreurs, elles s’affichent à cet endroit. Si nécessaire, ajustez de nouveau le fichier d’importation, enregistrez-le, puis téléversez-le de nouveau pour corriger les erreurs.
Lorsque vous avez validé toutes les modifications, cliquez sur Importer le fichier pour les appliquer.
Conseils de dépannage
Si l’importation échoue :
Vérifiez que vous utilisez le fichier XLSX téléchargé depuis Workleap.
Confirmez que toutes les adresses courriel sont valides et uniques.
Assurez-vous que les noms de rôles et d’équipes correspondent aux entrées existantes dans Workleap.
Ne modifiez pas les en-têtes de colonnes et ne changez pas le format du fichier.
Le provisionnement en masse vous permet d'ajouter ou de mettre à jour rapidement plusieurs utilisateurs dans Workleap à l'aide d'un fichier XLSX (Excel). Cela est utile lors de l'intégration d'un grand nombre d'utilisateurs ou de la modification de comptes existants avec de nouveaux rôles ou affectations d'équipe.
Comment fonctionne le provisionnement en masse
Tout d'abord, vous téléchargez un modèle XLSX prédéfini directement depuis la plateforme Workleap. Ensuite, après avoir saisi ou mis à jour les données des utilisateurs, vous téléchargez à nouveau le fichier pour appliquer les modifications.
Astuce : Workleap identifie les utilisateurs par leur adresse e-mail. Si un e-mail correspond à un utilisateur existant, son profil est mis à jour. Si aucune correspondance n'est trouvée, un nouvel utilisateur est créé.
Que puis-je faire avec le provisionnement en masse ?
Utilisez le provisionnement en masse pour :
Créer de nouveaux comptes utilisateurs.
Mettre à jour les propriétés des utilisateurs.
Attribuer ou mettre à jour les rôles des utilisateurs (par exemple, Administrateur, Cadre ou Employé).
Ajouter des utilisateurs à des équipes.
Ajuster les accès aux produits.
Télécharger le fichier d'importation
Connectez-vous à Workleap et ouvrez les paramètres.
Sélectionnez Provisionnement en masse dans le menu de gauche.
Sélectionnez Télécharger le fichier sous l'étape 1.
Ouvrez le fichier XLSX téléchargé dans un éditeur de tableur tel que Microsoft Excel.
Remarque : Seuls les administrateurs peuvent accéder au provisionnement en masse.
Ajuster vos données
Le fichier d'importation contient les données des utilisateurs et des propriétés de votre compte Workleap. Les colonnes correspondent aux propriétés, et chaque ligne représente un utilisateur.
Ajustez le fichier d'importation selon vos besoins pour effectuer l'une des actions suivantes via le provisionnement en masse :
Créer de nouveaux utilisateurs
Ajoutez une nouvelle ligne au fichier d'importation et saisissez l'e-mail du nouvel utilisateur dans la colonne Email.
Supprimer un utilisateur
Sélectionnez la ligne de l'utilisateur dans le fichier d'importation et supprimez-la.
Ajouter un utilisateur à une équipe
Ajoutez l'e-mail d'un gestionnaire d'équipe dans la colonne Email du gestionnaire d'équipe de l'utilisateur.
Remarque : Pour ajouter un utilisateur à plusieurs équipes, accédez à son profil utilisateur dans Workleap.
Mettre à jour les propriétés des utilisateurs
Le fichier d'importation contient à la fois des propriétés par défaut et personnalisées de votre organisation. Vous pouvez mettre à jour les noms de vos utilisateurs, leurs titres de poste, préférences linguistiques, accès aux produits, et plus encore.
Attention : Vous ne pouvez pas ajouter de nouvelles propriétés personnalisées (c'est-à-dire des colonnes) au fichier d'importation. Pour créer de nouvelles propriétés personnalisées, utilisez la page Propriétés dans les paramètres de Workleap avant de télécharger le fichier d'importation.
Remarque : Lors de la mise à jour des propriétés de type étiquette via le provisionnement en masse, séparez les valeurs par un point-virgule (;) dans le fichier d'importation. Les valeurs seront ajoutées lorsque vous téléchargez le fichier d'importation, même si ce sont de nouvelles valeurs.
Langue de communication
Langue de communication définit la langue des communications produit, telles que les enquêtes dans Workleap Officevibe. La langue de communication est une propriété par utilisateur qui n'affecte pas les autres utilisateurs.
Ce paramètre est distinct de la Langue de l'application, qui contrôle l'interface de la plateforme.
Par défaut, il est défini sur la Langue de l'application si non spécifié.
Valeurs prises en charge : en, fr, es, de, pt, it, nl, ko
Les valeurs non prises en charge par défaut sont définies sur la Langue de l'application de votre organisation.
Enregistrer et télécharger à nouveau le fichier d'importation
Lorsque vous avez terminé d'ajuster le fichier d'importation, enregistrez vos modifications.
Ne changez pas le type de fichier. Seuls les fichiers XLSX sont pris en charge.
De retour dans Workleap, faites glisser et déposez le fichier d'importation dans la page de Provisionnement en masse, ou sélectionnez Parcourir manuellement et sélectionnez le fichier d'importation.
Confirmer les modifications
Lorsque le fichier est téléchargé, vous pouvez voir et confirmer toutes les modifications avant de les appliquer.
S'il y a des erreurs, elles sont également affichées ici. Si nécessaire, vous pouvez réajuster le fichier d'importation, l'enregistrer et le télécharger à nouveau pour résoudre les erreurs.
Une fois que vous avez vérifié toutes les modifications du fichier d'importation, sélectionnez 'Terminer l'importation' pour les appliquer.
Conseils de dépannage
Si votre importation échoue :
Assurez-vous d'utiliser le fichier XLSX téléchargé depuis Workleap.
Confirmez que toutes les adresses e-mail sont valides et uniques.
Vérifiez que les noms de rôles et d'équipes correspondent aux entrées existantes dans Workleap.
Ne modifiez pas les en-têtes de colonnes ni le format du fichier.