"Einstellungen" -> "E-Mail"
Die E-Mail-Einstellungen drehen sich komplett um die Kommunikation mit Ihren Bewerbenden. Hier können Sie die folgenden Informationen einsehen, anlegen oder verwalten:
E-Mail Vorlagen
Typen der E-Mail Vorlagen
Der Abschnitt der E-Mail Vorlagen teilt sich in drei Unterabschnitte:
Vorlagen Ihrer Organisation
Hierbei handelt es sich um Vorlagen die Sie selbst angelegt haben oder Standardvorlagen, die von Ihnen bearbeitet wurden.
Standardvorlagen
OnApply bietet Ihnen standardmäßig eine gewisse Auswahl an E-Mail Vorlagen für alle wesentlichen Prozesschritte. Diese Vorlagen können Sie nach belieben individualisieren. Sie werden anschließend unter den "Vorlagen Ihrer Organisation" aufgeführt.
Automatisierte Vorlagen
OnApply bietet Ihnen zwei automatisierte Vorlagen an:
Eine Eingangsbestätigung an die Kandidat*innen
Eine Terminbestätigung an die Kandidat*innen, falls ein Interview mit mehreren Terminen geplant wurde und die Bewerbende sich einen passende Option ausgesucht haben.
Neue Vorlage anlegen
Um eine neue Vorlage anzulegen, klicken Sie einfach auf den blauen Button "Vorlage anlegen" am unteren Ende des Abschnitts
Im Vorlagen-Editor stehen Ihnen dann die folgenden Felder zur Verfügung:
Name & Beschreibung: Zunächst geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen und optional auch eine Beschreibung.
Karriereseite (Nur bei Verwendung mehrerer OnApply Karriereseiten / Gesellschaften): Die Zuordnung zu einer Karriereseite ermöglicht es Ihnen, mehrere automatische Eingangsbestätigungen für unterschiedliche Gesellschaften anzulegen.
Nachrichten, die Sie manuell verschicken, stehen nur bei Kandidat*innen zur Verfügung, die sich auf eine Stelle jener Gesellschaft beworben haben.
Absender: Wählen Sie einen Standard-Absender aus, der immer für automatische E-Mails herangezogen wir.
Bei manuellen Nachrichten, wird zunächst jener Absender hinterlegt, kann jedoch vor dem Versandt noch geändert werden.
Weitere Informationen zu den Absendern finden Sie hier.
E-Mail Betreff: Hier legen Sie fest, welcher E-Mail Betreff den Bewerbenden angezeigt werden soll.
Variablen: Sie haben die Möglichkeit, auf unterschiedliche Variablen zurückzugreifen und können diese im Betreff oder dem Fließtext hinterlegen, z.B. die Anrede oder die Stellenbezeichnung.
Das ist besonders praktisch bei Massenmails.
Eine Liste aller Variablen finden Sie weiter unten in diesem Artikel.
Textfeld: Im Textfeld können Sie Ihre Mail formulieren und formatieren.
Unter „Vorschau“ können Sie sich jederzeit anschauen, wie Ihre Vorlage aktuell aussieht.
Absender
Hier finden Sie alle Absender, welche Sie mit Ihrem Zugang verwenden können.
Die Absender unterscheiden sich in:
Geteilte Absender (können von allen Personen Ihrer Organisation genutzt werden)
Persönliche Absender (können nur von Ihnen eingesehen und genutzt werden)
Um eine neuen Absender hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf den blauen Button "Neuen Absender hinzuzufügen".
Anschließend vergeben Sie einen Titel für den Absender, welche auch als Absendernamen verwendet wird, geben an, ob es ein geteilter oder ein persönlicher Absender ist und hinterlegen ggf. eine Signatur.
Da der Titel den Kandidat*innen auch als Absendername angezeigt wird, sollte diese Angabe verständlich sein und den Firmennamen beinhalten.
Damit die Signatur in eine Nachricht eingefügt wird, muss im Textfeld die Variable {!signature} enthalten sein.
Liste aller Variablen
{!greetings}: Erzeugt eine Bewerber-Anrede, also z.B. “Sehr geehrte Frau Mustername” oder “Sehr geehrter Herr Mustername”.
{!salutation}: Ergänzt die gewählte Anrede der Bewerberin, also “Frau” oder “Mann”.
{!firstName}: Hinterlegt den Vornamen der Bewerber*in.
{!lastName}: Hinterlegt den Nachnamen der Bewerber*in.
{!companyName}: Hinterlegt den Unternehmensnamen, welcher im Abschnitt Unternehmensdaten (bei einer Gesellschaft) oder den Kontaktdaten der Karriereseite (bei mehreren Gesellschaften) hinterlegt wurde.
{!companyAddress}: Hinterlegt die Firmenanschrift.
{!positionName}: Hinterlegt den Titel der Ausschreibung.
{!talentPoolInvitationLink}: Erzeugt einen Einladungs-Link zum Talentpool, welcher einer spezifischen Bewerbung zugeordnet ist und daher durch das Akzeptieren der Anfrage die Kandidat*innen automatisch in den Talentpool überträgt.
{!appointmentInfo}: Generiert ein Textfeld, welches alle wichtigen Informationen zu einem Interviewtermin enthält. Außerdem werden zwei Button erzeugt, mit denen sowohl die Bewerber*innen als auch die eingeplanten Interviewer zu- oder absagen können. Diese Funktion ist nur dann nutzbar, wenn die geplante Nachricht im Zuge der Bewerber-Einladung verschickt wird.
{!signature}: Ruft die Absenderdaten ab, welche im entsprechenden Abschnitt hinterlegt wurden.