Requisitos del negocio para reembolsos de tarifas por cancelación/transacción/orden a los conductores
Existen casos en los que las tarifas por cancelación/transacción/orden se cobran incorrectamente y la empresa puede necesitar realizar reembolsos de tarifas a los saldos de los conductores.
Entre otras razones, puede haber una tarifa de cancelación por una orden perdida por una mala conexión a Internet, una tarifa por orden cuando un cliente no pudo cubrir el costo del viaje, una tarifa por transacción por algunos pagos fallidos, etc.
Los reembolsos a través de la recarga manual del saldo del conductor en el perfil del Conductor no hacen referencia al cargo inicial de la transacción y no permiten realizar un seguimiento de los reembolsos.
Los reembolsos de tarifas rápidos y rastreables pueden realizarse para cada orden específica desde la pestaña Historial de Órdenes en MyHub.
¿Quién puede realizar reembolsos de tarifas por cancelación/transacción/orden a los conductores?
El acceso para gestionar reembolsos de tarifas a los conductores es predeterminado para los usuarios con nivel de acceso Completo y acceso Completo en los roles de Conductores y Operaciones. Para usuarios con acceso Básico, Estándar y Avanzado con el rol de Conductores y Operaciones, el permiso es opcional. Uno tiene que habilitar la casilla "Reembolso de las tarifas del conductor" para dichos usuarios. Las casillas "Ver y buscar órdenes de conductores por número de teléfono" y "Ver y buscar órdenes de clientes por número de teléfono" para usuarios con acceso Básico, Estándar y Avanzado con el rol de Conductores y Operaciones también deben estar activadas; de lo contrario, dichos managers no tendrán acceso a la pestaña Historial de pedidos.
Cómo realizar reembolsos de tarifas por cancelación/transacción/orden a los conductores
Para realizar un reembolso de tarifas por cancelación/transacción/orden a un conductor, un usuario con acceso debe ir a la pestaña Historial de pedidos en MyHub y rastrear la orden para la cual un conductor solicita el reembolso. La fecha de creación de la orden y el estado pueden ser parámetros para tener en cuenta al buscar la orden de un conductor en particular.
Al acceder a los detalles de la orden, un manager puede revisar todas las tarifas que se le han cobrado al conductor en la sección de "Tarifa del conductor" y realizar los reembolsos correspondientes.
Proceso de reembolso de tarifas para conductores:
1. Buscar la tarifa que debe ser reembolsada.
2. Tocar el botón "Reembolsar".
3. Completar un comentario de reembolso adecuado en el campo obligatorio. Aparecerá en las Transacciones del Conductor y en el Reporte de transacciones de los conductores, por lo que se puede optar por agregar el ID de la orden del viaje para el cual se ha solicitado el reembolso.
4. Tocar "Reembolsar".
5. Verificar que el estado de la tarifa se haya actualizado a "Reembolsada".
IMPORTANTE:
1. Las tarifas por cancelación/transacción/orden solo pueden reembolsarse en su totalidad.
2. No hay opción para reembolsar todas las tarifas con un solo clic.
3. El cambio de estado para cualquier tarifa reembolsada está deshabilitado. Esto es para evitar la posibilidad de reembolsos duplicados.
Dónde y cómo rastrear los reembolsos de tarifas por cancelación/transacción/orden a los conductores:
Los reembolsos de tarifas por cancelación/transacción/orden a los conductores se pueden rastrear en las Transacciones de los conductores. Accede a la pestaña Conductores en MyHub > Administrar conductores > busca al conductor por número de teléfono/nombre > toca el botón "Más elementos" > selecciona Transacciones.
Verifica la última transacción de reembolso que realizaste:
1. La nueva transacción tendrá un ID específico registrado en el campo "ID de la transacción".
2. El campo "Transacción" mostrará el Reembolso y el comentario del reembolso (entre paréntesis).
3. El campo Notas (disponible solo para transacciones de reembolso) hará referencia al ID de transacción del cargo de la tarifa inicial. El mismo ID de transacción se registra en el campo "ID de la transacción" del cargo de la tarifa.
Cómo buscar una transacción en las Transacciones de los conductores:
Puedes buscar cualquier transacción en el saldo de un conductor mediante el ID de transacción. Accede a Transacciones de los conductores > añade el ID de la transacción en el campo "Buscar por ID de la transacción" > verifica el resultado.
Esto también ayuda a cotejar las transacciones relacionadas de cargo y reembolso.
Cómo filtrar las transacciones de los conductores por tipo:
Filtra las transacciones de los conductores por tipo.
El filtro predeterminado en las transacciones de los conductores es de 1 mes, aunque también está disponible la opción "Día" si se selecciona manualmente.
Puedes aplicar un filtro por el tipo de transacción. Por ejemplo, solo tarifas por transacción (cargos y reembolsos, si se procesan).
Después de eso, puedes descargar un informe CSV de las transacciones filtradas. Esto puede ayudar a analizar el comportamiento y rendimiento del conductor.
Reembolsos de tarifas por cancelación/transacción/orden a conductores en el Reporte de transacciones de los conductores
Los reembolsos se pueden rastrear en el reporte de transacciones de conductores y filtrarse por la columna de la categoría de transacción. También se puede buscar la transacción por su ID, verificar el ID de la transacción reembolsada, el monto del reembolso, el comentario, etc.
La transacción de reembolso también registra el nombre del manager/usuario de la empresa que ha realizado los reembolsos, de manera que todos los reembolsos puedan correlacionarse con los usuarios que los realizaron. Esto se hace para evitar conspiraciones entre usuarios y conductores y posibles fraudes.
¡Esperamos que puedas manejar los reembolsos de tus conductores con la mayor facilidad y eficacia!