Indien een klant niet komt opdagen kan je gebruik maken van de functie "no-show".
Een klant / afspraak markeren als 'no-show'
1. Ga naar de agenda
2. Dubbelklik op de afspraak
3. Klik op de knop "no-show"
4. Klik op "bevestigen" 👉 De afspraak wordt grijs in de kalender, om aan te geven dat de klant niet is komen opdagen.
5. Je kan er nu meteen (eventueel) voor kiezen om deze klant te blokkeren van de
online boeking of om een no-showmail te verzenden (of beide).
Bij de afspraken in de klantenfiche (van de no-show) zal dit ook steeds duidelijk aangegeven worden.
Een no-show mail versturen
Wanneer een klant niet komt opdagen voor een afspraak zonder af te zeggen, levert dat problemen op voor jouw salon: verloren inkomsten, een lege stoel/tijdslot, en mogelijk een gemiste kans om dat plekje opnieuw in te vullen.
Een no-show e-mail heeft dan meerdere doelen:
Informeren en navragen – Je laat de klant weten dat je op hem/haar hebt gewacht en dat de afspraak niet is nagekomen. Zo geef je de klant de kans om te reageren of uit te leggen wat er gebeurd is.
Herinnering aan je beleid – Als je een annulerings- of no-show-beleid hanteert (bijv. tijdig annuleren of kosten bij no-show), is de mail een moment om dat vriendelijk onder de aandacht te brengen. Dit helpt misverstanden voorkomen en versterkt professionaliteit.
Mogelijkheid tot herplanning – Vaak wil je de klant de kans geven om alsnog een nieuwe afspraak te boeken. Een no-show mail biedt een uitnodiging om opnieuw in te plannen, wat klantrelaties behoudt.
Efficiëntie & automatisering – Met een software als Optios kan je deze mails automatisch versturen. Zo verlies je geen tijd en blijft je agenda vlot beheerd.
Kortom: een no-show mail is belangrijk om professioneel om te gaan met afwezigheden, zowel voor jouw salon als voor de klant — én geeft de mogelijkheid om alsnog de klant te behouden of uitleg te krijgen.
In dit artikel kan je terugvinden hoe je de no-show e-mail kan opmaken / aanpassen.
Een no-show annuleren
❗ Mocht de de afspraak toch doorgaan (bv klant is gewoon zonder waarschuwen veel te laat op de afspraak) dan kan je de "no-show" in de agenda nog annuleren.
Voorschot van een no-show innen of terugstorten
1. Ga naar de agenda
2. Open de afspraak door erop te dubbelklikken
3. Klik op "No show"
4. Kies Innen (zelf inhouden, klant mag het niet gebruiken) of terugstorten en bevestigen
❗Vink je geen van beiden aan, dan zal het voorschot doorschuiven naar een volgende afrekening en alsnog gebruikt kunnen worden door de klant.
Wat gebeurt er in de dagontvangsten?
Een voorschot innen wordt niet in de dagontvangsten opgenomen omdat een voorschot reeds meegeteld werd op het moment van betaling.
