BELANGRIJK
Jouw business consultant kan per project de gewenste tekenflow instellen! Ga je meerdere documenten samenvoegen tot één PDF? Lees dan eerst hier de tips! Test altijd zelf het digitaal ondertekenen voordat je start met het digitaal ondertekenen van een specifiek project!
Hoe werkt digitaal ondertekenen?Voor WoningDossiergebruiker
Je kan een digitale ondertekening op twee manieren starten, namelijk vanuit de kandidaat (lead profiel) én vanuit het mutatietab.
In beide situatie klik je op '+' je en vervolgens op 'digitaal ondertekenen'.
Digitaal ondertekenen starten vanuit mutatietab
De digitaal tekenen pop up wordt geopend en het volgende kan ingesteld worden:Taak → Ondertekening startenType → ContractTitel → kies hier de titel van het document, bijvoorbeeld: "Huurovereenkomst Wilhelminalaan 102"Upload vervolgens het contract in PDF-format. Selecteer 'vastgoedmanager ondertekent' en selecteer daaronder de juiste user. Vervolgens kun je zelf de volgorde van ondertekenen bepalen; kandidaat óf vastgoedmanager eerst.Als de kandidaat zich samen met partner heeft ingeschreven kan gekozen worden wie de hoofdtekenaar is en/of de partner ook ondertekend. De e-mail, die is ingesteld onder e-mailsjablonen, wordt automatisch getoond.
Als alles goed staat; klik op 'ondertekening starten'.
Digitaal ondertekenen instellen
Als vastgoedmanager
VM wordt middels meldingen (rechtsboven in menu) op de hoogte gehouden van ontwikkelingen.
Via administratie → ondertekeningen kan VM alle ondertekeningen bijhouden en filteren op status en zelf documenten ondertekenen.
Momenteel is de digitale ondertekening nog niet gekoppeld aan de inschrijvingstatus 'tekenafspraak gepland'. Om een kandidaat/unit op 'verhuurd o.v' te zetten moet deze stap wel doorlopen worden.
Zodra een contract ondertekend is, wordt deze door Signhost meestal direct naar de volgende partij doorgestuurd. Het kan echter voorkomen dat er veel ondertekeningen in de 'wachtrij' staan bij Signhost. De volgende partij moet dan een paar minuten wachten.
Als kandidaat
Kandidaat ontvangt een e-mailnotificatie dat er een contract klaar staat om digitaal te ondertekenen.
Kandidaat kan vanuit e-mail direct naar eigen beveiligde omgeving om contract te ondertekenen.
Zodra kandidaat het contract heeft ondertekend wordt deze naar medehuurder of vastgoedmanager doorgestuurd.
Zodra alle partijen het contract hebben ondertekend krijgt kandidaat een e-mailnotificatie ter bevestiging en kan kandidaathuurder contract vanuit eigen omgeving ook downloaden.