Zodra je op de blauwe button: contract verzenden drukt, start je het digitale tekenproces.
Flow als vastgoedmanager:
Stap 1: Upload het contract dat je hebt gegenereerd in de vorige stap. Je kunt meerdere documenten uploaden.
Kies het type document per upload en geef aan of het document getekend moet worden of alleen gelezen.
Stap 2: voeg de ondertekenaars toe en zet ze in de juiste volgorde. De volgorde kun je veranderen door te slepen.
Het is mogelijk om de iDIN verificatie aan te vinken. Dan moet de kandidaat voordat die kan tekenen eerst inloggen met zijn bank als extra controle.
Stap 3: instellingen. Je kunt hier een bericht schrijven voor alle ondertekenaars, reminders instellen, een verloop tijd instellen. Daarnaast is het mogelijk om een kopie van het getekende contract naar bepaalde e mailadressen te sturen en e mailadressen in te stellen die eerst de ondertekening moeten goedkeuren (4 ogen principe).
Flow als kandidaat:
Stap 1:Kandidaat ontvangt een e-mailnotificatie dat er een contract klaar staat om digitaal te ondertekenen. Kandidaat kan vanuit e-mail direct naar eigen beveiligde omgeving om het contract te bekijken.
Stap 2: De kandidaat moet zichzelf verifiëren door met zijn bank in te loggen, dit is de iDIN check (in het volgende kopje vind je hier meer over). Vervolgens kan de kandidaat het contract digitaal ondertekenen.
Stap 3: Zodra de kandidaat het contract heeft ondertekend wordt deze naar de medehuurder of vastgoedmanager doorgestuurd. Als alle partijen het contract hebben ondertekend krijgt kandidaat een e-mailnotificatie ter bevestiging en kan kandidaat huurder contract vanuit eigen omgeving ook downloaden.
iDIN verificatie
Voordat de kandidaat het contract digitaal kan ondertekenen zal deze zich eerst met iDIN (initiatiefnemer van iDEAL) moeten verifiëren door in te loggen bij de bank. Dit geschiedt zoals iDEAL d.m.v. een identifier/reader en de bankpas. Er wordt GEEN geld overgeschreven; enkel gegevens (naam, achternaam, geboortedatum, adres) uitgewisseld voor toevoeging aan het contract, als extra controle van de identiteit van de ondertekenaar.
Op dit moment zijn de iDIN licentiehouders: ABN AMRO, ING, Rabobank, Triodos Bank, SNS, ASN Bank, RegioBank
iDIN is dus niet te gebruiken voor klanten van : Bunq, KNAB, Van Lanschot, SNS/Volksbank.
Het kan dus voorkomen dat een kandidaat aangeeft niet met iDIN te kunnen ondertekenen. In dat geval zal je een nieuwe ondertekening moeten starten, zonder iDIN.
Administratie
Helemaal bovenaan de pagina in OSRE ReLet is het tabje administratie te vinden. In deze tab vind je alle ondertekeningen terug die gestart zijn. Je kan hier de voortgang van het ondertekeningsproces vinden. Daarnaast kan je ondertekeningen goedkeuren, annuleren en ongeldig verklaren. Vanuit deze tab kun je ook alle aangeboden documenten ter ondertekening terugvinden en downloaden.