Disponibilidad: Planes Starter (hasta 5 plantillas), Business y Enterprise
Nota: Todas las plantillas que crea se guardan automáticamente, por lo que no es necesario hacer nada adicional. Cada vez que creas o editas una plantilla, se guarda de forma predeterminada en la sección Plantillas.
Una plantilla es una copia maestra de tu documento. Supongamos que tienes una propuesta genérica que envías a la mayoría de tus clientes y solo necesitas cambiar un par de cosas concretas del documento, pero el resto de la información seguirá siendo la misma. En este caso, puedes crear una plantilla y utilizarla varias veces.
Ir a:
Accede a tus plantillas al seleccionar "Plantillas" en la aplicación "Documentos".
Creación de plantillas editables
Ve a la pestaña "Plantillas" de la aplicación "Documentos" y selecciona la opción "+Plantilla" ubicada en la parte superior izquierda para crear una nueva plantilla. Verás unas cuantas opciones:
Tendrás algunas opciones:
"+ En blanco" te permite crear una plantilla desde cero utilizando el editor de PandaDoc.
Elige una plantilla de nuestra galería de plantillas. Échales un vistazo, ¡son impresionantes!
Puedes mezclar y combinar las dos primeras opciones dentro del documento más adelante.
También puedes convertir un archivo .docx en un PandaDoc editable.
Nota: El título de la plantilla o documento no debe superar los 250 caracteres.
Creación de plantillas cargadas
Haz clic en "Seleccionar archivos" o arrastra y suelta tu archivo en el área de carga.
Formatos de archivo admitidos para la carga: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .jpeg, .jpg y .png.
Es posible que se produzca un error al cargar el documento si cumple alguno de los siguientes criterios:
La protección por contraseña está activada
Contiene campos de formulario, fuentes incrustadas o comentarios
Supera los 50 MB o contiene más de 500 páginas
Es un archivo .doc, .xls o .ppt de Microsoft Office 95 o versiones anteriores
Es un PDF formado por varias capas (para saber cómo aplanar tu PDF, lee este artículo)
Más información sobre los problemas habituales de carga aquí.
Si tienes que cambiar el contenido de un archivo PDF cargado, puedes añadir un bloque de texto sobre el texto que necesita modificaciones, ocultar el contenido original con un color de fondo y escribir el texto nuevo sobre él.
Si quieres reemplazar el contenido cargado manteniendo los bloques y campos en su sitio, existe la opción de utilizar la función "Reemplazar un archivo fuente".
Agrupación de plantillas
Hay varias formas de agrupar tus documentos a nivel de plantilla.
Empieza por crear una plantilla única, y luego añádele documentos. Utiliza varias plantillas que ya tengas, añade plantillas de nuestra galería de plantillas o carga tus archivos.
Sube varios documentos para crear un lote que puedas secuenciar tú mismo. Para ello, selecciona Crear en la lista de plantillas y, a continuación, selecciona Subir archivo para seleccionar archivos desde el escritorio o simplemente arrastra y suelta varios archivos en el área de carga.
Seleccione varias plantillas para crear un lote. Para ello, primero seleccione Crear en la lista de plantillas/documentos. A continuación, seleccione las plantillas que desee incluir y, a continuación, seleccione Añadir elementos.
Alternativamente, seleccione las plantillas/documentos que desea agrupar en la lista de plantillas/documentos y haga clic en Agrupar en la parte superior de la página.
Obtenga más información aquí.
Perfiles de la plantilla y variables del perfil
Muy bien, ya has iniciado tu plantilla. Lo primero que hay que hacer es añadir los perfiles. Los perfiles son marcadores de posición para futuros destinatarios, como "Cliente", "Contabilidad", "Firmante", etc.
Cada perfil genera variables de perfil. Las variables se utilizan como marcadores de posición para información dinámica sobre tus destinatarios que cambiará de documento a documento: nombre, dirección, nombre de la empresa, etc.
Añade contenido mediante bloques de contenido y campos para que los destinatarios envíen información. Asigna los campos a los perfiles de la plantilla.
Cómo crear documentos
Ahora que has configurado tu plantilla, puedes generar un documento. Puedes iniciar un documento desde:
Dentro de la plantilla haciendo clic en Crear documento en la parte superior derecha
Desde la lista documento; para ello, selecciona "+Documento" y elige tu plantilla de la lista
Desde la lista plantillas; para ello, pasa el ratón por encima de la plantilla y selecciona "Crear documento"
Posteriormente, asigna los destinatarios reales a los perfiles de la plantilla y haz clic en "Continuar". ¡Y ya está!
Las variables se han rellenado con la información del destinatario y los campos se han asignado automáticamente a los destinatarios. ¡Así de fácil! Configura una plantilla una sola vez y ahorra tiempo creando documentos de aspecto profesional en un par de clics.