Disponibilidad:
Automatizaciones de PandaDoc (recetas de PandaDoc a PandaDoc): Disponible para los planes Business y Enterprise.
Automatizaciones externas (recetas de PandaDoc a plataformas externas como CRM, herramientas de RRHH y almacenamiento): Disponible como complemento de pago para el plan Business ($39 por mes por cuenta / $468 por año por cuenta) y está incluido en el plan Enterprise.
Los usuarios del plan Enterprise reciben una asignación gratuita de 20 documentos por mes para suscripciones mensuales y 250 documentos para suscripciones anuales, todos generados a través de automatizaciones y disponibles por cuenta, sin costo alguno. Al alcanzar el límite, el propietario de la cuenta puede comprar un paquete de volumen adicional en Configuración > Facturación. Las dos recetas que cuentan para este límite son:
* Enviar un documento de seguimiento cuando se envía o se completa un documento
* Envío de un nuevo documento cuando se crea un nuevo registro de empleado en BambooHR
Las automatizaciones te permiten ahorrar tiempo y automatizar tareas cada vez que el estado de un documento cambia a "Enviado" o "Completado".
Las automatizaciones se basan en plantillas; por lo tanto, una vez que configures una automatización dentro de tu plantilla, todos los nuevos documentos creados a partir de esa plantilla heredarán la configuración.
Nota: Si duplicas una plantilla, la configuración de tus automatizaciones no se aplicará a la versión duplicada.
Advertencia: Si hay automatizaciones configuradas para la plantilla y la compartes con otro espacio de trabajo, la automatización no se aplicará al documento creado a partir de esta plantilla compartida.
Nota: Cada espacio de trabajo puede tener hasta 300 automatizaciones activas. Si superas este límite, solo las primeras 300 funcionarán correctamente.
Ver un vídeo general:
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Configurar una automatización
Nota: Los usuarios con el rol de Miembro no pueden configurar automatizaciones.
Primero, ve a Extensiones y habilita PandaDoc Automations o Automatizaciones externas. Aprende cómo habilitar extensiones aquí.
Nota: Solo el propietario de la cuenta puede habilitar o deshabilitar extensiones.
Una vez que las Automatizaciones estén habilitadas, selecciónalas en el panel izquierdo.
Selecciona +Automatización.
Alternativamente, abre una plantilla para la que quieras configurar una automatización y luego selecciona Automatizaciones en el panel derecho.
Advertencia: Las automatizaciones no funcionarán en un formulario creado a partir de una plantilla en la que ya se haya configurado la automatización.
A continuación, elige una de las automatizaciones recomendadas o haz clic en +Automatización para explorar todas las opciones disponibles.
Acciones disponibles:
Mover un documento al almacenamiento en la nube (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box o SharePoint)
Mover un documento a una carpeta de PandaDoc
Envía otro documento de PandaDoc cada vez que se actualice el estado de un documento
Cambia la etapa de cotización/oportunidad/trato en Microsoft Dynamics, HubSpot, Salesforce, Zoho o Zendesk Sell cada vez que se actualice el estado de un documento.
Actualiza los elementos de línea en Microsoft Dynamics, Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Zoho o Zendesk Sell cada vez que se actualice el estado de un documento
Adjunta un PDF en Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, Zoho, Pipedrive, BambooHR, Greenhouse, SharePoint y NetSuite
Crea un registro en BambooHR o Greenhouse cada vez que se actualice el estado de un documento
Crea una nota en Microsoft Dynamics
Nota: Las automatizaciones no afectarán ninguna de tus configuraciones de integración nativas.
Advertencia: Es posible que necesite desactivar la opción “Bloquear cookies de terceros” en su navegador para que las automatizaciones funcionen.
Automatizaciones de flujo de trabajo
Guardar archivos PDF completados en Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box o SharePoint
Puedes guardar fácilmente los PDF completados en tu cuenta de Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box o SharePoint junto con los documentos adjuntos a ellos utilizando el campo de recopilación de archivos.
Selecciona “Enviado” o “Completado” en el menú desplegable de Estado del documento (te sugerimos seleccionar el estado “Completado” aquí para asegurarte de que solo se adjunten los documentos finalizados con un certificado de firma
Selecciona Autorizar > Conectar para vincular tu cuenta de Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox o Box a tu cuenta de PandaDoc
Selecciona una carpeta donde se cargarán los documentos
Selecciona la casilla "Subir archivos recopilados" para adjuntar también esos documentos.
Selecciona Guardar automatización
Nota: Sugerimos modificar el nombre del documento antes de enviarlo para que la versión creada en tu carpeta de almacenamiento en la nube tenga un nombre único. El nombre del documento no debe contener corchetes "[ ]", barras "/", comillas ", ni los signos de "mayor que"/"menor que" "<>".
Cada vez que se envíe o complete un documento generado a partir de esta plantilla (incluso si el estado se cambia manualmente), se creará una nueva carpeta con un PDF y los archivos cargados (si los hay) en tu cuenta de Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox o Box, si no seleccionas ninguna carpeta al configurar la automatización. La carpeta heredará el nombre del documento.
Mover documentos enviados o completados a una carpeta seleccionada de PandaDoc
Selecciona "Mover un documento a una carpeta de PandaDoc"
Selecciona “Enviado” o “Completado” en el menú desplegable de Estado del documento
Elige Seleccionar carpeta, luego selecciona una de las carpetas existentes o crea una nueva
Seleccionar Guardar
Cada vez que se complete un documento generado a partir de esta plantilla, se moverá automáticamente a la carpeta seleccionada.
Enviar otro documento cuando cambie el estado del documento de PandaDoc
Selecciona “Enviar otro documento de PandaDoc cuando el estado del documento de PandaDoc cambie”
Selecciona “Enviado” o “Completado” en el menú desplegable de Estado del documento
Elige Seleccionar plantilla
Elige una de las plantillas existentes y haz clic en seleccionar
Nota: Si ambas plantillas utilizan las mismas variables personalizadas, el segundo documento completará automáticamente esas variables con la información ingresada en el primer documento.
Seleccionar Guardar
Nota: Los roles en ambas plantillas deben coincidir; de lo contrario, no se enviará otro documento.
Cada vez que se envíe o complete un documento generado a partir de esta plantilla (según la configuración de tu automatización), se creará automáticamente otro documento a partir de la plantilla que seleccionaste y se enviará a los mismos destinatarios (los destinatarios preasignados en esta plantilla serán ignorados).
Nota: Para garantizar que los valores de las variables se transfieran correctamente del primer documento de tu automatización al segundo, asegúrate de que los nombres de las variables coincidan.
Automatizaciones de CRM
Abre uno de los siguientes enlaces para aprender sobre automatizaciones con el CRM que utilizas:
Desactivación de automatizaciones
Puedes desactivar o eliminar tus automatizaciones en cualquier momento. Para hacerlo, selecciona Automatizaciones en el panel izquierdo, luego haz clic en Activas y apaga el interruptor debajo de cualquier automatización.
Alternativamente, puedes seleccionar el icono de los tres puntos verticales en la esquina superior derecha de la automatización y elegir Eliminar.