คู่มือการจัดการ แจ้งเตือนเอกสารติดล็อก ยกเลิกไม่ได้

ระบบ PEAK ได้ดำเนินการปรับปรุงระบบการ แจ้งเตือนเอกสารติดล็อก ยกเลิกไม่ได้ เพื่อไม่ให้ผู้ใช้งานเกิดความสับสน เมื่อพบว่าปุ่มดำเนินการต่าง ๆ (เช่น ปุ่มสร้าง, ปุ่มแก้ไข, ปุ่มคัดลอก หรือปุ่มยกเลิกเอกสาร) แสดงผลเป็นสีเทา และไม่สามารถทำรายการได้ตามปกติ

ในการปรับปรุงรอบนี้ ระบบจะยกเลิกการแสดงข้อความคำอธิบายแบบเดิม ที่เป็นตัวอักษรยาวต่อเนื่อง โดยจะเปลี่ยนเป็นการแสดงผลที่มีความชัดเจนผ่าน หน้าต่างป๊อปอัพแจ้งเตือน (สถานะการจัดการเอกสาร) ซึ่งจะช่วยระบุหัวข้อการล็อก, ป้ายกำกับสถานะที่ชัดเจน, สาเหตุที่ระบบล็อกอย่างตรงจุด พร้อมทั้งคำแนะนำขั้นตอนวิธีแก้ไข เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถดำเนินการปลดล็อกและทำรายการต่อได้ด้วยตนเองอย่างสะดวกรวดเร็ว

ตารางต่อไปนี้จะแสดงสถานะ สาเหตุการติดล็อก และแนวทางการแก้ไขให้

เมื่อผู้ใช้งานนำเมาส์ไปชี้ หรือคลิกที่ สัญลักษณ์แม่กุญแจ/ปุ่มตัวเลือก ที่ถูกปิดใช้งาน > ระบบจะแสดงหน้าต่างป๊อปอัพ ชี้แจงสถานะการล็อกรูปแบบใหม่ ที่อ่านง่ายและชัดเจน

โดยมีองค์ประกอบสำคัญที่ผู้ใช้สามารถตรวจสอบได้ด้วยตนเอง ดังนี้

หัวข้อการล็อก: ล็อกโดยการชำระเงิน (พร้อมป้ายกำกับสถานะสีแดง แจ้งว่าเอกสารนี้ แก้ไขไม่ได้ หรือ แก้ไข/ยกเลิกไม่ได้)

สาเหตุ: อธิบายเหตุผลที่ระบบจำเป็นต้องล็อกเอกสาร (เช่น เอกสารนี้ได้รับชำระแล้ว)

วิธีแก้ไข: แนะนำขั้นตอนปฏิบัติเบื้องต้นเพื่อให้ผู้ใช้สามารถปลดล็อกเอกสารได้ด้วยตนเอง (เช่น ยกเลิกการรับชำระเงินเอกสารนี้ทั้งหมด)

(ตัวอย่างการแสดงผล ล็อกโดยการชำระเงิน)

หัวข้อการล็อก: ล็อกโดย ภ.พ. 30 PP30-202605-1 (พร้อมป้ายกำกับสถานะสีแดง แจ้งว่าเอกสารนี้ แก้ไขไม่ได้ หรือ แก้ไข/ยกเลิกไม่ได้)

สาเหตุ: อธิบายเหตุผลที่ระบบจำเป็นต้องล็อกเอกสาร (เช่น เอกสารนี้ถูกนำไปยื่น ภ.พ. 30 PP30-202605-1 แล้ว)

วิธีแก้ไข: แนะนำขั้นตอนปฏิบัติเบื้องต้นเพื่อให้ผู้ใช้สามารถปลดล็อกเอกสารได้ด้วยตนเอง (เช่น ยกเลิกหรือนำเอกสารนี้ออกจากแบบ ภ.พ.30 PP30-202605-1)

(ตัวอย่างการแสดงผล ล็อกโดย ภ.พ. 30 PP30-202605-1)

หมายเหตุ: ในกรณีที่ระบบแสดงผลหน้าต่าง Modal ชี้แจงสถานะการจัดการเอกสาร แต่ไม่มีกล่องคำแนะนำวิธีแก้ไขแสดงขึ้นมา (เช่น เคสเงื่อนไขทางบัญชีขั้นสูง หรือเอกสารข้ามงวดบัญชีที่ปิดงบไปแล้ว) จะถือว่าเป็นข้อจำกัดของระบบ ที่ผู้ใช้งานต้องติดต่อผู้ดูแลระบบหรือนักบัญชีขององค์กร เพื่อพิจารณาปลดล็อกเป็นรายกรณีไป

นอกจากการตรวจสอบผ่านสัญลักษณ์ ไอคอนแม่กุญแจ ใต้ชื่อเอกสารแล้ว ระบบยังเพิ่มความสะดวกสบายอีกหนึ่งช่องทาง โดยผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบสถานะการล็อกได้โดยตรงจากปุ่ม "ตัวเลือก" ซึ่งเป็นเมนูดำเนินการหลักของเอกสาร

3. ให้ผู้ใช้งานคลิกซ้ำไปที่ปุ่มสีเทานั้นๆ ได้เลย > ระบบจะเปิดหน้าต่างป๊อปอัพ "สถานะการล็อกเอกสาร" ขนาดใหญ่ขึ้นมากลางหน้าจอทันที > เพื่อชี้แจงหัวข้อ สาเหตุ และวิธีแก้ไขให้ทราบ เช่นเดียวกับการกดผ่านไอคอนใต้ชื่อเอกสาร

​