ยินดีต้อนรับสู่ฟีเจอร์ใหม่ PEAK to PEAK การเชื่อต่อ คลังเอกสาร หน้ากล่องขาเข้า ระบบที่จะช่วยให้ผู้ใช้งานที่ใช้ระบบ PEAK ทั้งฝั่งผู้ซื้อ (Buyer) และผู้ขาย (Seller) สามารถเชื่อมต่อและส่งเอกสารหากันได้โดยตรงอย่างไร้รอยต่อ สำหรับคู่มือฉบับนี้จะแนะนำหน้าจอใหม่ที่เพิ่มเข้ามาในระบบ นั่นคือหน้า "กล่องขาเข้า (Inbox)" ซึ่งเป็นพื้นที่ศูนย์กลางสำหรับรับและตรวจสอบเอกสารที่คู่ค้าส่งตรงมาให้ผ่านระบบ PEAK to PEAK
ขั้นตอนการใช้งาน คลังเอกสาร หน้ากล่องขาเข้า (Inbox)
แบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอน ดังนี้
ก่อนเริ่มใช้งาน คลังเอกสาร หน้ากล่องขาเข้า (สำหรับผู้ดูแลระบบ)
การตรวจสอบการแจ้งเตือนเอกสารขาเข้า
การตรวจสอบข้อมูลเอกสารในหน้ากล่องขาเข้า
การกดยอมรับเอกสารเพื่อเข้าคลัง
ขั้นตอนที่ 1: ก่อนเริ่มใช้งาน คลังเอกสาร หน้ากล่องขาเข้า (สำหรับผู้ดูแลระบบ)
กล่องขาเข้า ในหน้า เมนูคลังสินค้า จะสามารถมองเห็นหรือใช้งานต่อเมื่อในรับการอนุมัติ เปิดสิทธิ์การใช้งาน ก่อนเท่านั้น
ด้วยเหตุนี้ ก่อนที่พนักงานจะสามารถมองเห็นหรือใช้งานหน้ากล่องขาเข้า (Inbox) ได้ ทางผู้ดูแลระบบสูงสุด (Super admin) ของกิจการ จะต้องเข้าไปเปิดสิทธิ์การใช้งานก่อน
โดยไปที่ ตั้งค่าผู้ใช้งาน > หมวด คลังเอกสาร > กด [ติ๊ก] เปิดสิทธิ์ ในช่อง "กล่องขาเข้า" ให้เรียบร้อย
ขั้นตอนที่ 2: การตรวจสอบการแจ้งเตือนเอกสารขาเข้า
เมื่อคู่ค้า (ฝั่งผู้ขาย) มีการส่งเอกสารผ่านช่องทาง PEAK to PEAK เข้ามา > ระบบจะส่งกระดิ่งแจ้งเตือน (Notification) ในแท็บประเภทใหม่ที่ชื่อว่า "ภายนอก" เพื่อแจ้งให้ทราบว่า "ได้รับเอกสารจากกิจการไหน โดยใคร"
หมายเหตุ: หากยังไม่เคยเชื่อมผู้ติดต่อ สามารถดูได้ที่ PEAK To PEAK การจับคู่ผู้ขายและผู้ติดต่อ ใน PEAK
ผู้ใช้งานสามารถกดปุ่ม "เข้าดู" จากในแถบแจ้งเตือนได้ทันที โดยระบบจะเปิดหน้าจอมาที่กล่องขาเข้าให้โดยอัตโนมัติ
หรือสามารถเข้าใช้งานตรง ๆ ได้โดยไปที่เมนูหลัก เอกสาร > เลือกเมนูย่อย "กล่องขาเข้า"
ขั้นตอนที่ 3: การตรวจสอบข้อมูลเอกสารในหน้ากล่องขาเข้า
เมื่อเข้ามาที่หน้ากล่องขาเข้า (Inbox) ผู้ใช้งานจะพบกับรายการเอกสารที่คู่ค้าส่งเข้ามา โดยระบบจะแสดงสถานะเป็น "ส่งแล้ว" และระบุ ชื่อคู่ค้า, วันที่, และเลขที่เอกสารอย่างชัดเจน
ให้กดที่ เลขที่เอกสาร เพื่อเปิดดูข้อมูล > ระบบจะแสดงผลเอกสารในรูปแบบ Public Online View > เพื่อให้ฝั่งผู้ซื้อทำการ Review ตรวจเช็กความถูกต้องของตัวเลข รายการสินค้า และภาษีต่างๆ
(ตัวอย่าง หน้าแสดงผลเอกสารในรูปแบบ Public Online View)
หมายเหตุ: ในสถานะนี้ หากข้อมูลไม่ถูกต้อง ผู้ใช้งานสามารถแจ้งให้ฝั่งผู้ขายแก้ไขข้อมูลได้ > เมื่อฝั่งผู้ขายกดบันทึก > ข้อมูลในหน้า Online View ของผู้ใช้งาน (ที่ได้รับ) จะอัปเดตเป็นเวอร์ชันล่าสุดให้ทันที เมื่อกดรีเฟรช
ขั้นตอนที่ 4: การกดยอมรับเอกสารเพื่อเข้าคลัง
หลังจากที่ Review ตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาเอกสารทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว และต้องการยอมรับเอกสารนี้ เพื่อนำไปบันทึกบัญชีของกิจการ > ให้ผู้ใช้งานกดปุ่ม "เพิ่มลงคลัง"
หรือสามารถกด [+เพิ่มลงคลังเอกสาร] จากหน้า เมนูกล่องขาเข้า ได้เช่นกัน
ระบบจะทำการย้ายเอกสารฉบับนี้ออกจากหน้ากล่องขาเข้า (Inbox) และนำไปเก็บไว้ใน "คลังเอกสาร" ของกิจการโดยสมบูรณ์
หลังจากกดเพิ่มลงคลังแล้ว หน้าตาเอกสารจะเปลี่ยนสถานะเป็น Private Online View และระบบจะทำการล็อกกุญแจ (เปลี่ยนสัญลักษณ์เป็นกุญแจสีน้ำเงินเข้ม) ซึ่งจะล็อกไม่ให้ฝั่งผู้ขายทำการแก้ไขตัวเลขหลักหรือยกเลิกเอกสารฉบับนี้ได้อีก เพื่อให้ข้อมูลการบันทึกบัญชีและภาษีของทั้งสองฝั่งตรงกันเสมอ
หลังจากนี้ ผู้ใช้งานสามารถนำเอกสารในคลัง ไปทำเรื่องสร้าง/แนบเอกสาร เพื่อลงบันทึกบัญชีต่อได้ตามขั้นตอนปกติของระบบ PEAK
- จบขั้นตอนการใช้งาน คลังเอกสาร หน้ากล่องขาเข้า (Inbox) ใน PEAK -