วิธีการ ระบุข้อมูลแต่ละช่อง ในเอกสารฝั่งรายจ่าย

การทำบัญชีและบันทึกเอกสารซื้อสินค้าหรือบริการอย่างแม่นยำ เริ่มต้นจากการกรอกข้อมูลเอกสารให้ถูกต้องครบถ้วน คู่มือนี้จะช่วยแนะนำขั้นตอนการ ระบุข้อมูลแต่ละช่องในเอกสารฝั่งรายจ่าย โดยใช้เอกสารใบสั่งซื้อ (Purchase Order: PO) เป็นตัวอย่าง เพื่อให้ผู้ใช้งานเข้าใจความหมายของแต่ละช่องและสามารถปฏิบัติตามขั้นตอนได้อย่างง่ายดายและเป็นระบบ

วิธีเข้าสู่หน้าสร้างเอกสารสำหรับ การระบุข้อมูลแต่ละช่องในเอกสารฝั่งรายจ่าย มีขั้นตอนดังต่อไปนี้

เข้าสู่ระบบ PEAK ไปที่เมนู รายจ่าย > เลือก ใบสั่งซื้อ > คลิกปุ่ม + สร้าง

หมายเหตุ: ในหน้าสร้างเอกสาร ช่องที่มีเครื่องหมาย ดอกจันสีแดง * เป็นข้อมูลจำเป็นที่ระบบบังคับให้กรอก ส่วนช่องที่ไม่มีเครื่องหมาย * สามารถเว้นว่างไว้ได้หากไม่มีข้อมูล

วิธีทำ: คลิกที่ช่อง อ้างอิง แล้วพิมพ์เลขที่เอกสารอ้างอิงภายนอก
เช่น เลขที่ใบขอซื้อ (PR), เลขที่โครงการ (Project No.), หรือเลขที่ใบเสนอราคาจากผู้ขาย (Quotation No.)
​
​คำอธิบายละเอียด: ช่องนี้ช่วยเชื่อมโยงเอกสารในระบบเข้ากับเอกสารต้นทาง หากไม่มีเอกสารอ้างอิงสามารถเว้นว่างไว้ได้

(ภาพตัวอย่าง: เลขที่เอกสารอ้างอิงสมมติ PR-202610-005)

วิธีทำ: ระบบจะรันเลขที่เอกสารให้อัตโนมัติตามแพทเทิร์นที่ตั้งค่าไว้

(ภาพตัวอย่าง: หน้าตั้งค่าเลขที่เอกสารรายจ่าย)

คำอธิบายละเอียด: ควรใช้เลขที่เอกสารเรียงตามลำดับ เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและจัดหมวดหมู่งวดบัญชี

วิธีทำ: คลิกช่อง ชื่อผู้ขาย พิมพ์ชื่อหรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย > แล้วกด เลือกรายชื่อจากระบบ > หากเป็นผู้ขายรายใหม่ ให้กดปุ่ม "+ เพิ่มผู้ติดต่อใหม่"
​คำอธิบายละเอียด: ตรวจสอบ ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายให้ถูกต้อง เนื่องจากระบบจะดึงข้อมูลนี้ไปแสดงในใบกำกับภาษีและรายงานภาษีซื้อ

วิธีทำ: ตรวจสอบข้อมูลที่อยู่อิเล็กทรอนิกส์ เบอร์โทรศัพท์ และที่อยู่ผู้ขายที่ระบบดึงมาให้อัตโนมัติ
​คำอธิบายละเอียด: หากพบข้อมูลผิดพลาด ให้คลิกแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อที่หน้าเมนูผู้ติดต่อหลักก่อน เพื่อให้ข้อมูลอัปเดตเป็นปัจจุบัน

วิธีทำ: คลิกไอคอนปฏิทินในช่อง วันที่ออก แล้วเลือกวันที่ต้องการจัดทำเอกสาร (ระบบจะตั้งค่าเริ่มต้นเป็นวันที่ปัจจุบัน)
​คำอธิบายละเอียด: วันที่ออกเอกสารระบุเพื่อใช้อ้างอิงรอบงวดบัญชี สามารถเลือกวันที่ย้อนหลังหรือวันที่ในอนาคตได้ตามความจริง

วิธีทำ: คลิกดรอปดาวน์ โครงการ แล้วเลือกชื่อโครงการที่เกี่ยวข้อง เช่น โครงการอบรมพนักงาน
​คำอธิบายละเอียด: เหมาะสำหรับการคุมงบประมาณและกำไรขาดทุนแยกตามรายโครงการ

วิธีทำ: คลิกดรอปดาวน์ แผนก เลือกฝ่าย/แผนกที่สั่งซื้อสินค้าหรือรับบริการ เช่น แผนกบัญชี
​คำอธิบายละเอียด: ช่วยจัดสรรงบบุคลากรและค่าใช้จ่ายตามศูนย์ต้นทุน (Cost Center)

วิธีทำ: คลิกดรอปดาวน์ ค่าใช้จ่ายทางภาษี แล้วเลือกกลุ่มจัดประเภททางภาษีที่เกี่ยวข้อง (หรือเลือก "ยังไม่ระบุ")
​คำอธิบายละเอียด: เป็นช่องกลุ่มจัดประเภทเพิ่มเติมตามที่กิจการตั้งค่าไว้ เพื่อช่วยวิเคราะห์ข้อมูลและจัดหมวดหมู่รายงานทางภาษีให้ละเอียดครบถ้วนยิ่งขึ้น

วิธีทำ: เลือกตัวเลือกประเภทราคาให้ตรงกับตกลงสั่งซื้อ เช่น แยกภาษี

คำอธิบายละเอียด: ต้องตรวจสอบประเภทราคาให้ตรงกับใบเสนอราคาหรือข้อตกลงกับผู้ขายเพื่อไม่ให้ยอดรวมผิดพลาด

วิธีทำ: ในช่อง ราคานี้เป็นค่าเงิน ให้เลือก สกุลเงิน ที่ใช้ชำระเงิน เช่น THB (บาท)
​คำอธิบายละเอียด: หากเลือกสกุลเงินต่างประเทศ ระบบจะเปิดช่องให้กรอกอัตราแลกเปลี่ยน เพื่อคำนวณแปลงเป็นเงินบาท

วิธีทำ:

คำอธิบายละเอียด: การระบุผังบัญชีถูกต้องช่วยให้ระบบลงบันทึกบัญชีเดบิต/เครดิตให้อย่างแม่นยำ

วิธีทำ:

วิธีทำ:

วิธีทำ:

วิธีทำ: พิมพ์ข้อความที่ต้องการแจ้งผู้ขายในช่อง หมายเหตุสำหรับผู้ขาย เช่น กำหนดส่งมอบสินค้าภายในวันที่ 20 ตุลาคม 2026 ณ แผนกบัญชี
​คำอธิบายละเอียด: หากมีข้อความที่ต้องระบุเป็นประจำ สามารถคลิกไอคอนฟันเฟืองเพื่อตั้งค่า "หมายเหตุมาตรฐาน" ได้

วิธีทำ: คลิกปุ่ม "เพิ่มไฟล์ใหม่" หรือลากไฟล์เอกสารประกอบมาวาง เช่น ใบขอซื้อ หรือไฟล์ใบเสนอราคา เป็นต้น
​คำอธิบายละเอียด: สำหรับแนบเอกสารหลักฐานอ้างอิงเพื่อใช้ตรวจสอบประกอบการอนุมัติ ทั้งนี้ช่องนี้ไม่ใช่ช่องบังคับ หากไม่มีเอกสารแนบประกอบสามารถเว้นว่างไว้ได้

วิธีทำ: พิมพ์คีย์เวิร์ดในช่อง แท็ก แล้วกด Enter เช่น สินค้าสำเร็จรูป, อบรมพนักงาน
​คำอธิบายละเอียด: แท็กช่วยให้ค้นหาและจัดกลุ่มเอกสารในระบบได้ง่ายขึ้นในภายหลัง ทั้งนี้ช่องนี้ไม่ใช่ช่องบังคับ สามารถเว้นว่างไว้ได้

วิธีทำ:

คำอธิบายละเอียด: เหมาะสำหรับการเก็บบันทึกข้อมูลไว้ชั่วคราว เมื่อข้อมูลยังไม่ครบถ้วนหรือไม่พร้อมส่งอนุมัติ โดยยังไม่เกิดรายการตั้งหนี้หรือบันทึกบัญชีในระบบ

วิธีทำ:

คำอธิบายละเอียด: การอนุมัติเป็นการยืนยันข้อมูลรายการสั่งซื้อ เพื่อนำไปใช้สำหรับอ้างอิงในการตั้งหนี้หรือบันทึกซื้อสินค้า/บริการในขั้นตอนถัดไป

ก่อนทำการกดอนุมัติเอกสาร โปรดตรวจสอบความถูกต้องของ การระบุข้อมูลแต่ละช่องในเอกสารฝั่งรายจ่าย ดังนี้