ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) คือ เอกสารที่ใช้ในกระบวนการซื้อขายเพื่อแสดงความประสงค์ที่จะทำการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากซัพพลายเออร์ เอกสารนี้มักจะถือเป็นสัญญาการสั่งซื้อที่บอกถึง

เงื่อนไขและข้อตกลงระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย การ สร้างใบสั่งซื้อ สามารถทำได้ 3 วิธี ดังนี้

1. สร้างที่เมนูรายจ่าย
2. นำเข้าใบสั่งซื้อ

3. สร้างจากคลังเอกสาร (File vault)

1. สร้างใบสั่งซื้อ ที่เมนูรายจ่าย

1.1. เข้าไปที่เมนูรายจ่าย เพื่อ สร้างใบสั่งซื้อ

ไปที่เมนูรายจ่าย > ใบสั่งซื้อ > สร้าง

1.2. ระบุรายละเอียดใบสั่งซื้อ

อ้างอิง ระบุข้อมูลที่ต้องการ (ถ้ามี)
เลขที่เอกสาร ระบบจะรันเลขที่เอกสารให้อัตโนมัติตามรูปแบบเลขที่เอกสารที่กำหนด หากต้องการปรับรูปแบบเลขที่เอกสารสามารถปรับได้ที่เมนูตั้งค่าเอกสาร

หมายเหตุ: ผู้ใช้งานสามารถกดไอคอนรูปฟันเฟืองที่ช่องเลขที่เอกสารเพื่อเข้าไปหน้าตั้งค่าเลขที่เอกสารได้

ข้อมูลผู้ขาย
- ชื่อผู้ขาย ระบุผู้ติดต่อที่ต้องการออกเอกสารถึง
- วันที่ออก ระบบจะทำการ Default วันที่ปัจจุบันที่สร้างเอกสาร สามารถแก้ไขเลือกวันที่ย้อนหลังหรือในอนาคตได้

กลุ่มจัดประเภท (สำหรับ Package Pro Plus) สามารถระบุกลุ่มจัดประเภทที่ต้องการสร้างรายงานในฟีเจอร์ PEAK Board โดยระบุกลุ่มจัดประเภทตอนสร้างเอกสาร หรือจะไม่ระบุ มาระบุย้อนหลังได้เช่นกัน สามารถระบุในเอกสารได้สูงสุด 4 กลุ่ม

ข้อมูลราคาและภาษี
- ประเภทราคา สามารถระบุประเภทราคาของเอกสารได้ว่าเป็นแบบแยกภาษี รวมภาษีหรือไม่มีภาษี เบื้องต้นระบบจะทำการเลือกประเภทราคาตามการตั้งค่าที่เมนูตั้งค่านโยบายบัญชี
- ราคานี้เป็นค่าเงิน สามารถระบุสกุลเงินตราต่างประเทศที่ต้องการได้ เบื้องต้นระบบจะ Default เป็นเงินสกุลเงินบาท โดยอัตราแลกเปลี่ยนนี้ระบบอ้างอิงจากธนาคารแห่งประเทศไทย ย้อนหลัง 1 วันจากวันที่ออกเอกสาร

รายการ
- สินค้า/บริการ ระบุรหัสสินค้า/บริการที่ต้องการออกเอกสาร (ถ้ามี)
- บัญชี ระบุรหัสสินค้า/บริการที่ต้องการออกใบสั่งซื้อ ระบบจะดึงรหัสผังบัญชีที่ผูกในรหัสสินค้า/บริการมาให้อัตโนมัติ
- คำอธิบาย กรณีที่เลือกรหัสสินค้า/บริการ ระบบจะดึงคำอธิบายที่ผูกในรหัสสินค้า/บริการมาให้อัตโนมัติ หากต้องการแก้ไขหรือระบุคำอธิบายเพิ่มเติมสามารถระบุเข้าไปได้ (รองรับ 1,000 อักขระ)
- จำนวน ระบุจำนวนสินค้า/บริการที่ต้องการสั่งซื้อ
- ราคา/หน่วย ระบุราคา/หน่วย
- ส่วนลด/หน่วย ระบุส่วนลด/หน่วย (ถ้ามี)
- ภาษี ระบุภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%, 0% หรือไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม
- หัก ณ ที่จ่าย ระบุอัตราหัก ณ ที่จ่ายที่ต้องการ (ถ้ามี)
หากรายการในใบสั่งซื้อมีมากกว่า 1 รายการ ให้กดปุ่ม + รายการใหม่ เพื่อเพิ่มรายการที่ต้องการ
และต้องการเพิ่มคำอธิบายรายการ ให้กดปุ่ม + เพิ่มคำอธิบายรายการ เพื่อใส่คำอธิบายเพิ่มเติม

หมายเหตุสำหรับผู้ขาย: สามารถระบุหมายเหตุเอกสารที่ต้องการส่งให้กับผู้ขายได้ หากหมายเหตุเอกสารที่ส่งให้กับผู้ขายมีรูปแบบเป็นข้อความเดียวกันทุกใบสั่งซื้อ สามารถไปตั้งค่าที่เมนูตั้งค่าเอกสารเพื่อให้ระบบดึงข้อความมาที่หน้าเอกสารอัตโนมัติได้

หมายเหตุ: ผู้ใช้งานสามารถกดไอคอนรูปฟันเฟืองที่หมายเหตุสำหรับผู้ขายเพื่อเข้าไปหน้าตั้งค่าหมายเหตุเอกสารได้

แนบไฟล์ในเอกสารนี้
สามารถลากไฟล์มาวางหรือกดปุ่ม “เพิ่มไฟล์ใหม่” เพื่อเลือกเอกสารมาแนบได้

แท็ก หากมีแท็ก สามารถเลือกแท็กเอกสารได้ตามต้องการ

1.3. บันทึกร่าง หรืออนุมัติใบสั่งซื้อ

เมื่อระบุข้อมูลใบสั่งซื้อเรียบร้อยแล้ว สามารถกดปุ่ม “บันทึกร่าง” หรือ “อนุมัติใบสั่งซื้อ” ได้

เมื่อกดอนุมัติแล้วสามารถการพิมพ์ใบสั่งซื้อ > คู่มือการพิมพ์ใบสั่งซื้อ

2. นำเข้าใบสั่งซื้อ

สามารถดูคู่มือการนำเข้าใบสั่งซื้อได้ที่ > คู่มือการนำเข้าใบสั่งซื้อ

3. สร้างจากคลังเอกสาร (File vault)

ที่ได้รับไฟล์ หรือรูปภาพเอกสารสั่งซื้อจากบุคคลภายนอก สามารถนำไฟล์มาอัปโหลดเข้าคลังเอกสาร เพื่อให้ระบบอ่านข้อมูลและออกใบสั่งซื้อได้อย่างรวดเร็ว โดยมีขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนที่ 1: ไปที่เมนู คลังเอกสาร (File vault)
ขั้นตอนที่ 2: เลือกรูปภาพหรือไฟล์เอกสารที่ต้องการ > คลิกปุ่ม “สร้าง/แนบเอกสาร”

ขั้นตอนที่ 3: เลือกประเภทเอกสารเป็น

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและรายการสินค้า > จากนั้นคลิกปุ่ม “บันทึกร่าง” หรือ “อนุมัติ” เพื่อสร้างเอกสารใบสั่งซื้อในระบบต่อไป

ข้อควรรู้สำหรับการสร้างใบสั่งซื้อผ่านคลังเอกสาร

หากเลือกเป็น “ใบสั่งซื้อ” ระบบจะทำการคัดลอกข้อมูลสำคัญจากเอกสาร (เช่น ข้อมูลผู้ติดต่อ, วันที่, ยอดเงิน) มาแสดงในหน้าต่างกรอกรายละเอียดรูปแบบใหม่ให้ทันที
หน้าต่างกรอกข้อมูลของใบสั่งซื้อจะถูกปรับลดส่วนที่ไม่จำเป็นออก โดยจะ ไม่มีตัวเลือกเงินมัดจำและไม่มีตัวเลือกใบกำกับภาษี เพื่อความสะดวด รวดเร็ว และสอดคล้องตามรูปแบบการออกเอกสารใบสั่งซื้อจริง

ดูคู่มือการใช้งานคลังเอกสารฉบับเต็มได้ที่ > [สร้าง/แนบ เอกสารจากคลังเอกสาร ใน PEAK]

- จบขั้นตอนการสร้างใบสั่งซื้อ-