ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) คือ เอกสารที่ใช้ในกระบวนการซื้อขายเพื่อแสดงความประสงค์ที่จะทำการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากซัพพลายเออร์ เอกสารนี้มักจะถือเป็นสัญญาการสั่งซื้อที่บอกถึงเงื่อนไขและข้อตกลงระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย
การสร้างใบสั่งซื้อสามารถทำได้ 2 วิธี ดังนี้
วิธีที่ 1 สร้างที่เมนูรายจ่าย
วิธีที่ 2 นำเข้าใบสั่งซื้อ (เฉพาะแพ็กเกจ Pro Plus)
วิธีที่ 1 สร้างที่เมนูรายจ่าย
ขั้นตอนที่ 1 : เข้าไปที่เมนูรายจ่าย > ใบสั่งซื้อ > สร้าง
ขั้นตอนที่ 2 : เมื่อใส่รายละเอียดใบสั่งซื้อ
อ้างอิงถึง : ระบุข้อมูลที่ต้องการ (ถ้ามี)
เลขที่เอกสาร : ระบบจะรันเลขที่เอกสารให้อัตโนมัติตามรูปแบบเลขที่เอกสารที่กำหนด หากต้องการปรับรูปแบบเลขที่เอกสารสามารถปรับได้ที่เมนูตั้งค่าเอกสาร
ข้อมูลลูกค้า
ชื่อลูกค้า : ระบุผู้ติดต่อที่ต้องการออกเอกสารถึง
วันที่ออก : ระบบจะทำการ Default วันที่ปัจจุบันที่สร้างเอกสาร สามารถแก้ไขเลือกวันที่ย้อนหลังหรือในอนาคตได้
วันที่ครบกำหนด : สามารถกำหนดวันที่ครบกำหนดของเอกสารได้ เบื้องต้นระบบจะดึงข้อมูลวันที่ครบกำหนดตามการตั้งค่า
กลุ่มจัดประเภท (สำหรับ Package Pro Plus) สามารถระบุกลุ่มจัดประเภทที่ต้องการสร้างรายงานในฟีเจอร์ PEAK Board โดยระบุกลุ่มจัดประเภทตอนสร้างเอกสาร หรือจะไม่ระบุ มาระบุย้อนหลังได้เช่นกัน
ข้อมูลราคาและรวมภาษี
ประเภทราคา : สามารถระบุประเภทราคาของเอกสารได้ว่าเป็นแบบแยกภาษี รวมภาษีหรือไม่มีภาษี เบื้องต้นระบบจะทำการเลือกประเภทราคาตามการตั้งค่าที่เมนูตั้งค่านโยบายบัญชี
ราคานี้เป็นค่าเงิน: สามารถระบุสกุลเงินตราต่างประเทศที่ต้องการได้ เบื้องต้นระบบจะ Default เป็นเงินสกุลเงินบาท โดยอัตราแลกเปลี่ยนนี้ระบบอ้างอิงจากธนาคารแห่งประเทศไทย ย้อนหลัง 1 วันจากวันที่ออกเอกสาร
รายการ
สินค้า/บริการ : ระบุรหัสสินค้า/บริการที่ต้องการออกเอกสาร (ถ้ามี)
บัญชี : ระบุรหัสสินค้า/บริการที่ต้องการออกใบสั่งซื้อ ระบบจะดึงรหัสผังบัญชีที่ผูกในรหัสสินค้า/บริการมาให้อัตโนมัติ
คำอธิบาย : กรณีที่เลือกรหัสสินค้า/บริการ ระบบจะดึงคำอธิบายที่ผูกในรหัสสินค้า/บริการมาให้อัตโนมัติ หากต้องการแก้ไขหรือระบุคำอธิบายเพิ่มเติมสามารถระบุเข้าไปได้ (รองรับ 1,000 อักขระ)
จำนวน : ระบุจำนวนสินค้า/บริการที่ต้องการสั่งซื้อ
ราคา/หน่วย : ระบุราคา/หน่วย
ส่วนลดต่อหน่วย : ระบุส่วนลด/หน่วย (ถ้ามี)
ภาษี : ระบุภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%, 0% หรือไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม
หัก ณ ที่จ่าย : ระบุอัตราหัก ณ ที่จ่ายที่ต้องการ (ถ้ามี)
หากรายการในใบสั่งซื้อมีมากกว่า 1 รายการ ให้กดปุ่ม + รายการใหม่ เพื่อเพิ่มรายการที่ต้องการ
และต้องการเพิ่มคำอธิบายรายการ ให้กดปุ่ม + เพิ่มคำอธิบายรายการ เพื่อใส่คำอธิบายเพิ่มเติม
หมายเหตุเอกสาร : สามารถระบุหมายเหตุเอกสารที่ต้องการส่งให้กับผู้ขายได้ หากหมายเหตุเอกสารที่ส่งให้กับผู้ขายมีรูปแบบเป็นข้อความเดียวกันทุกใบสั่งซื้อ สามารถไปตั้งค่าที่เมนูตั้งค่าเอกสารเพื่อให้ระบบดึงข้อความมาที่หน้าเอกสารอัตโนมัติได้
ขั้นตอนที่ 3 : เมื่อระบุข้อมูลใบสั่งซื้อเรียบร้อยแล้ว สามารถกดปุ่มบันทึกร่าง หรืออนุมัติใบสั่งซื้อ
เมื่อกดอนุมัติแล้วสามารถการพิมพ์ใบสั่งซื้อ > คู่มือการพิมพ์ใบสั่งซื้อ
วิธีที่ 2 นำเข้าใบสั่งซื้อ (เฉพาะแพ็กเกจ Pro Plus)
- จบขั้นตอนการสร้างใบสั่งซื้อ-
คู่มืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับใบสั่งซื้อ