บันทึกซื้อแบบจ่ายเงินมัดจำ คือ การจ่ายชำระเงินบางส่วนหนึ่งของราคาหรือมูลค่าของสินค้าหรือบริการ ซึ่งเงื่อนไขการจ่ายชำระถือเป็นข้อตกลงระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายเพื่อเป็นการยืนยันการทำธุรกรรมหรือการซื้อขายในอนาคต
ในการสั่งซื้อแบบจ่ายเงินมัดจำ จะมี 3 ขั้นตอนทั้งหมดดังนี้
ออกใบสั่งซื้อสินค้า
บันทึกซื้อ แบบจ่ายเงินมัดจำ
จ่ายชำระส่วนที่เหลือและรับสินค้า
1. บันทึกซื้อแบบจ่ายเงินมัดจำ โดยออกใบสั่งซื้อสินค้า
ในขั้นตอนนี้ให้เราออกใบสั่งซื้อเหมือนออกใบสั่งซื้อสินค้าแบบปกติ
โดยไปที่เมนูรายจ่าย > ใบสั่งซื้อ > สร้าง
กรอกรายละเอียดรายการ เช่น วันที่ออก ผู้ติดต่อ ระบุรายการที่สั่งซื้อ เป็นต้น
จากนั้นเพิ่มข้อความในส่วนหมายเหตุสำหรับผู้ขาย กด ย่อ/ขยาย > จากนั้นเพิ่มข้อมูลเงื่อนไขการชำระเงินในช่อง หมายเหตุสำหรับผู้ขาย > และคลิกปุ่ม “อนุมัติใบสั่งซื้อ”
2. บันทึกซื้อแบบจ่ายเงินมัดจำ
ขั้นตอนนี้จะเป็นการบันทึกเพื่อจ่ายเงินมัดจำ 30% ให้เราบันทึกรายจ่ายที่อ้างอิงจากเอกสารใบสั่งซื้อ
โดยไปที่รายการที่บันทึกที่เมนูรายจ่าย > ใบสั่งซื้อ > อนุมัติแล้ว
เลือกใบสั่งซื้อที่ต้องการบันทึกจ่ายเงินมัดจำ > คลิกปุ่ม “บันทึกซื้อสินค้า”
เลือกวิธีการสร้างบันทึกซื้อสินค้า/ค่าใช้จ่าย > คลิกปุ่ม “ยืนยัน”
2.1. คลิกปุ่ม “เพิ่มรายการใหม่”
คลิกปุ่ม “เพิ่มรายการใหม่” เพื่อเตรียมไว้สำหรับระบุผังบัญชีจ่ายเงินล่วงหน้า-เงินมัดจำ
2.2. กดที่ถังขยะ เพื่อกดลบรายการสินค้า
ลบรายการสินค้า เนื่องจากการบันทึกค่าใช้จ่ายในขั้นตอนนี้ไม่ใช่การรับสินค้า แต่เป็นการบันทึกจ่ายเงินมัดจำ
2.3. ขั้นตอนนี้ไม่ต้องระบุสินค้า/บริการ เนื่องจากยังไม่ได้รับสินค้า
ให้ระบุข้อมูลในช่องบัญชี เลือกผังบัญชี 115104 หรือพิมพ์ “เงินจ่ายล่วงหน้า – เงินมัดจำ” และใส่ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น % ในช่อง อธิบาย ระบุ จำนวน เเละ ราคา/หน่วย
เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้เรากำหนดวันที่รับชำระเงินในช่อง วันที่ชำระ > เลือกช่องทางรับเงินในช่อง ชำระโดย > จากนั้นคลิกปุ่ม “อนุมัติบันทึซื้อสินค้า”
3. จ่ายชำระส่วนที่เหลือและรับสินค้า
ไปที่ใบสั่งซื้อ โดยไปที่เมนูรายจ่าย > ใบสั่งซื้อ > อนุมัติแล้ว
ไปที่แถบออกบางส่วน > เลือกรายการที่ต้องการ > จากนั้นคลิกปุ่ม “บันทึกซื้อสินค้า”
คลิกปุ่ม “ยืนยัน”
คลิกปุ่ม “เพิ่มรายการใหม่” เพื่อเพิ่มรายการ ผังในช่องบัญชีเลือกเป็น 115104 หรือพิมพ์ เงินจ่ายล่วงหน้า – เงินมัดจำ จากนั้นใส่จำนวนเงิน ติดลบ เพื่อหักเงินจ่ายมัดจำที่กดทำรายการในขั้นตอนที่ 2 โดยระบุราคาตามจำนวนที่ต้องการหัก
**สังเกตุยอดมูลค่าสุทธิจะเป็นยอดที่ต้องชำระหลังหักเงินมัดจำแล้ว
เลือกช่องทางจ่ายเงินในช่อง ชำระโดย > สามารถเขียนหมายเหตุถึงลูกค้าโดยกด ย่อ/ขยาย พร้อมพิมพ์รายละเอียด > จากนั้นคลิกปุ่ม “อนุมัติบันทึกซื้อสินค้า”
– จบขั้นตอนการบันทึกซื้อแบบจ่ายเงินมัดจำ –
บทความที่เกี่ยวข้อง