การรับเงินมัดจำ คือ การรับชำระค่าสินค้า หรือบริการล่วงหน้าบางส่วนก่อน ซึ่งเป็นการตกลงกันระหว่างผู้ซื้อในการรับชำระเงินมัดจำล่วงหน้า เพื่อเป็นการประกันการขายสินค้า หรือบริการ
สรุปขั้นตอนการบันทึกรับเงินมัดจำ
ขั้นตอนที่ 1: ออกใบเสนอราคา เพื่อใช้คุมยอดรวมของการขายครั้งนี้ทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 2: ออกใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินมัดจำ เพื่อบันทึกรับเงิน หรือแจ้งเก็บเงินมัดจำ
ขั้นตอนที่ 3: ออกใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินส่วนที่เหลือ เพื่อบันทึกรับเงิน พร้อมบันทึกรายได้
ภาพประกอบเพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 1:
1.1 เมนู รายรับ > ใบเสนอราคา > สร้าง
1.2 ระบุยอดรวมของการขายทั้งหมด
1.3 เพิ่มข้อความเงื่อนไขการชำระเงินในช่อง "หมายเหตุสำหรับลูกค้า" จากนั้นกด “อนุมัติใบเสนอราคา”
1.4 การตกลงซื้อขาย
เมื่อลูกค้ามีการตอบรับใบเสนอราคา หรือ ตกลงในการซื้อขาย หรือให้บริการกับทางกิจการเป็นที่เรียบร้อย ให้กด “+ตอบรับแล้ว” ที่ใบเสนอราคานั้น
จากนั้นให้ระบุวันที่ถูกยอมรับใบเสนอราคาในช่อง "ลูกค้ายอมรับเมื่อ" จากนั้นกด "ยืนยัน"
ขั้นตอนที่ 2. การเรียกเก็บเงินมัดจำ
หากลูกค้ายังไม่จ่ายชำระเงินมัดจำ กิจการสามารถเรียกเก็บเงินมัดจำได้โดยการออกเอกสารใบแจ้งหนี้ แต่หากลูกค้าชำระเงินงวดแรกแล้ว สามารถออกใบเสร็จได้
เลือกเมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > ยอมรับแล้ว
เลือกรายการเอกสารที่ต้องการสร้างต่อจากใบเสนอราคาเพื่อเรียกเก็บมัดจำ
ต้องการออกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินมัดจำงวดแรก คลิกที่นี่
ต้องการออกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินมัดจำงวดแรก คลิกที่นี่
วิธีสร้างใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินมัดจำงวดแรก
เมื่อเข้าสู่เมนูใบเสนอราคา > เลือกสถานะยอมรับแล้ว > คลิกเลือก "สร้างใบแจ้งหนี้"
ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ และแสดงข้อมูลสินค้าตามใบเสนอราคา > ให้ทำการกดปุ่ม "เพิ่มรายการใหม่" เพื่อแก้ไขรายการ และระบุเป็นผังบัญชีแทนรายการสินค้า
ทำการลบแถวข้อมูลสินค้าที่อ้างอิงจากใบเสนอราคาออกทั้งหมด โดยเหลือไว้เฉพาะบรรทัดรายการที่กดเพิ่มใหม่
ในแถวรายการที่เพิ่มใหม่ ไม่ต้องระบุสินค้า/บริการ เนื่องจากยังไม่ได้ส่งสินค้า ให้ระบุข้อมูลในช่องบัญชี เลือกผังบัญชี"212104" หรือพิมพ์ "เงินรับล่วงหน้า - เงินมัดจำ" และใส่ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น % ในช่อง "อธิบาย" ระบุ "จำนวน" และ "ราคา/หน่วย"
ช่องภาษีระบุ " 7%" ภาษี เนื่องจากกรณีที่มีการชำระเงินมัดจำ ถ้าผู้ให้บริการ/ขายสินค้า จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จะต้องทำการออกใบกำกับภาษีค่ามัดจำตามคำสั่งของกรมสรรพากรที่ ป. 73/2541
เมื่อคู่ค้าชำระยอดมัดจำที่เรียกเก็บแล้ว สามารถเข้ามาทำการรับชำระที่ใบแจ้งหนี้
โดยให้กดที่ปุ่ม "ข้อมูลการชำระ" หรือ "รับชำระเงิน" ก็ได้
ระบบจะนำเข้าสู่หน้าข้อมูลการชำระ > ให้กดปุ่ม "รับชำระ"
ระบบจะแสดง Pop up กล่องข้อมูลการชำระให้ > สามารถระบุวันที่รับชำระเงิน และเลือกช่องทางการเงินที่ได้รับเงินได้ > จากนั้นกด "รับชำระ"
หลังจากรับชำระแล้ว สามารถกดปุ่ม "ออกใบเสร็จ" เพื่อออกใบเสร็จต่อจากใบแจ้งหนี้ได้
เมื่อกดปุ่ม ออกใบเสร็จ แล้ว > ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างใบเสร็จ โดยจะมีรายละเอียดตามใบแจ้งหนี้ และมีข้อมูลการชำระ ตามที่รับชำระก่อนหน้าแสดงให้
สามารถกำหนดวันที่ออกเอกสาร และเลขที่เอกสารเพิ่มเติมได้ จากนั้นกดอนุมัติใบเสร็จรับเงินได้
วิธีสร้างใบเสร็จรับเงินเพื่อรับชำระเงินมัดจำงวดแรก โดยไม่ออกใบแจ้งหนี้
เมื่อเข้าสู่เมนูใบเสนอราคา > เลือกสถานะยอมรับแล้ว > คลิกเลือก "สร้างใบเสร็จรับเงิน"
ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน และแสดงข้อมูลสินค้าตามใบเสนอราคา > ให้ทำการกดปุ่ม "เพิ่มรายการใหม่" เพื่อแก้ไขรายการ
ทำการลบแถวข้อมูลสินค้าที่อ้างอิงจากใบเสนอราคาออกทั้งหมด โดยเหลือไว้เฉพาะบรรทัดรายการที่กดเพิ่มใหม่
ในแถวรายการที่เพิ่มใหม่ ไม่ต้องระบุสินค้า/บริการ เนื่องจากยังไม่ได้ส่งสินค้า ให้ระบุข้อมูลในช่องบัญชี เลือกผังบัญชี"212104" หรือพิมพ์ "เงินรับล่วงหน้า - เงินมัดจำ" และใส่ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น % ในช่อง "อธิบาย" ระบุ "จำนวน" และ "ราคา/หน่วย"
ช่องภาษีระบุ " 7%" ภาษี เนื่องจากกรณีที่มีการชำระเงินมัดจำ ถ้าผู้ให้บริการ/ขายสินค้า จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จะต้องทำการออกใบกำกับภาษีค่ามัดจำตามคำสั่งของกรมสรรพากรที่ป. 73/2541
เมื่อกรอกข้อมูลเอกสารครบถ้วนแล้ว ให้ทำการระบุข้อมูลการชำระเงินให้ครบถ้วน และกดอนุมัติใบเสร็จ
ขั้นตอนที่ 3. รับชำระส่วนที่เหลือ
สามารถเลือกออกเอกสารใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บยอดชำระส่วนที่เหลือ หรือออกเป็นใบเสร็จรับเงินเพื่อรับชำระเงินส่วนที่เหลือโดยไม่ต้องสร้างใบแจ้งหนี้ได้ เลือกเอกสารที่ต้องการสร้างด้านล่างนี้
ต้องการออกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บยอดที่เหลือ คลิกที่นี่
ต้องการออกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บยอดที่เหลือ คลิกที่นี่
วิธีสร้างใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บยอดที่เหลือ
กดเข้าสู่เมนูใบเสนอราคา > เลือกสถานะยอมรับแล้ว > คลิกเลือก "สร้างใบแจ้งหนี้" ที่ใบเสนอราคาใบเดิมที่เคยเรียกเก็บมัดจำไว้
ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างใบแจ้งหนี้ ให้ทำรายการดังนี้
กดปุ่มเพิ่มรายการใหม่ 1 บรรทัด สำหรับระบุข้อมูลล้างมัดจำ
ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี : ให้เปิดปุ่มออกใบกำกับ ให้เป็นสีฟ้า
ตามภาพตัวอย่าง
สำหรับช่องรายการที่เพิ่มขึ้นมาใหม่ 1 บรรทัด ให้ระบุข้อมูลการมัดจำ และภาษีตามที่ออกไว้ในเอกสารก่อนหน้า
ราคา/หน่วย ให้ระบุเป็นยอดลบ เพื่อหักล้างกับยอดสินค้าตามเอกสารปัจจุบัน
เมื่อคู่ค้าชำระเงินยอดที่เรียกเก็บแล้ว สามารถเข้ามาทำการรับชำระที่ใบแจ้งหนี้
โดยให้กดที่ปุ่ม "ข้อมูลการชำระ" หรือ "รับชำระเงิน" ก็ได้
ระบบจะนำเข้าสู่หน้าข้อมูลการชำระ > ให้กดปุ่ม "รับชำระ"
ระบบจะแสดง Pop up กล่องข้อมูลการชำระให้ > สามารถระบุวันที่รับชำระเงิน และเลือกช่องทางการเงินที่ได้รับเงินได้ > จากนั้นกด "รับชำระ"
หลังจากรับชำระแล้ว สามารถกดปุ่ม "ออกใบเสร็จ" เพื่อออกใบเสร็จต่อจากใบแจ้งหนี้ได้
เมื่อกดปุ่ม ออกใบเสร็จ แล้ว > ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างใบเสร็จ โดยจะมีรายละเอียดตามใบแจ้งหนี้ และมีข้อมูลการชำระ ตามที่รับชำระก่อนหน้าแสดงให้
ตามภาพตัวอย่าง
วิธีสร้างใบเสร็จรับเงินเพื่อรับชำระยอดที่เหลือ โดยไม่ออกใบแจ้งหนี้
กดเข้าสู่เมนูใบเสนอราคา > เลือกสถานะยอมรับแล้ว > คลิกเลือก "สร้างใบเสร็จรับเงิน" ที่ใบเสนอราคาใบเดิมที่เคยเรียกเก็บมัดจำไว้
ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างใบเสร็จรับเงิน ให้ทำรายการดังนี้
กดปุ่มเพิ่มรายการใหม่ 1 บรรทัด สำหรับระบุข้อมูลล้างมัดจำ
สามารถกำหนดข้อมูลการออกใบกำกับภาษีได้
ออกเอกสาร ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี : ให้เปิดปุ่มออกใบกำกับ ให้เป็นสีฟ้า
ตามภาพตัวอย่าง จะเป็นกรณีสร้างใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
สำหรับช่องรายการที่เพิ่มขึ้นมาใหม่ 1 บรรทัด ให้ระบุข้อมูลการมัดจำ และภาษีตามที่ออกไว้ในเอกสารก่อนหน้า
ราคา/หน่วย ให้ระบุเป็นยอดลบ เพื่อหักล้างกับยอดสินค้าตามเอกสารปัจจุบัน
เมื่อกรอกข้อมูลเอกสารครบถ้วนแล้ว ให้ทำการระบุข้อมูลการชำระเงินให้ครบถ้วน และกดอนุมัติใบเสร็จ
-จบขั้นตอนการบันทึกการขายสินค้า หรือบริการแบบมีการรับเงินมัดจำ-
คู่มืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการซื้อแบบมีการจ่ายเงินมัดจำ