การบันทึกซื้อสินค้า-ขายสินค้าและการปรับปรุงบัญชีแบบสิ้นงวดหรือแบบ Periodic
วิธีนี้จะไม่มีการบันทึกบัญชี "สินค้าคงเหลือ" ในระหว่างงวด ดังนั้นยอดคงเหลือบัญชีสินค้าคงเหลือจะเป็นยอด ณ วันต้นงวด และจะไม่บันทึกต้นทุนขายในทุกครั้งที่ขาย
เมื่อสิ้นงวด จะต้องทำการตรวจนับและตีราคาสินค้าคงเหลือ ณ วันที่ต้องการทราบยอดคงเหลือ และถ้าต้องการทราบต้นทุนขายต้องทำการคำนวณ
วิธีนี้เหมาะสำหรับกิจการที่มีสินค้าในปริมาณมาก เช่น ห้างสรรพสินค้า
ข้อดี คือ การบันทึกบัญชีทำได้ง่ายและประหยัดเวลา
ข้อเสีย คือ ไม่สามารถทราบยอดคงเหลือของสินค้าได้ทันทีที่ต้องการ
ตัวอย่าง
กิจการ A มีการซื้อสินค้าและได้รับสินค้า ณ วันที่ 15/09/2023
โดยซื้อสินค้าจำนวน 5 หน่วย ราคาต้นทุนต่อหน่วยเป็น 200 บาท มูลค่ารวม 1,000 บาท
และวันที่ 15/09/2023 กิจการ A มีการขายสินค้าออก จำนวน 1 หน่วย มูลค่า 500 บาท
หมายเหตุ : เป็นราคาไม่รวม VAT
เมื่อถึงวันที่ 30/09/2023 (ครบรอบปิดบัญชีเดือน 09/2023) กิจการจะทำการปรับปรุงสินค้าสำเร็จรูปเข้าสต๊อกและรับรู้ต้นทุนขายแทนการบันทึกซื้อสินค้า ตามรูปแบบการบันทึกบัญชีแบบสิ้นงวดหรือแบบ Periodic สามารถทำรายการได้ตามขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 เพิ่มผังบัญชีซื้อสินค้า
ขั้นตอนที่ 2 การตั้งค่าสินค้าเพื่อบันทึกบัญชีแบบสิ้นงวด (Periodic)
ขั้นตอนที่ 3 การบันทึกซื้อสินค้า
ขั้นตอนที่ 4 การบันทึกขายสินค้า
ขั้นตอนที่ 5 การบันทึกปรับปรุงสินค้า ณ วันสิ้นงวดบัญชี
ขั้นตอนที่ 1 เพิ่มผังบัญชีซื้อสินค้า
เนื่องจาก PEAK ไม่มีผังบัญชีซื้อสินค้าซึ่งเป็นหมวด 5 มาให้ตั้งแต่ต้น ดังนั้นจะเป็นการเพิ่มผังบัญชี ซื้อสินค้าด้วยตนเอง สามารถดูวิธีการเพิ่มผังบัญชีเพิ่มเติมได้ตามตัวอย่าง ที่นี่
ขั้นตอนที่ 2 การตั้งค่าสินค้าเพื่อบันทึกบัญชีแบบสิ้นงวด (Periodic)
ไปที่เมนูตั้งค่า >> ตั้งค่านโยบายบัญชี >> เมนูสินค้า/บริการ
กดปุ่ม แก้ไข
เลือกวิธีการคำนวณต้นทุนของกิจการเป็น แบบสิ้นงวด
กดบันทึก
ขั้นตอนที่ 3 การบันทึกซื้อสินค้า
เมื่อทำขั้นตอนที่ 1 และ 2 เรียบร้อยแล้ว พอถึงตอนที่ทางกิจการบันทึกซื้อสินค้า ให้ทำตามตัวอย่างด้านล่าง
ไปที่เมนูรายจ่าย >> ใบสั่งซื้อหรือบันทึกซื้อสินค้า >> +สร้าง
หมายเหตุ ตามตัวอย่างจะเป็นการบันทึกซื้อสินค้าโดยตรง ไม่ได้สร้างต่อจากใบสั่งซื้อ
เลือกผังบัญชีซื้อสินค้าตามที่สร้างจากขั้นตอนที่ 1 ที่ช่องบัญชี ช่องของสินค้าและบริการให้เว้นว่างไว้
เลือกชำระเงินหรือตั้งเจ้าหนี้ตามที่ต้องการ
ตัวอย่าง การบันทึกบัญชี
ขั้นตอนที่ 4 การขายสินค้า
กรณีมีการขายสินค้าออกจากกิจการ สามารถสร้างเอกสารที่ต้องการ ระบบจะสามารถสร้างเอกสารฝั่งรายรับได้ตั้งแต่ ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงิน
โดยจะยกตัวอย่างเป็นการขายสินค้าผ่านเอกสารใบเสร็จรับเงินเลย
ไปที่เมนูรายรับ >> ใบเสร็จรับเงิน >> +สร้าง
กรอกข้อมูลตามที่ต้องการ
โดยตามตัวอย่างให้เลือกรหัสสินค้าที่ขายได้เลย
ระบุช่องทางการรับเงินที่ต้องการ
กด อนุมัติใบเสร็จรับเงิน
ตัวอย่าง การบันทึกบัญชี
ขั้นตอนที่ 5 การบันทึกปรับปรุงสินค้า ณ วันสิ้นงวดบัญชี
ตัวอย่าง ตามตัวอย่างข้างต้น มีการซื้อสินค้าต้นทุนรวม 1,000 บาท ต้นทุนต่อหน่วย 200 บาท กิจการ A มีการขายสินค้าออก 1 หน่วย แสดงว่าต้นทุนขายสินค้าจะเพิ่มขึ้น 200 บาท และมูลค่าคงเหลือของสินค้าสำเร็จรูปจะต้องเหลือ 800 บาท
ดังนั้น การบันทึกปรับปรุงรับรู้สินค้าสำเร็จรูปและรับรู้ต้นทุนการขายคงเหลือ ณ วันสิ้นงวดบัญชี จะสามารถเข้าบันทึกที่สมุดบัญชีรายวันทั่วไปโดยตรง ตามขั้นตอนนี้
ไปที่เมนูบัญชี >> บัญชีรายวัน >> +สร้างสมุดรายวัน
เลือกวันที่ทำรายการ (แนะนำเป็นวันสิ้นรอบที่ต้องการปิดยอดเข้าบัญชีสินค้า)
ระบุผังบัญชีสินค้าคงเหลือที่เหลืออยู่ ต้นทุนขายที่เกิดขึ้น และล้างบัญชีซื้อสินค้าออก
จากนั้นกดอนุมัติรายการ
ตัวอย่าง การบันทึกบัญชี
หากกิจการต้องการรับรู้สต๊อกสินค้าบน PEAK ณ วันที่ต้องการปิดยอด
แนะนำให้กดแก้ไขยอดยกมาสินค้าและระบุต้นทุนสินค้าตามตัวอย่าง ที่นี่
คำอธิบายเพิ่มเติมและข้อจำกัดของวิธีนี้ :
การซื้อสินค้าในขั้นตอนที่ 3 ไม่ได้เลือกรหัสสินค้าเนื่องจากการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันโดยตรงในขั้นตอนที่ 5 นั้น ไม่สามารถเลือกผังบัญชีย่อยสำหรับผังบัญชีซื้อสินค้าที่กิจการสร้างขึ้นมาเองได้ ทำให้ไม่สามารถล้างยอดบัญชีซื้อสินค้าของแต่ละสินค้าได้
ผลกระทบ : รายงานเคลื่อนไหวสินค้าจะแสดงเฉพาะรายการขายสินค้า ไม่ได้แสดงรายการซื้อสินค้า เนื่องจากไม่มีการเลือกผังบัญชีย่อยสินค้าในขั้นตอนการซื้อ