การนำเข้าข้อมูลใบสั่งซื้อ สามารถทำได้ 2 วิธีดังนี้
วิธีที่ 1 การนำเข้าเอกสารบันทึกรายการจ่ายแบบสร้างข้อมูลนำเข้าบนโปรแกรม
ขั้นตอนที่ 1 : ไปที่เมนูรายจ่าย > นำเข้าเอกสาร
ขั้นตอนที่ 2 : กดปุ่ม + สร้างเอกสารหลายรายการ
ขั้นตอนที่ 3 : เลือกใบสั่งซื้อ เมื่อเลือกเรียบร้อยแล้วกดปุ่มสร้างข้อมูลนำเข้า
ขั้นตอนที่ 4 : ระบุรายละเอียดต่างๆ
ลำดับที่: เป็นลำดับที่ของเอกสารรายการจ่ายที่ไม่รวมรายการย่อย ระบบจะทำการรันลำดับที่ให้อัตโนมัติ
อ้างอิงจาก: ระบุข้อมูลที่ต้องการ (ถ้ามี)
วันที่เอกสาร: ระบุวันที่ออกของใบสั่งซื้อ
ผู้รับเงิน/คู่ค้า: ระบุข้อมูลรหัสผู้ติดต่อที่สร้างใน PEAK
ประเภทราคา: ระบุประเภทราคา ว่าเป็นรวมภาษี, แยกภาษี และไม่มี หากระบุประเภทราคาเป็นไม่มี จะไม่สามารถทำการระบุภาษีมูลค่าเพิ่มได้
สินค้า/บริการ: รระบุรหัสสินค้า/บริการ ที่ทำการสร้างใน PEAK
ค่าใช้จ่าย/บัญชี: ระบุผังบัญชีที่ต้องการลงข้อมูลว่าเป็นผังบัญชีอะไร กรณีที่เลือกรหัสสินค้า/บริการมา ผังบัญชีระบบจะทำการขึ้นให้อัตโนมัติ
คำอธิบาย: ระบบจะนำชื่อบัญชี หรือชื่อสินค้ามาแสดงแทนที่คำอธิบายเดิมในช่องคำอธิบาย ทางผู้ใช้งานสามารถพิมพ์ในช่องคำอธิบายเพิ่มเติมได้ และคำอธิบายรายการ ระบบรองรับได้ที่ 1,000 ตัวอักษร
จำนวน: ระบุจำนวนหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
ราคา: ระบุราคา ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
ภาษี: ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มของรายการนั้นๆ
หัก ณ ที่จ่าย: ระบุอัตราหัก ณ ที่จ่ายของรายการนั้นๆ
หมายเหตุ: ระบุหมายเลขที่ต้องการ (ถ้ามี)
กลุ่มจัดประเภท : กลุ่มจัดประเภทที่ต้องการทำรายงานใน PEAK Board (การนำเข้าเอกสาร ตอนนี้สามารถระบุได้เพียง 1 รายการ/เอกสารเท่านั้น)
สามารถเลื่อนเพื่อกรอกรายละเอียดได้
ข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอก :
คอลัมน์ B: วันที่เอกสาร
คอลัมน์ D,E,F: ผู้รับเงิน/คู่ค้า
คอลัมน์ J: คำอธิบาย
เมื่อกรอกรายละเอียดข้อมูลของแต่ละเอกสารเรียบร้อยจะมีเครื่องหมายติ๊กถูกด้านหน้าช่องลำดับที่
กรณีต้องการเพิ่มเอกสารใบสั่งซื้อ ให้กดปุ่ม "+ เพิ่มเอกสาร"
กรณีใน 1 เอกสารมีมากกว่า 1 รายการ สามารถเพิ่มรายการได้ดังนี้
ให้กดปุ่ม "+ เพิ่มรายการย่อย"
เลือกลำดับของเอกสารที่ต้องการเพิ่มรายการย่อย
เลือกจำนวนของรายการย่อยที่ต้องการเพิ่ม
กดเพิ่มรายการย่อย
จากตัวอย่างเพิ่มรายการย่อยในเอกสารลำดับที่ 1 จำนวน 1 รายการ
ระบบจะเเสดงเพิ่มขึ้นมาอีก 1 บรรทัดเพื่อกรอกรายการย่อย
กรณีกดเพิ่มเอกสารหรือกดเพิ่มรายการย่อยเกินสามารถลบบรรทัดนั้น ๆ ได้ โดยการกดเครื่องหมายกากบาท (X) ตามตัวอย่างด้านล่าง
เมื่อสร้างข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม สร้างเอกสารทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 5 : เมื่อกดสร้างเอกสารทั้งหมดแล้ว กระดิ่งทางมุมขวาบนจะแจ้งเตือนการนำเข้าใบสั่งซื้อ
สามารถกดดูข้อมูลการนำเข้าได้ที่กระดิ่ง
เมื่อกดดูข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดูการสร้างเอกสารได้โดยกดที่เลขที่เอกสาร
ตัวอย่างหน้าเอกสารใบสั่งซื้อที่ระบบสร้างให้
วิธีที่ 2 การนำเข้าเอกสารใบสั่งซื้อโดยใช้ไฟล์ Excel template excel
ขั้นตอนที่ 1 : กดเครื่องหมาย Dropdown ปุ่มนำเข้าเอกสาร > เลือก รูปแบบ PEAK
ขั้นตอนที่ 2 : เลือกรายการที่นำเข้าเป็นใบสั่งซื้อ >> กดปุ่ม ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่าง ใบสั่งซื้อ (.xlsx)
ตัวอย่างฟอร์ม Excel
สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Description ก่อนกรอกข้อมูล
ขั้นตอนที่ 3 : เมื่อกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วให้ทำการ Save ลงเครื่องคอมพิวเตอร์
ขั้นตอนที่ 4 : นำไฟล์ที่ Save ไว้ แนบลงในระบบ หรือกดปุ่ม ค้นหา เพื่อทำการเลือกไฟล์ที่ต้องการ เมื่อได้ไฟล์เรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม นำเข้าไฟล์
ขั้นตอนที่ 5 : ระบบจะแสดงรายการในไฟล์ Excel เพื่อให้ผู้ใช้งานตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง จากนั้นกดสร้างเอกสารทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 6 : เมื่อนำเข้าสำเร็จระบบจะทำการแจ้งเตือนที่กระดิ่ง สามารถกดปุ่มเข้าดูที่กระดิ่งเพื่อดูเอกสารที่ระบบสร้าง
ขั้นตอนที่ 7 : เมื่อกดดูข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดูการสร้างเอกสารได้โดยกดที่เลขที่เอกสาร
- จบขั้นตอนวิธีการนำเข้าข้อมูลใบสั่งซื้อ -
คู่มืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการนำเข้าข้อมูลใบสั่งซื้อ