การคัดลอกใบสั่งซื้อมีประโยชน์ อย่างไร ?
ผู้ใช้งานสามารถคัดลอกเอกสารใบสั่งซื้อได้ในสถานะต่าง ๆ เช่น ร่าง , รออนุมัติ , อนุมัติแล้วหรือแม้แต่เอกสารที่ถูกยกเลิกไปแล้ว (ถังขยะ) เพื่อนำมาเป็นต้นแบบสำหรับการสร้างเอกสารใหม่
ระบบช่วยคัดลอกข้อมูลบางส่วนโดยอัตโนมัติเพื่อลดเวลาในการกรอกข้อมูลใหม่ ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มความสะดวกในการจัดการคำสั่งซื้อซ้ำ ทำให้การทำงานรวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
การคัดลอกใบสั่งซื้อมี 2 ขั้นตอนดังนี้
1. วิเคราะห์ว่าเอกสารใบสั่งซื้อที่ต้องการคัดลอกอยู่ในสถานะใด
กรณีที่ 1 : ใบสั่งซื้ออยู่สถานะร่าง รออนุมัติหรืออนุมัติแล้ว
1.1. เข้าที่เมนูรายจ่าย > ใบสั่งซื้อ > เลือกเอกสารที่ต้องการคัดลอก
1.2. คลิกปุ่มตัวเลือก > คัดลอก
ตัวอย่างรูป กรณีสถานะร่างเอกสารไว้ (ยังไม่ได้กดอนุมัติ)
ให้ทำการกดคลิกเครื่องหมาย Dropdown ปุ่มตัวเลือก > เลือกคัดลอก
ตัวอย่างรูป กรณีใบสั่งซื้ออนุมัติแล้ว
ให้เลือกที่หัวข้อ ข้อมูลเอกสาร > คลิกเครื่องหมาย Dropdown ปุ่มตัวเลือก > คัดลอก
เมื่อกดปุ่มคัดลอกแล้ว ระบบจะทำการโหลดมาสร้างใบสั่งซื้อใหม่ โดยข้อมูลจะถูกคัดลอกมาทุกรายการ ยกเว้น
เลขที่เอกสาร : ระบบทำการรันให้อัตโนมัติต่อจากเลขล่าสุด (พิมพ์แก้ไขเลขที่เอกสารที่ต้องการเองได้)
วันที่ออก : ระบบจะระบุวันที่ปัจจุบัน (แก้ไขวันที่ ที่ต้องการได้)
จากนั้นทำการตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการอีกครั้ง
กรณีที่ 2 : ใบสั่งซื้ออยู่สถานะยกเลิก (อยู่ในถังขยะ)
2.1. เข้าที่เมนูรายจ่าย > ใบสั่งซื้อ > ถังขยะ > เลือกเอกสารที่ต้องการคัดลอก
2.2. คลิกปุ่มตัวเลือก > คัดลอก
เมื่อกดปุ่มคัดลอกแล้ว ระบบจะทำการโหลดมาสร้างใบสั่งซื้อใหม่ โดยข้อมูลจะถูกคัดลอกมาทุกรายการ ยกเว้น
เลขที่เอกสาร : ระบบทำการรันให้อัตโนมัติต่อจากเลขล่าสุด (พิมพ์แก้ไขเลขที่เอกสารที่ต้องการเองได้)
วันที่ออก : ระบบจะระบุวันที่ปัจจุบัน (แก้ไขวันที่ ที่ต้องการได้)
จากนั้นทำการตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการอีกครั้ง
2. บันทึกร่างหรืออนุมัติใบสั่งซื้อ
เมื่อตรวจสอบข้อมูลใบสั่งซื้อเรียบร้อยแล้ว ให้เลือกการบันทึกเอกสาร
คลิกอนุมัติใบสั่งซื้อ หรือ คลิกเครื่องหมาย Drop down เพื่อ
อนุมัติและพิมพ์เอกสารใบสั่งซื้อ หรือ
อนุมัติใบสั่งซื้อฉบับนี้และต้องการให้ระบบเปิดหน้าสร้างใบสั่งซื้อฉบับใหม่ให้อัติโนมัติ หรือ
ส่งให้หัวหน้าหรือผู้มีอำนาจคนอื่นอนุมัติ
คลิกบันทึกร่าง หรือ คลิกเครื่องหมาย Drop down เพื่อ
บันทึกร่างใบสั่งซื้อฉบับนี้และต้องการให้ระบบเปิดหน้าสร้างใบสั่งซื้อฉบับใหม่ให้อัติโนมัติ
– จบขั้นตอนวิธีการคัดลอกใบสั่งซื้อ –