ใบเสนอราคา คือ
ใบเสนอราคา คือ
เอกสารที่ผู้ขายออกให้กับลูกค้า เพื่อให้พิจารณาราคาและเงื่อนไขต่างๆ ก่อนจะตัดสินใจซื้อ โดยในทางบัญชีแล้วยังไม่มีการบันทึกบัญชีเกิดขึ้น (เดบิต/เครดิต) หรือเรียกง่าย ๆ ว่า มูลค่าที่อยู่บนใบเสนอราคายังไม่ส่งผลให้ตัวเลขบนงบการเงินเปลี่ยนแปลงไปนั่นเอง
โดยการสร้างใบเสนอราคาสามารถสร้างครั้งละ 1 เอกสารหรือสร้างพร้อมกันครั้งละหลาย ๆ เอกสารก็ได้
วิธีการสร้างพร้อมกันครั้งละหลาย ๆ เอกสารสามารถทำได้ 2 วิธี ดังนี้
วิธีที่ 1 : กรอกข้อมูลด้วยตนเองที่หน้าโปรแกรม PEAK (แพ็กเกจ Pro ขึ้นไป)
1. เข้าที่เมนูรายรับ > นำเข้าเอกสาร
2. กดปุ่ม "+สร้างเอกสารหลายรายการ"
3. เลือก "ใบเสนอราคา" และกดปุ่ม "สร้างข้อมูลนำเข้า"
4. ระบุรายละเอียดต่างๆ
ลำดับที่ : ลำดับที่ของใบเสนอราคาที่เรากำลังจะสร้างว่ามีทั้งหมดกี่ฉบับ
อ้างอิงจาก : เลขที่เอกสารที่ต้องการจะอ้างอิง (ถ้ามี)
วันที่เอกสาร : ระบบจะแสดงเป็นวันที่ปัจจุบันให้อัตโนมัติ แต่ก็สามารถแก้ไขได้
ลูกค้า : เลือกลูกค้าจากรายชื่อที่เคยสร้างไว้ที่เมนูผู้ติดต่อ และค้นหาโดยการพิมพ์รหัสหรือชื่อของผู้ติดต่อ
ประเภทราคา : คือ สิ่งที่บอกว่าคอลัมน์ "ราคา/หน่วย" ที่ระบุนั้นมีภาษีหรือไม่ ถ้ามีภาษีจะเป็นมูลค่าที่รวมภาษีแล้วหรือไม่ เพื่อให้ระบบช่วยคำนวณมูลค่าสุทธิให้ถูกต้อง
เช่น ถ้าคอลัมน์ ราคา/หน่วย = 100 บาท
– ราคาแยกภาษี คือ ลูกค้าจ่ายเงิน 107 บาท โดยผู้ขายมีรายได้ 100 บาท และมีภาษีขาย 7 บาท
– ราคารวมภาษี คือ ลูกค้าจ่ายเงิน 100 บาท โดยผู้ขายมีรายได้ 93.46 บาท และมีภาษีขาย 6.54 บาท
สินค้า/บริการ : ระบุสินค้าหรือบริการที่ต้องการออกใบเสนอราคา
คำอธิบาย : ระบบจะดึงมาจากชื่อสินค้าหรือบริการที่เคยสร้างไว้ที่เมนูสินค้า แต่สามารถแก้ไขในหน้านี้ได้ โดยระบบรองรับได้สูงสุด 1,000 ตัวอักษร
จำนวน : ระบุจำนวนสินค้าหรือบริการที่ต้องการออกใบเสนอราคา ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
ราคา/หน่วย : ระบุราคาต่อหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
ส่วนลด/หน่วย : ระบุส่วนลดต่อหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
มูลค่าก่อนภาษี : มูลค่าก่อนบวก VAT 7% ช่องนี้ระบบจะคำนวนให้เอง
ภาษี : ระบุอัตราภาษี
ภาษีมูลค่าเพิ่ม : ระบบคำนวณให้อัตโนมัติ ไม่สามารถแก้ไขที่หน้านี้ได้
หัก ณ ที่จ่าย : ระบุอัตราภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย หรือกำหนดมูลค่าเอง
หมายเหตุ : หมายเหตุที่ต้องการระบุในเอกสาร
กลุ่มจัดประเภท : กลุ่มจัดประเภทที่ต้องการทำรายงานใน PEAK Board (การนำเข้าเอกสาร ตอนนี้สามารถระบุได้เพียง 1 รายการ/เอกสารเท่านั้น)
สามารถกดเลื่อนเพื่อกรอกข้อมูลคอลัมน์ถัดไปได้
** หมายเหตุ ข้อมูลที่จำเป็นต้องระบุมีดังนี้หากไม่ระบุระบบจะไม่ยอมให้สร้างเอกสาร
วันที่เอกสาร
ลูกค้า
สินค้า/บริการ
คำอธิบาย
เมื่อกรอกข้อมูลแต่ละเอกสารเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงเครื่องหมายถูกสีเขียวหน้าคอลัมน์ลำดับที่
กรณีต้องการออกใบเสนอราคาเพิ่มอีกฉบับให้กดปุ่ม +เพิ่มเอกสาร
กรณีต้องการเพิ่มรายการที่ 2 ของใบเสนอราคาฉบับเดียวกันให้กดปุ่ม +เพิ่มรายการย่อย
เมื่อกด +เพิ่มรายการย่อย จะมี Pop-up ขึ้นมาให้เลือก
ระบุลำดับเอกสารฉบับที่ต้องการเพิ่มรายการย่อย
จำนวนรายการย่อยที่ต้องการจะเพิ่ม
กดปุ่ม "เพิ่มรายการย่อย"
ตัวอย่างการเพิ่มรายการย่อย 1 รายการของใบเสนอราคาฉบับที่ 1
เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กด "สร้างเอกสารทั้งหมด"
เมื่อถูกสร้างสำเร็จ >>> ระบบจะแจ้งเตือนที่กระดิ่ง
สามารถดูรายการละเอียดของเอกสารใบเสนอราคาที่สร้าง โดยกดที่เลขที่ข้อมูลนำเข้า
วิธีที่ 2: นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel (แพ็กเกจ Pro Plus ขึ้นไป)
1. เข้าที่เมนูรายรับ > นำเข้าเอกสาร
2. กด Drop down ที่ปุ่ม "นำเข้าเอกสาร" เลือกรูปแบบ PEAK
3. เลือกเอกสารใบเสนอราคา
3.1 เลือกรายการเอกสารเป็น "ใบเสนอราคา"
3.2 กด ดาวน์โหลดฟอร์ม (.xlsx) สำหรับกรอกข้อมูลที่ต้องการนำเข้าระบบ โดยแต่ละประเภทเอกสารมีแบบฟอร์มแตกต่างกัน
3.3 กดเปิดไฟล์ Excel เพื่อกรอกข้อมูลนำเข้าใบเสนอราคา
ตัวอย่างฟอร์ม Excel การนำเข้าใบเสนอราคา
สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่แถบ Description ก่อนกรอกข้อมูลที่แถบ Import_Quotation
4. เมื่อกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วให้ Save ลงเครื่องคอมพิวเตอร์ไว้
และนำไฟล์ที่ Save ไว้ ลากไปวางในกรอบเส้นประ หรือกดปุ่ม ค้นหา แล้วเลือกไฟล์ที่ Save ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์
5. กดปุ่ม "นำเข้าไฟล์"
โดยระบบจะแสดงหน้า Preview ให้ก่อนจะสร้างเอกสารจริง ดังนั้นสามารถตรวจสอบได้อีกครั้ง และกรณีที่ต้องการลบบรรทัดใด ให้กดเครื่องหมายกากบาท (X) ที่ด้านหลังสุดของบรรทัดนั้นๆ
- จบขั้นตอนการสร้างใบเสนอราคาครั้งละหลายฉบับ ด้วยการนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel -