ในกรณีที่บริษัทมีการรับชำระเงินแต่เป็นการรับชำระเงินล่วงหน้าเข้ามายังกิจการ อีกทั้งต้องการรับรู้การชำระเงินดังกล่าวเป็นรายได้ล่วงหน้า จากนั้นทยอยตัดเป็นรายได้ของแต่ละเดือน
เบื้องต้นสามารถใช้ฟังก์ชันใบเสร็จรับเงินรายเดือน (Recurring Receipt) บน NEW PEAK ทำรายการได้ แต่ " การตัดรายได้รับล่วงหน้าหน้าเข้ารายได้แต่ละเดือน มูลค่าที่ต้องการทยอยตัดจ่ายนั้นต้องมีมูลค่าเท่ากัน "
ตัวอย่างการบันทึก ลูกค้ามีการชำระเงินค่าบริการล่วงหน้ามาให้กิจการเป็นจำนวนเงิน 100,000 บาท ต้องการให้ตัดเป็นรายได้เดือนละ 5,000 บาท เป็นจำนวน 20 เดือน โดยให้ตัดทุกต้นเดือน โดยการบันทึกแบ่งได้ 2 ส่วนดังนี้
ส่วนที่ 1: บันทึกรับเงินค่าบริการล่วงหน้าจากลูกค้า
ขั้นตอนที่ 1: บันทึกรับเงินค่าบริการล่วงหน้าจากลูกค้า
ทางทีมงานขออนุญาตยกตัวอย่าง สร้างใบเสร็จรับเงินรับเงิน โดยระบุลงผังบัญชี "รายได้รับล่วงหน้า (212103) จำนวน 1.00 หน่วย ราคาระบุ 100,000 บาท"
ขั้นตอนที่ 2: ข้อมูลการรับชำระเงิน ให้ระบุข้อมูลการรับชำระเงินที่รับจากลูกค้า
ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบข้อมูลหากถูกต้องกดปุ่ม " อนุมัติใบเสร็จรับเงิน " เพื่อบันทึกเอกสาร
ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชีจากเอกสารใบเสร็จรับเงิน
ส่วนที่ 2: การทยอยรับรู้รายได้โดยการประยุกต์ใช้งานฟังก์ชันใบเสร็จรับเงินรายเดือน (Recurring Receipt )
หมายเหตุ: เงื่อนไขการใช้ฟังก์ชั่น Recurring Receipt คือ มีการทยอยรับรู้รายได้ในแต่ละเดือนมูลค่าต้องเท่ากันทุกเดือนไม่สามารถมีเดือนใดเดือนหนึ่งไม่เท่ากันได้ หากไม่เท่ากันทุกเดือน จะเป็นการปรับปรุงรายการโดยสร้างสมุดบัญชีรายวันทั่วไป กดปุ่ม คลิกที่นี่ เพื่อดูการทำรายการ
ขั้นตอนที่ 1 :เลือกแถบเมนู " รายรับ " >> " เมนูใบเสร็จรับเงิน " >> " ดูทั้งหมด "
ขั้นตอนที่ 2 :กดปุ่ม " + สร้างใบเสร็จรับเงินรายเดือน " เพื่อทำรายการ
ขั้นตอนที่ 3 : กรอกรายละเอียดบนเอกสารใบเสร็จรับเงินตามความเป็นจริง
รายละเอียดแต่ละส่วนของเอกสารมีดังนี้
ข้อมูลลูกค้า : ระบุผู้ติดต่อที่ต้องการสร้างเอกสาร
กลุ่มจัดประเภท : ระบุประเภทกลุ่ม ให้ทำการระบุประเภทกลุ่มตามที่ต้องการ
(ไม่จำเป็นต้องระบุข้อมูลส่วนนี้ก็ได้)
เอกสารรายเดือน : ระบุเอกสารได้ว่าต้องการสร้างวันที่เท่าไหร่ เช่น มีการรับเงินล่วงหน้า
จากลูกค้ามา 100,000 บาท ทำการตัดเป็นรายได้เดือนละ 5,000 บาท
เป็นเวลา 20 เดือน โดยตัดทุกต้นเดือนในแต่ละเดือน
ซึ่งจะเป็นเป็น 5 ส่วนคือ
รอบการสร้าง: ระบุทุกวันที่ของเดือน
วันที่ : จากตัวอย่างระบุวันต้นเดือนของเดือน
เริ่มตั้งแต่: วันที่ให้ระบบเริ่มสร้างเอกสาร
สิ้นสุด: เนื่องจากตัวอย่างมีการเราตัดรายได้ 20 งวด จึงระบุจำนวนครั้ง และระบุครั้งที่สิ้นสุด 20 ค่ะ
สร้างเอกสารเป็น: เมื่อระบบสร้างใบเสร็จรับเงิน ต้องการให้เอกสารใบเสร็จรับเงินอยู่ในสถานะใด ทางทีมงานขอสมมุติเลือกเป็นรออนุมัติ
ข้อมูลราคาและภาษี : ระบุข้อมูลราคาและภาษีที่ต้องการออกข้อมูล
รายการ : ระบุข้อมูลสินค้า/บริการ ที่ต้องการตัดเป็นรายได้ และราคา
ขั้นตอนที่ 4: กรอกรายละเอียดข้อมูลรับชำระเงิน
กดปุ่ม "ขั้นสูง " เพื่อทำรายการตัดรายได้รับล่วงหน้าออกและรับรู้เป็นรายได้แทน
ติ๊กข้อมูลช่อง " ค่าธรรมเนียมหรือรายการปรับปรุง " โดยมีรายละเอียดดังนี้
ปรับปรุง : ระบุ " หักเงินที่ต้องจ่าย "
ปรับปรุงด้วยบัญชี : ระบุผังบัญชี " 212103 - รายได้รับล่วงหน้า "
จำนวนเงินที่ปรับปรุง: จากตัวอย่างระบุจำนวนเงิน 5,000 บาท
ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดอีกครั้ง ถ้าข้อมูลถูกต้องให้กดปุ่ม " บันทึก "
ดังนั้น เมื่อถึงต้นเดือน ระบบจะทำการสร้างใบเสร็จรับเงินให้ และทำการปรับปรุงรายการรายได้รับล่วงหน้า เข้ารายได้ให้อัตโนมัติตามที่กำหนดไว้
-จบขั้นตอนวิธีการรับรู้รายได้ล่วงหน้าเป็นรายได้ของแต่ละเดือน ด้วยฟังก์ชันใบเสร็จรับเงินรายเดือน (Recurring Receipt) -
คู่มืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน Recurring