ใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร คืออะไร คลิกที่นี่

การออกใบลดหนี้ คือ การออกเอกสารเพื่อลดหนี้ให้คู่ค้าที่จ่ายเงินมัดจำ หรือมาซื้อสินค้า/บริการกับทางกิจการ

การลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร คือ การออกใบลดหนี้ โดยอ้างอิงกับเอกสารในระบบ (ใบรับเงินมัดจำ ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน) เป็นการออกเอกสารโดยใช้เงื่อนไขของเอกสารเดิม เช่น รายการสินค้า หรือราคาสินค้า ในการออกเอกสารลดหนี้เพื่อเปลี่ยนแปลงยอดสินค้า หรือราคาบางส่วน เป็นต้น

ตัวอย่าง : กิจการออกใบแจ้งหนี้ขายสินค้าจำนวน 20 หน่วย ราคาต่อหน่วย 1,500 บาท ต่อมามีสินค้าเสียหายต้องลดหนี้พร้อมทั้งรับคืนสินค้าจากลูกค้าจำนวน 5 หน่วย ราคาต่อหน่วย 1,500 บาท

ขั้นตอนการออกใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร ดังนี้

1. การเลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้

สามารถเลือกทำรายการได้ 2 รูปแบบ ดังนี้

แบบที่ 1 เลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้ ผ่านเมนูใบลดหนี้

เลือกเมนูรายรับ > เลือกเมนู "ใบลดหนี้" > กด "+ สร้าง"

รูปแบบใบลดหนี้ : เลือก "ลดหนี้จากเอกสารเดิม"

เลือกเอกสาร : ทำการเลือกชื่อคู่ค้า ประเภทเอกสาร (ใบรับเงินมัดจำ ใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงิน) และเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้ > เมื่อเลือกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กด "ถัดไป"

หลังกด "ถัดไป" ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร

แบบที่ 2 เลือกสร้างใบลดหนี้ ผ่านหน้าเอกสารใบรับเงินมัดจำ ใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินโดยตรง

เลือกเมนูรายรับ > เลือกเมนู "ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้/บันทึกลูกหนี้"(หรือใบเสร็จรับเงิน) > กด "ดูทั้งหมด"

คลิกเข้าเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้

กดปุ่ม "ตัวเลือก" > เลือก "ออกใบลดหนี้"

หลังกด "ออกใบลดหนี้" ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร

2. การระบุรายละเอียดของการลดหนี้

2.1 ระบุข้อมูลพื้นฐานของเอกสาร
เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ออก การออกใบกำกับภาษีของใบลดหนี้

2.2 ระบุข้อมูลการลดหนี้

ระบุสาเหตุของการลดหนี้: ระบุสาเหตุที่ลดหนี้ (จำเป็นต้องระบุ)
คำอธิบายอย่างย่อ: ระบบจะขึ้นคำอธิบายอย่างย่อให้อัตโนมัติ ตามประเภทสาเหตุที่ลดหนี้ สามารถแก้ไขระบุคำอธิบายตามที่ต้องการได้
ลดหนี้ทุกรายการหรือไม่: มี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
- รายการที่ 1: ทุกรายการ คือ การลดหนี้ทั้งเอกสาร
- รายการที่ 2: เฉพาะรายการ คือ ระบุรายการที่ต้องการลดหนี้ เช่น ราคา หรือจำนวนหน่วย ที่ต้องการลดหนี้
มีการรับคืนสินค้าเพิ่มหรือไม่: จะมี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
- รายการที่ 1: รับคืนสินค้า สินค้าใน Stock จะเพิ่มขึ้น
- รายการที่ 2: ไม่รับคืนสินค้า สินค้าใน Stock จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง
  - เอกสารใบรับเงินมัดจำ จะถูกล็อกไว้เป็น "ไม่รับคืนสินค้า" เสมอ เนื่องจาก
  - เอกสารไม่มีการบันทึกสต็อกสินค้า

จากตัวอย่าง : รับคืนจำนวน 5 หน่วย จากที่แจ้งหนี้ไป 20 หน่วย ราคาต่อหน่วย 1,500.00 บาท ดังนั้น จึงเลือกรูปแบบการลดหนี้ เป็นแบบ "เฉพาะรายการ" และเลือก "รับคืนสินค้า"

กดเครื่องหมายติ๊กถูก แล้วระบุจำนวนที่ได้รับสินค้าคืน

2.3 สามารถกด "บันทึกร่าง" หรือ "อนุมัติอนุมัติใบลดหนี้"
เมื่อระบุข้อมูลของการลดหนี้ครบถ้วนแล้ว สามารถกดบันทึกร่างเอาไว้ก่อนได้ หรือกดอนุมัติใบลดหนี้เพื่อใช้งานเอกสารต่อไป

หากกดบันทึกร่าง ระบบจะทำการสร้างเอกสารใบลดหนี้ที่มีสถานะ "ร่าง" และสามารถกดอนุมัติในภายหลังได้

หากเข้าไปที่ใบแจ้งหนี้ต้นฉบับจะแสดงกล่อง "ข้อมูลใบลดหนี้" เพิ่มขึ้นมา ซึ่งจะแสดง

ลำดับของใบลดหนี้
วันที่ชำระใบลดหนี้
สถานะของใบลดหนี้
มูลค่าของใบลดหนี้
ในส่วนของ "ข้อมูลการชำระ" ซึ่งจะแสดง
- สัญลักษณ์เอกสารนี้ถูกล็อคเนื่องจากได้รับชำระไปในบางส่วน และเอกสารถูกนำไปอ้างอิงกับใบแจ้งหนี้แล้ว
- มูลค่าที่รอรับชำระหลังจากตัดกับเอกสารใบลดหนี้
- มูลค่าของใบลดหนี้มานำมาตัดกับใบแจ้งหนี้

3. การตัดชำระเงินของใบลดหนี้

การลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร สามารถรับชำระเงินได้ 2 รูปแบบดังนี้

แบบที่ 1 การลดหนี้จากใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่มีการรับชำระเงิน

หากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับยังไม่เคยรับชำระเงินมาก่อน เมื่อบันทึกใบลดหนี้ระบบจะเลือกช่องทางการชำระเงินเป็นการตัดชำระกับเอกสารต้นฉบับ เพื่อล้างลูกหนี้ออกจากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี

สินค้าในสต็อกจะถูกรับคืนให้อัตโนมัติเมื่อมีการรับคืนสินค้า

แบบที่ 2 การลดหนี้จากเอกสารรับชำระเงินมาแล้ว

หากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับมีการรับชำระเงินเต็มจำนวนจากลูกค้ามาก่อนแล้ว และคืนสินค้าภายหลัง เมื่อออกใบลดหนี้ ระบบจะให้เลือกช่องทางการเงินที่ต้องการใช้ชำระค่าสินค้าที่ลดหนี้คืนให้กับลูกค้า เมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติใบลดหนี้ได้เลย