หากผู้ใช้งานต้องการ ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร สามารถทำตามวิธีการในบทความนี้ได้

การออกใบลดหนี้ คือ การออกเอกสารเพื่อลดหนี้ให้คู่ค้าที่จ่ายเงินมัดจำ หรือมาซื้อสินค้า/บริการกับทางกิจการ
​การลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร คือ การออกใบลดหนี้ โดยอ้างอิงกับเอกสารในระบบ (ใบรับเงินมัดจำ ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน) เป็นการออกเอกสารโดยใช้เงื่อนไขของเอกสารเดิม เช่น รายการสินค้า หรือราคาสินค้า ในการออกเอกสารลดหนี้เพื่อเปลี่ยนแปลงยอดสินค้า หรือราคาบางส่วน เป็นต้น

*แนะนำสัมมนา ถ้าคุณเพิ่งเริ่มใช้ PEAK แล้วไม่มั่นใจว่าจะใช้งานได้ถูกต้อง หลักสูตรนี้คือคำตอบ

วิธีการออกใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร มีทั้งหมด 3 ขั้นตอนหลักๆ ดังนี้

ตัวอย่าง กิจการออกใบแจ้งหนี้ขายสินค้าจำนวน 20 หน่วย ราคาต่อหน่วย 1,500 บาทต่อมามีสินค้าเสียหายต้องลดหนี้พร้อมทั้งรับคืนสินค้าจากลูกค้าจำนวน 5 หน่วย ราคาต่อหน่วย 1,500 บาท

สามารถเลือกทำรายการได้ 2 รูปแบบ ดังนี้

ไปที่เมนูรายรับ > ใบลดหนี้ > สร้าง

เลือกเอกสารเพื่อสร้างใบลดหนี้โดยระบุข้อมูลดังนี้

หากต้องการค้นหาเลขที่เอกสาร สามารถระบุเลขที่เอกสารนั้นในช่องค้นหา > เลือกเลขที่เอกสารนั้น > คลิกปุ่ม “ถัดไป”

หลังคลิกปุ่ม “ถัดไป” ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร

ไปที่เมนูรายรับ > เลือกเมนู ใบแจ้งหนี้ (ใบส่งของ, บันทึกลูกหนี้) หรือใบเสร็จรับเงิน > ดูทั้งหมด

เลือกเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้

คลิกปุ่ม “ตัวเลือก” > เลือก สร้างใบลดหนี้

หลังเลือก สร้างใบลดหนี้ ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร

เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ออก การออกใบกำกับภาษีของใบลดหนี้

ตัวอย่าง รับคืนจำนวน 2 หน่วย จากที่แจ้งหนี้ไป 4 หน่วย ราคาต่อหน่วย 2,000.00 บาท
ดังนั้น เลือกรูปแบบการลดหนี้ เป็นแบบ “เฉพาะรายการ” > และเลือก “รับคืนสินค้า” > กดเครื่องหมายติ๊กถูกหน้ารายการสินค้า > ระบุจำนวนที่ได้รับ สินค้าคืน

เมื่อระบุข้อมูลของการลดหนี้ครบถ้วนแล้ว สามารถกดบันทึกร่างเอาไว้ก่อนได้ หรือกดอนุมัติใบลดหนี้เพื่อใช้งานเอกสารต่อไป

หากกดบันทึกร่าง ระบบจะทำการสร้างเอกสารใบลดหนี้ที่มีสถานะ “ร่าง” และสามารถกดอนุมัติในภายหลังได้

หากเข้าไปที่ใบแจ้งหนี้ต้นฉบับจะแสดงกล่อง “ข้อมูลใบลดหนี้” เพิ่มขึ้นมา ซึ่งจะแสดง

ในส่วนของ “ข้อมูลการชำระ” ซึ่งจะแสดง

การลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร สามารถรับชำระเงินได้ 2 รูปแบบดังนี้

หากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ ยังไม่เคยรับชำระเงินมาก่อน เมื่อบันทึกใบลดหนี้ ระบบจะเลือกช่องทางการชำระเงินเป็นการตัดชำระกับเอกสารต้นฉบับ เพื่อล้างลูกหนี้ออกจากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ เมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติใบลดหนี้ได้เลย

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี

สินค้าในสต็อกจะถูกรับคืนให้อัตโนมัติเมื่อมีการรับคืนสินค้า

หากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับมีการรับชำระเงินเต็มจำนวนจากลูกค้ามาก่อนแล้ว และคืนสินค้าภายหลัง เมื่อออกใบลดหนี้ ระบบจะให้เลือกช่องทางการเงินที่ต้องการใช้ชำระค่าสินค้าที่ลดหนี้คืนให้กับลูกค้า เมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติใบลดหนี้ได้เลย

ข้อสังเกต

แนะนำสัมมนา แอดมินมือใหม่หรือเจ้าของกิจการที่อยากเข้าใจงานเอกสาร-บัญชี ต้องไม่พลาด

บทความที่เกี่ยวข้อง