การออกใบลดหนี้ คือ การออกเอกสารเพื่อลดหนี้ให้คู่ค้าที่จ่ายเงินมัดจำ หรือมาซื้อสินค้าบริการกับทางกิจการ

การลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร คือ การออกใบลดหนี้ โดยอ้างอิงกับเอกสารในระบบ (ใบรับเงินมัดจำ ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน) เป็นการออกเอกสารโดยใช้เงื่อนไขของเอกสารเดิม เช่น รายการสินค้า หรือราคาสินค้า ในการออกเอกสารลดหนี้เพื่อเปลี่ยนแปลงยอดสินค้า หรือราคาบางส่วน เป็นต้น

เลือกเมนูรายรับ > เลือกเมนู "ใบลดหนี้" > กด "+ สร้าง"

รูปแบบใบลดหนี้ : เลือก "ลดหนี้จากเอกสารเดิม"

เลือกเอกสาร : ทำการเลือกชื่อคู่ค้า ประเภทเอกสาร (ใบรับเงินมัดจำ ใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงิน) และเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้ > เมื่อเลือกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กด "ถัดไป"

หลังกด "ถัดไป" ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร

เลือกเมนูรายรับ > เลือกเมนู "ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้/บันทึกลูกหนี้"(หรือใบเสร็จรับเงิน) > กด "ดูทั้งหมด"

คลิกเข้าเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้

กดปุ่ม "ตัวเลือก" > เลือก "ออกใบลดหนี้"

หลังกด "ออกใบลดหนี้" ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร

หากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับยังไม่เคยรับชำระเงินมาก่อน เมื่อบันทึกใบลดหนี้ระบบจะเลือกช่องทางการชำระเงินเป็นการตัดชำระกับเอกสารต้นฉบับ เพื่อล้างลูกหนี้ออกจากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี

สินค้าในสต็อกจะถูกรับคืนให้อัตโนมัติเมื่อมีการรับคืนสินค้า

หากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับมีการรับชำระเงินเต็มจำนวนจากลูกค้ามาก่อนแล้ว และคืนสินค้าภายหลัง เมื่อออกใบลดหนี้ ระบบจะให้เลือกช่องทางการเงินที่ต้องการใช้ชำระค่าสินค้าที่ลดหนี้คืนให้กับลูกค้า เมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติใบลดหนี้ได้เลย

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี

สินค้าในสต็อกจะถูกรับคืนให้อัตโนมัติเมื่อมีการรับคืนสินค้า