การออก ใบลดหนี้ แบบไม่อ้างอิงเอกสาร คือการสร้างเอกสารเพื่อลดหนี้ให้คู่ค้าโดยไม่ต้องอ้างอิงถึงใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินเดิมในระบบ ซึ่งมีประโยชน์ในหลายสถานการณ์ เช่น กรณีที่เอกสารต้นทางอยู่นอกระบบ PEAK หรือเมื่อต้องการรวมยอดคืนจากหลายบิลมาไว้ในเอกสารเดียว

ใบลดหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร คืออะไร

คือการออกใบลดหนี้ โดยที่ไม่ต้องอ้างอิงเอกสารในระบบ ทำให้สามารถกรอกข้อมูลในการลดหนี้ เช่น ราคา หรือจำนวนสินค้าที่ลดลงได้ตามความต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูลที่ไม่ตรงกับเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินที่เคยออกให้กับคู่ค้าก่อนหน้าได้ สามารถใช้ได้ในกรณีดังนี้

1. กรณีที่ทางกิจการอาจจะไม่มีเอกสารฝั่งรายได้อ้างอิง เช่น เอกสารต้นขั้วเป็นเอกสารที่เกิดก่อนยอดยกมาใน PEAK จึงไม่ได้บันทึกเอกสารย้อนหลังไว้ แต่บันทึกข้อมูลรายได้ไว้ตามงบการเงินที่สมุดบัญชีรายวัน
​2. ออกเอกสารขายให้คู่ค้าหลาย ๆ ใบ แต่คู่ค้าคืนสินค้ามาในคราวเดียว จึงไม่สามารถทำลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสารได้
​3. ไม่ทราบเอกสารขายต้นขั้ว จึงไม่สามารถออกเอกสารแบบอ้างอิงได้ แต่ระบบมีข้อมูลสต็อกและข้อมูลรายได้ตามบัญชีถูกต้องอยู่แล้ว

วิธีสร้างใบลดหนี้ แบบไม่อ้างอิงเอกสาร มีขั้นตอนดังนี้

ตัวอย่าง ได้รับสินค้าคืนจากคู่ค้าจำนวน 2 หน่วย ราคาต่อหน่วย 2,000.00 บาท ซึ่งไม่ทราบว่าเป็นสินค้าของใบแจ้งหนี้เลขที่ใด

ไปที่เมนูรายรับ > ใบลดหนี้ > สร้าง

เลือกรูปแบบใบลดหนี้เป็น “ไม่อ้างอิงเอกสารเดิม” > คลิกปุ่ม “ถัดไป

ระบุรายละเอียดเอกสาร เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ออก ข้อมูลลูกค้า กลุ่มจัดประเภท ข้อมูลราคาและภาษี

ข้อมูลการลดหนี้ ระบุสาเหตุการลดหนี้ และเลือกว่าจะ “รับคืนสินค้า” (เพิ่มสต็อก) หรือ “ไม่รับคืนสินค้า” (สต็อกไม่เปลี่ยนแปลง)

รายการ ระบุรายละเอียดสินค้าและราคาที่ต้องการลดหนี้

ที่ส่วนสรุปข้อมูล

การชำระเงินสามารถเลือกทำได้หลายวิธี ดังนี้

หากกิจการพร้อมชำระเงินคืนให้คู่ค้าทันที สามารถเลือกข้อมูลวันที่ชำระและช่องทางการเงิน แล้วกดอนุมัติใบลดหนี้ได้เลย

หากมีรายการปรับปรุง เช่น ค่าธรรมเนียมธนาคาร ให้ปรับกล่องการชำระเงินเป็นแบบ “ขั้นสูง” เพื่อบันทึกรายการปรับปรุงเพิ่มเติม

*ช่องจำนวนเงินที่ชำระ จะปรับเพิ่ม/ลดอัตโนมัติตามการปรับปรุง ไม่ต้องแก้ไขยอดเงินเพิ่มเติมในช่องนี้

หากยังไม่พร้อมชำระเงินคืน สามารถทำการตั้งหนี้ไว้ก่อนโดยกดปุ่ม “ยังไม่ชำระเงิน(ตั้งหนี้ไว้ก่อน)”

แล้วจึงคลิกปุ่ม “อนุมัติใบลดหนี้”

ปรับกล่องการชำระเงินเป็นแบบ “ขั้นสูง” และติ๊กช่อง “ตัดชำระกับเอกสาร” เพื่อระบุเลขที่เอกสารอื่น (เช่น ใบแจ้งหนี้) ที่ต้องการนำยอดเงินนี้ไปหักลบ

สำหรับวิธีการลดหนี้โดยไม่คืนเงิน แต่เก็บยอดเงินนั้นไว้สำหรับหักลบกับการซื้อขายในครั้งถัดไป สามารถดูคู่มืออย่างละเอียดได้โดยคลิกที่นี่

บทความที่เกี่ยวข้อง