ใบลดหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร (CN002)

ใบลดหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร คือ อะไรคลิกที่นี่

การออกใบลดหนี้ คือ การออกเอกสารเพื่อลดหนี้ให้คู่ค้าที่มาซื้อสินค้าหรือบริการกับทางกิจการซึ่งในโปรแกรม PEAK สามารถออกใบลดหนี้โดยไม่อ้างอิงกับเอกสารได้

การลดหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร คือ การออกใบลดหนี้ โดยไม่ต้องอ้างอิงเอกสารในระบบ (ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน) สามารถกรอกข้อมูลในการลดหนี้ เช่น ราคา หรือจำนวนสินค้าที่ลดลงได้ตามความต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูลที่ไม่ตรงกับเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินที่เคยออกให้กับคู่ค้าก่อนหน้าได้ สามารถใช้ได้ในกรณีดังนี้

1. กรณีที่ทางกิจการอาจจะไม่มีเอกสารฝั่งรายได้อ้างอิง เช่น เอกสารต้นขั้วเป็นเอกสารที่เกิดก่อนยอดยกมาใน PEAK จึงไม่ได้บันทึกเอกสารย้อนหลังไว้ แต่บันทึกข้อมูลรายได้ไว้ตามงบการเงินที่สมุดบัญชีรายวัน

2. ออกเอกสารขาย(ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน)ให้คู่ค้าหลาย ๆ ใบ แต่คู่ค้าคืนสินค้ามาในคราวเดียว จึงไม่สามารถทำลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสารได้

3. ไม่ทราบเอกสารขาย(ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน)ต้นขั้วจึงไม่สามารถออกเอกสารแบบอ้างอิงได้ แต่ระบบมีข้อมูลสต็อกและข้อมูลรายได้ตามบัญชีถูกต้องอยู่แล้ว

วิธีการออกใบลดหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร มีขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 : การสร้างใบลดหนี้ไม่อ้างอิงเอกสาร

ขั้นตอนที่ 2 : ระบุรายละเอียดในการสร้างใบลดหนี้ไม่อ้างอิงเอกสาร

ขั้นตอนที่ 3 : การชำระเงินใบลดหนี้ไม่อ้างอิงเอกสาร

ตัวอย่าง ได้รับสินค้าคืนจากคู่ค้าจำนวน 10 หน่วย ราคาต่อหน่วย 400.00 บาท

ซึ่งไม่ทราบว่าสินค้าที่ได้รับคืนเป็นสินค้าของใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินเลขที่ใดในระบบ ซึ่งตามบัญชีระบบมีข้อมูลรายได้และสต็อกถูกต้องอยู่แล้ว สามารถสร้างเอกสารลดหนี้แบบไม่อ้างอิงได้ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 : การสร้างใบลดหนี้ไม่อ้างอิงเอกสาร

รายรับ > ใบลดหนี้ > สร้าง

เลือกรูปแบบใบลดหนี้ : ไม่อ้างอิงเอกสารเดิม

ขั้นตอนที่ 2 : ระบุรายละเอียดในการสร้างใบลดหนี้ไม่อ้างอิงเอกสาร

กรอกรายละเอียดเอกสาร เช่น วันที่ออก ชื่อผู้ติดต่อที่ต้องการลดหนี้ เลขที่เอกสาร เลขที่อ้างอิงถึง(ถ้ามี) เป็นต้น

การออกใบกำกับภาษี: ระบบจะแสดงหน้าสร้างใบลดหนี้/ใบกำกับภาษี ให้อัตโนมัติ
หากกิจการไม่ต้องการออกใบกำกับภาษี สามารถปิดการออกใบกำกับภาษีได้

ข้อมูลการลดหนี้: ระบุสาเหตุการลดหนี้

ใบลดหนี้จะมีผลกระทบกับ Stock 2 รูปแบบ

รับคืนสินค้า สินค้าใน Stock จะเพิ่มขึ้น
ไม่รับคืนสินค้า สินค้าใน Stock จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง
รายการ : ระบุรายละเอียดรายการที่ต้องการลดหนี้ เช่น สินค้า ราคาต่อหน่วยที่ต้องการลดหนี้ เป็นต้น
- หากใบแจ้งหนี้มีมากกว่า 1 รายการ ให้กดปุ่ม + รายการใหม่
- หากต้องการเพิ่มคำอธิบายรายการ ให้กดปุ่ม + เพิ่มคำอธิบายรายการ

เมื่อระบุรายการสินค้าที่รับคืนครบถ้วนแล้ว ส่วนสรุปข้อมูล > ให้กด "แก้ไข" เพื่อระบุมูลค่าตามเอกสารเดิม โดยมูลค่าจะต้องมากกว่าหรือเท่ากับยอดที่ลดหนี้

หาก "มูลค่าที่ถูกต้อง" เป็นยอดติดลบ ตามภาพด้านล่างนี้ จะไม่สามารถอนุมัติเอกสารได้ ดังนั้นจึงต้องระบุ "มูลค่าตามเอกสารเดิม" ก่อน

เมื่อกรอกมูลค่าตามเอกสารเดิมแล้ว > ให้กดบันทึก

ขั้นตอนที่ 3 :การชำระเงินใบลดหนี้ไม่อ้างอิงเอกสาร

การชำระเงินใบลดหนี้แบบไม่อ้างอิง สามารถเลือกทำได้ 4 วิธีตามหัวข้อด้านล่างนี้

ลดหนี้แบบคืนเงินให้คู่ค้า(พร้อมชำระเงิน)
ลดหนี้แบบคืนเงินให้คู่ค้า(ตั้งหนี้ไว้ก่อน)
ลดหนี้แบบตัดชำระกับเอกสารอื่น
ลดหนี้แบบไม่คืนเงิน แต่เก็บยอดไว้ตัดชำระกับบิลถัดไป

3.1 กรณีลดหนี้แบบคืนเงินให้คู่ค้า(พร้อมชำระเงิน)

กรณีกิจการพร้อมชำระเงินคืนให้คู่ค้า

สามารถเลือกข้อมูล วันที่ชำระ > ช่องทางการเงินที่ใช้จ่ายชำระ > กดอนุมัติใบลดหนี้ได้

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี

กรณีกิจการพร้อมจ่ายเงินคืน แต่มีรายการปรับปรุง เช่น ค่าธรรมเนียมธนาคาร

ปรับกล่องการชำระเงินเป็นแบบ "ขั้นสูง" > กดติ๊กช่อง "ค่าธรรมเนียม หรือรายการปรับปรุง"

ระบุข้อมูลในส่วน ค่าธรรมเนียมหรือรายการปรับปรุงได้ดังนี้

ช่องปรับปรุง
1. หักเงินที่ต้องจ่าย : ใช้ในกรณีที่มียอดจ่ายน้อยลงจากยอดสุทธิ
2. เพิ่มเงินที่ต้องจ่าย : ใช้ในกรณีที่มียอดจ่ายมากขึ้นจากยอดสุทธิ
ช่องปรับปรุงด้วยบัญชี : เลือกผังบัญชีที่ต้องการใช้บันทึกยอดปรับปรุง
ช่องจำนวนเงินที่ปรับปรุง : ระบุจำนวนเงิน ที่ต้องการปรับปรุง

เมื่อระบุข้อมูลแล้ว สามารถกดอนุมัติใบลดหนี้ได้