ทำความเข้าใจก่อนดำเนินการ ออกใบเพิ่มหนี้ จากเอกสารเดิม ใน PEAK
ใบเพิ่มหนี้ หรือ (Debit Note) คือเอกสารที่ผู้ขายสินค้าหรือบริการให้กับผู้ซื้อ (ลูกค้า) โดยมีเจตนาที่ต้องการแจ้งให้ผู้ซื้อทราบว่ามูลค่าของสินค้าและบริการนั้นมีจำนวนเพิ่มขึ้น
ตัวอย่างเช่น
กิจการมีการบันทึกใบแจ้งหนี้ขายสินค้า A ให้คู่ค้ารายหนึ่ง เป็นจำนวน 10 ชิ้น ต่อมาพบว่ากิจการนั้นมีการออกใบแจ้งหนี้ผิดจากที่เคยตกลงกับคู่ค้าไว้ จึงทำการออกใบเพิ่มหนี้ใหม่ และส่งสินค้าเพิ่มให้ตรงกับสัญญาที่ตกลงกันไว้ว่าจะขายทั้งหมด 15 ชิ้น
วิธีการออกใบเพิ่มหนี้จากเอกสารเดิม มีดังนี้
1. ออกใบเพิ่มหนี้ จากเอกสารเดิม โดยเข้าไปที่เมนูรายรับ
ไปที่เมนูรายรับ > ใบเพิ่มหนี้ > สร้าง
2. เลือกรูปแบบใบเพิ่มหนี้และเลือกเอกสาร
เลือกรูปแบบใบเพิ่มหนี้และเลือกเอกสาร จากนั้นกด “ถัดไป” โดยรายการที่เลือกมีดังนี้
รูปแบบการสร้าง เลือก อ้างอิงจากเอกสารเดิม
เลือกเอกสารอ้างอิง โดยเลือกจากข้อมูลต่อไปนี้
วันที่ออก เลือกช่วงวันที่ออกเอกสารเพื่อเลือกเอกสารที่ต้องการอ้างอิง
ประเภทเอกสาร เลือกประเภทเอกสารที่ต้องการอ้างอิง เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน
ชื่อลูกค้า/คู่ค้า เลือกผู้ติดต่อที่มีเอกสารอ้างอิง
จากนั้นเลือกเลขที่เอกสารที่ต้องการอ้างอิง
สามารถค้นหาเลขที่เอกสารที่ต้องการอ้างอิงได้ในช่องค้นหา > เลือกเอกสารที่ต้องการ > คลิกปุ่ม “ถัดไป”
3. กรอกข้อมูลใบเพิ่มหนี้
โดยเมื่อกดถัดไปแล้ว ระบบจะแสดงหน้าสร้างใบเพิ่มหนี้/ใบกำกับภาษี ให้อัตโนมัติ
หากกิจการไม่ต้องการออกใบกำกับภาษี สามารถปิดการออกใบกำกับภาษีได้
ระบุสาเหตุการเพิ่มหนี้ เช่น ส่งสินค้าขาด
ระบุว่ามีการส่งสินค้าเพิ่มจะมีให้เลือก 2 รูปแบบ
รูปแบบที่ 1 ส่งสินค้าเพิ่ม สินค้าใน Stock จะถูกตัดออกด้วย
รูปแบบที่ 2 ไม่ส่งสินค้าเพิ่ม สินค้าใน Stock จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง
หมายเหตุ ช่องที่มีเครื่องหมาย *สีแดง กิจการจะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน
จากนั้นติ๊กที่รายการสินค้าที่มีการเพิ่มหนี้ เช่น ส่งสินค้าเพิ่มระบุจำนวน 5 เครื่อง และราคา เมื่อระบุเรียบร้อยแล้ว กิจการสามารถเลือก 2 รูปแบบได้ดังนี้
รูปแบบที่ 1 หากมีการรับชำระแล้ว เลือก “ช่องทางการรับชำระเงิน” ได้เลย
รูปแบบที่ 2 หากยังไม่ได้รับชำระเลือกเป็น “ยังไม่ชำระเงิน (ตั้งหนี้ไว้ก่อน)” เพื่อบันทึกบัญชี Dr. ลูกหนี้
เมื่อตรวจสอบรายการเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม “อนุมัติใบเพิ่มหนี้” ได้เลย
- จบขั้นตอนการออกใบเพิ่มหนี้ จากเอกสารเดิม-
บทความที่เกี่ยวข้อง