ระบบ Recurring คือ ระบบสร้างเอกสารล่วงหน้า ที่ทำให้นักบัญชีหรือผู้ประกอบการที่ต้องออกเอกสารเป็นประจำทุกปี สามารถ บันทึกรายการจ่ายรายปี ไว้ล่วงหน้าได้ ซึ่งรายการที่สร้างจะถูกบันทึกบัญชี และส่งอีเมลให้โดยอัตโนมัติ (เอกสารที่รองรับการสร้างรายปี ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และบันทึกค่าใช้จ่าย) มีขั้นตอนดังนี้
1. บันทึกรายการจ่ายรายปี โดยเลือกเมนูรายจ่าย
ไปที่เมนูรายจ่าย > บันทึกค่าใช้จ่าย > ดูทั้งหมด
2. สร้างรายการบันทึกค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ
คลิกปุ่ม “+ บันทึกค่าใช้จ่าย” > เลือก “+ บันทึกค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ”
3. ใส่รายละเอียดเอกสารที่ต้องการสร้าง บันทึกรายการจ่ายรายปี
สร้างคล้ายหน้าสร้างเอกสารปกติ แต่มีข้อแตกต่าง ดังนี้
เลขที่รายการ เลขที่ของการสร้าง Recurring นี้ (ไม่ใช่เลขเอกสารที่ต้องการสร้าง)
อ้างอิง จะแสดงในเอกสารรายเดือนที่ถูกสร้างทุกใบ
ชื่อผู้ขาย สำหรับเลือกผู้ขายที่ต้องการบันทึกค่าใช้จ่าย
4. ตั้งค่าการสร้างเอกสารรายปี
ที่หัวข้อเอกสารรายเดือน ให้ระบุว่าต้องการให้ระบบทำรายการสร้างอย่างไร โดยมีรายละเอียดดังนี้
รอบการสร้าง ช่วงรอบการสร้างที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารให้ ให้เลือกเป็น ทุกปี
วันที่ ต้องการให้สร้างเอกสาร ณ วันที่
เดือน ต้องการให้สร้างเอกสาร ณ เดือน
เริ่มตั้งแต่ วันที่ที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารครั้งแรก ซึ่งระบบจะให้ระบุเป็นวันถัดไป ของวันที่สร้างเอกสาร (ยกตัวอย่าง กดสร้างเอกสารวันที่ 21 สิงหาคม ค.ศ.2025 เริ่มตั้งแต่ จะให้ระบุตั้งแต่วันที่ 22 สิงหาคม ค.ศ.2025 เป็นต้นไป)
สิ้นสุด การระบุจำนวนครั้งหรือวันที่ ที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารครั้งสุดท้าย
สร้างเอกสารเป็น สถานะที่ต้องการออกเอกสาร เช่น ร่าง รออนุมัติ อนุมัติ
5. ใส่รายละเอียดรายการ
ใส่รายละเอียดรายการตามที่ต้องการ
6. การชำระเงิน
จ่ายสด ให้เลือกช่องทางการชำระเงิน “ชำระโดย”
จ่ายเชื่อ ให้กด “ยังไม่ชำระเงิน (ตั้งหนี้ไว้ก่อน)”
จากนั้นคลิกปุ่ม “บันทึก”
รายการเอกสารรายปีที่สร้างจะมาแสดงที่ Tab เอกสารอัตโนมัติ
รอบการสร้างจะแสดงเป็น ทุกปี และสามารถตรวจสอบสถานะการทำงานได้ ซึ่งจะแบ่งเป็น 4 สถานะ
เปืดใช้งาน ระบบการสร้างเอกสารรายปียังทำงาน
ปิดใช้งาน การสร้างถูกปิดการใช้งาน เมื่อถึงรอบสร้างจะไม่มีการสร้างเอกสารที่กำหนด
สิ้นสุดการใช้งาน ครบกำหนดวันที่หรือจำนวนครั้งที่ตั้งค่าให้ระบบสร้างไว้
ไม่สำเร็จ มีการแก้ไขหรือลบข้อมูลบางอย่างในเอกสาร ทำให้ไม่สามารถสร้างได้
กรณีที่ไม่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารแล้ว ให้เข้าไปที่รายการสร้างเอกสารรายปี นั้น และเลือกปิดการทำงาน
- จบขั้นตอนการบันทึกรายการจ่ายรายปี -
บทความที่เกี่ยวข้อง